Cloud-Infrastrukturen innerhalb von Unternehmen sind oft gewachsene Konstrukte, bestehend aus Private- und Hybrid-Clouds, die im Laufe der Zeit für Projekte erweitert wurden. Die Folge: eine vollkommen überdimensionierte Infrastruktur. Welche Schritte Unternehmen dabei helfen, klären wir im Folgenden.

Ein Hauptmerkmal des Cloud-Computings ist es, Ressourcen bedarfsgerecht und agil zur Verfügung zu stellen. Dies hat insbesondere bei Projekten, die zusätzliche Ressourcen erfordern, den Vorteil, dass Unternehmen nicht die eigene On-Premises-Hardware ausbauen müssen, sondern schnell und vergleichsweise kosteneffizient benötigte Infrastrukturen hinzubuchen können. 

In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es Unternehmen schwer fällt, ihren tatsächlichen Ressourcenbedarf realistisch einzuschätzen. Auch bleiben zusätzliche Cloud-Dienste nach Beendigung eines Projekts häufig bestehen, obwohl sie gar nicht mehr benötigt werden. Die Folge sind überdimensionierte Public Clouds, die erhebliche laufende Kosten verursachen und nicht zuletzt ein Einfallstor für Cyber-Kriminelle darstellen können.

Wie kann man also die eigene Cloud im Unternehmen richtig dimensionieren und die Kosten transparent halten? Diese fünf Schritte können dabei helfen:

1.Vorhandene IT-Ressourcen inventarisieren

Aufgrund der Art und Weise, wie Cloud-Infrastrukturen über die Jahre in Unternehmen wachsen, haben die wenigsten IT-Verantwortlichen einen Überblick darüber, welche Ressourcen gerade vorhanden bzw. in Verwendung sind. IT-Teams fordern für ihre Anwendungen häufig weitere Cloud-Leistung an, die daraufhin mehr oder weniger effizient in die bestehende Umgebung eingebaut wird.

Um die Nutzung von Cloud-Diensten zu optimieren, sollte deshalb am Anfang eine Bestandsaufnahme aller aktuell in Nutzung befindlichen IT-Ressourcen zu erstellen. Dazu gehören nicht nur alle Hardware-Komponenten, auch alle Anwendungen inklusive ihrer Versionsnummern, Zugriffsrechte und Usergruppen, Lizenzierungen usw. Ein zentraler Punkt bei dieser Auflistung sind die Kosten, die die Ressourcen verursachen. Hier gilt es, genau zu sein und alle Ausgaben, die eine Ressource verursacht, aufzulisten – von der Anschaffung über die Implementierung bis hin zu den Lizenzgebühren. Stehen erst einmal die Kosten fest, lassen sich nach der Optimierung Erfolge bei der Ausgabenreduzierung klarer wiedergeben.

2. Den Ressourcenbedarf einschätzen

Auch wenn der Aufwand einer solchen Inventarisierung erfahrungsgemäß hoch ist: Am Ende haben IT-Verantwortliche einen guten Überblick ihrer gesamten IT-Ressourcen. Zudem fallen schon erste Stellen in der Infrastruktur ins Auge, die ineffizient sind und mehr Kosten verursachen als nötig. Im nächsten Schritt geht es darum, Anwendungen und bestehende Ressourcen in Relation zueinander zu setzen. Zentrale Fragen sind hier: Welche Anwendungen sind geschäftskritisch? Welche Ressourcen benötigen sie? Wo gibt es Lastspitzen? Welche Abhängigkeiten haben die Anwendungen untereinander?

Ein realistisches Bild aller Anwendungen und ihrer Anforderungen zu zeichnen, ist oft einfacher gesagt als getan. Jede Anwendung hat unterschiedliche Bedürfnisse, was die IT-Infrastruktur angeht. So unterscheiden sie sich beispielsweise in der Art des benötigten Speichers – flüchtiger Hauptspeicher oder langfristiger Storage – sowie der benötigten Rechenleistung. Um diese Anforderungen realistisch einschätzen zu können, bedarf es eines mehrwöchigen Monitorings, das Leistungsparameter aufzeichnet. Sind auf diese Weise Performance-Engpässe, Lastspitzen und Unterlastzeiten bekannt, können wirtschaftliche und technische KPIs definiert werden, die der Ressourcenoptimierung zugrunde liegen werden. Hierzu zählen etwa technische Mindestanforderungen an die Cloud sowie anfallende Kosten, sollte die Infrastruktur ausfallen. Auch Security- und Governance-Vorgaben müssen hier einfließen, da sie bei der Auswahl geeigneter Cloud-Anbieter ein entscheidender Faktor sind.

3. Cloud-Anbieter vergleichen

Stehen vorhandene Strukturen und der tatsächliche Bedarf fest, müssen IT-Verantwortliche den passenden Anbieter für Cloud-Services finden. Um das riesige Angebot potenzieller Dienstleister einzuschränken, sollten Rahmenbedingungen und KO-Kriterien formuliert werden. Insbesondere der Datenschutz, wie er von der DSGVO vorgeschrieben ist, disqualifiziert viele Anbieter – insbesondere internationale Hyperscaler – schon im Vorhinein. Andere Kriterien können etwa Anforderungen an den Support oder das vom Anbieter bereitgestellte Ökosystem beinhalten.

Um neue Cloud-Dienste und insbesondere die Kosten, die sie verursachen, einschätzen zu können, bedarf es einer Testumgebung und einer kontinuierlichen Abstimmung mit den Anbietern. Der technische sowie finanzielle Aufwand, den ein Hinzuschalten einer weiteren Cloud-Instanz verursacht, wird somit deutlich und bildet ein weiteres Kriterium für die Auswahl des geeigneten Dienstleisters.

4. Das richtige Gleichgewicht finden

Sind alle Analysen abgeschlossen und geeignete Cloud-Anbieter gefunden, gilt es, den Nutzen der Cloud-Optionen und die bisherigen Kosten in Relation zu setzen. Darüber hinaus muss festgelegt werden, welche Workloads und Anwendungen in die Public Cloud verschoben werden sollen und wann dies geschehen soll. Auf diese Weise findet der Umzug in die Cloud schrittweise statt und Unternehmen können seinen Nutzen im Praxisbetrieb nach und nach evaluieren. Dieser schrittweise Ansatz bietet auch die Möglichkeit, Performance und Kosten kontinuierlich auszuwerten und bei Unregelmäßigkeiten, wie etwa unvorhergesehenen Lastspitzen, gegenzusteuern.

5. Die IT-Beschaffung optimieren

Diese neue Cloud-Nutzung ist kein einmaliger Prozess, vielmehr geht es darum, die IT-Infrastruktur fortwährend agiler zu machen. Daraus folgt, dass sich die Cloud-Umgebung auch nach der Optimierung weiter verändern wird. Unternehmen sollten, um den Überblick über diese Entwicklung nicht zu verlieren, den Beschaffungsprozess für neue Cloud-Technologien optimieren.

Zentrale Fragen sind hier: Wie lässt sich die Anschaffung von IT-Ressourcen durch einen festen Prozess vereinheitlichen? Und das ohne Flexibilität und Leichtigkeit einzubüßen? Und wie lässt sich eine zentrale Kostenkontrolle über alles, was mit IT-Ressourcen zu tun hat, etablieren?

Um die jeweiligen Fachabteilungen, die letztendlich mit den Cloud-Ressourcen arbeiten werden, die bestmögliche Arbeitsgrundlage zu bieten, sollten diese auch mit am Tisch sitzen, wenn es um die Beschaffung der Ressourcen geht – die Entscheidung über Anschaffung und Verteilung sollte nie in den Händen nur eines Verantwortlichen liegen.

Fazit

Die Cloud ist für Unternehmen in einer digitalisierten Wirtschaft unumgänglich. Damit Organisationen so effizient wie möglich mit ihr arbeiten können, bedarf es allerdings eines genauen Bildes vom Status quo sowie des eigentlichen Bedarfs. Besonders in größeren Organisationen lassen Anwendungen und die IT-Ressourcen, die sie benötigen, oft nicht mehr eindeutig zuordnen, weshalb ein Optimierungsprozess sich mitunter lange hinziehen kann. Am Ende jedoch haben IT-Verantwortliche und -Abteilungen einen effizienten Beschaffungsprozess, der dem Bedarf gerecht wird und zudem reale Kosten einspart.