Wie lassen sich große Dateien am besten versenden?

Das Versenden großer Dateien kann Internetnutzer vor Probleme stellen. Bei vielen Mailsystemen ist das Versenden von größeren Dateien nicht vorgesehen. Der Nutzer hat daher keine andere Wahl, als die Dateien zu komprimieren oder sich eine andere Lösung zu überlegen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten sich in der heutigen Zeit bieten.

Unproblematisch: Versenden von Dateien bis 25 MB

Wenn Sie ein Mailsystem nutzen, haben Sie sicher schon festgestellt, dass es hinsichtlich der Dateigrößen gewisse Grenzen gibt. Diese sind je nach Anbieter unterschiedlich. Der Maildienst von Google Gmail erlaubt das Versenden von Dateien bis zu einer Größe von 25 MB. Klicken Sie einfach auf das Anhang-Symbol (eine Büroklammer) und laden Sie die gewünschte Datei hoch. Sie können problemlos mehrere Dateien auf einmal versenden.

Wird die zulässige Größe überschritten, gibt es die Möglichkeit, den Inhalt auf mehrere Mails zu verteilen. Diese Lösung bietet sich allerdings nur an, wenn es sich nicht um eine große, sondern mehrere mittelgroße Dateien handelt. So kann beispielsweise ein MP3-komprimiertes Musikalbum ohne Probleme auf mehrere E-Mails verteilt werden. Jeder Song stellt eine in sich geschlossene Datei dar, die einzeln verschickt werden kann.

Immer beliebter: Cloud-Lösungen

Eine zeitgemäße Lösung für das Versenden großer Dateien ist die Nutzung einer Cloud. Der virtuelle Speicher bietet die Möglichkeit, Dateien unterschiedlichster Art dauerhaft zu sichern. Der Nutzer zahlt für die günstigste Variante in der Regel keine Gebühren. Entscheidet er sich für eine kostenpflichtige Variante, fallen Kosten von wenigen Euro im Monat an.

Der Vorteil einer Cloud ist, dass der Nutzer jederzeit auf die Dateien zugreifen kann, solange er oder sie über den korrekten Download-Link verfügt. Es findet kein Datenverkehr zwischen dem Sender und dem Empfänger statt – der Empfänger lädt die Dateien einfach aus dem virtuellen Speicher herunter. Der Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. Teilweise werden die Dateien zusätzlich mit einem Passwort vor unbefugten Zugriffen geschützt.

Für Firmen sind Cloud-Lösungen eine gute Alternative zu aufwendigem und teurem Datenverkehr. Cloud-Speicher wie OneDrive oder Dropbox bieten die Möglichkeit, auch extrem große Dateien sicher abzulegen und anderen Nutzern zugänglich zu machen. Der benötigte Link lässt sich problemlos per E-Mail oder Messenger-App (z.B. via Telegram oder WhatsApp) teilen. Ein Klick genügt, um die Datei auf das genutzte Endgerät zu transferieren.

Es gibt auch die Möglichkeit, den Downloadvorgang direkt einzuleiten. Wird die Endung „dl=0“ zu „dl=1“ geändert, werden in der Cloud gespeicherte Dropbox-Dateien sofort nach dem Klick auf das Endgerät heruntergeladen. Dies spart einige Sekunden und kann bei arbeitsaufwendigen Projekten von großem Nutzen sein.

Cloud-basierte Lösungen haben gewisse Grenzen – vor allem, was die Dateigröße betrifft. Wird die kostenfreie Variante genutzt, ist ohne gültiges Abo meist bei 5 GB Schluss. Dies mag für Privatanwender ausreichend sein, doch für professionelle Nutzer ist dieses Limit nicht akzeptabel.

Es lohnt sich, einen Blick in die Abo-Modelle des Anbieters zu werfen. Oft kann schon für weniger als 150 Euro im Jahr ein Abonnement über 1.000 oder 2.000 GB abgeschlossen werden. Grundsätzlich gilt: Je größer das gebuchte Speichervolumen, desto mehr Geld muss investiert werden. Greifen mehrere Nutzer mit getrennten Konten auf die Cloud zu, fallen höhere Kosten an.

Kompressionstools: Die clevere Alternative

Wer eine oder mehrere große Dateien nicht ohne Weiteres versenden kann, sollte darüber nachdenken, ob diese nicht komprimiert werden können. Ähnlich wie ein überquellender Koffer kann auch eine zu große Datei zusammengestaucht werden, ohne dass es zu Qualitätsverlusten kommt. Ist man bereit, Verluste zu akzeptieren, ist eine Kompression von 50, 70 oder 80 Prozent (bezogen auf die Originalgröße) keine Schwierigkeit.

Die Möglichkeiten der Dateikompression sind heute größer, als viele Nutzer denken. Adobe stellt ein Tool zur Verfügung, mit dem sich PDF-Größen reduzieren lassen. Das Tool ist kostenfrei nutzbar und reduziert die Größe des hochgeladenen PDFs beträchtlich. In den kostenpflichtigen Versionen hat der Nutzer die Möglichkeit, Einfluss auf die Kompression zu nehmen. Dies ist vor allem dann von Nutzen, wenn es um das Komprimieren von Dateien mit Bildinhalten geht.

Online-Kompressionstools bieten nicht immer die Qualität, die man sich wünscht. Wenn Qualitätseinbußen für Sie ein Tabu sind, sollten Sie bei der Wahl des Tools vorsichtig sein. Schauen Sie sich die Ergebnisse genau an und prüfen Sie, ob zum Beispiel die Grafiken Streifen aufweisen. Solche Fehler sind bei Kompressionstools, die kostenfrei genutzt werden können, leider an der Tagesordnung.

Dateikompression per Zip-Verfahren

Eine Alternative zu den meist browserbasierten Kompressionstools sind die Kompressionsapps, die auf jedem PC oder Mac zu finden sind. Selbst auf mobilen Geräten können solche Apps genutzt werden – allerdings müssen sie in der Regel erst heruntergeladen und installiert werden. Die Erfahrung zeigt, dass eine gezippte Datei deutlich weniger Platz als die Originaldatei benötigt.

Auch beim in die Jahre gekommenen Zip-Verfahren gibt es Grenzen. Der Algorithmus ist auf die Kompression von eher kleinen Dateien ausgerichtet. Zudem gab es zum Zeitpunkt der Entwicklung nicht alle Dateitypen, die heute existieren. Bei bestimmten Dateiarten arbeitet der Algorithmus nicht sehr effizient. Teilweise ist der Kompressionsfaktor so gering, dass es sich kaum lohnt, Programme wie 7-Zip oder WinRAR einzusetzen.

Filesharing: Besser als sein Ruf

Das sogenannte Filesharing genoss in der Frühzeit des Internets einen zweifelhaften Ruf. Auf Plattformen wie Napster wurden Milliarden von Dateien illegal mit Nutzern aus aller Welt geteilt. Die Dateien liegen meist auf Servern, von denen sich die User die Dateien herunterladen können. Man bezeichnet diese Server auch als File- oder Share-Hoster.

Anders als viele Leute glauben, ist nicht das Filesharing an sich illegal. Es kommt auf die Art des zur Verfügung gestellten Dokuments an. Liegen die Rechte bei Ihnen oder Ihrem Unternehmen, ist das Teilen absolut rechtskonform. Von Download-Portalen für Kinofilme sollten Sie jedoch die Finger lassen – hier ist klar, dass es sich um illegale Aktivitäten handelt.

Fazit

Das Versenden großer Dateien ist heute auf vielfältige Weise möglich. Die wahrscheinlich eleganteste Lösung ist der Versand eines Download-Links, der zu einem kommerziellen Cloud-Dienst wie Dropbox führt. Doch auch per Filesharing können Dokumente bequem geteilt werden, sofern es sich um legale Dateien handelt. Ist die Größe der zu versendenden Dateien im Megabyte-Bereich angesiedelt, haben Sie eventuell die Möglichkeit, sie auf mehrere E-Mails aufzuteilen oder zu komprimieren. Dazu steht Ihnen eine Reihe von kostenfrei nutzbaren Tools zur Verfügung, die leicht zu bedienen sind und gute Ergebnisse liefern können.