Wenn Daten die wahre Geschichte erzählen

Process Intelligence analysiert die aktuellen Daten aus laufenden Geschäftsprozessen, visualisiert sie und zeigt, was in Unternehmen tatsächlich abläuft. Plötzlich entsteht eine Prozess-Geschichte, die mit dem vorherigen Kenntnisstand nicht immer konform geht: sie ist die Basis für Optimierung und Erneuerung.

Unternehmen stehen vor der ständigen Herausforderung der kontinuierlichen Produktinnovation bei gleichzeitiger Kostenoptimierung. Doch viele Methoden zur Steigerung der Effizienz scheinen ausgeschöpft: Deshalb wird neben Innovation und Einsparung auch eine Erneuerung der Geschäftsprozesse notwendig sein, um die Effizienz in der Wertschöpfungskette weiter zu steigern. Beschäftigen sich Anwender mit ihren Geschäftsprozessen, zeigt sich mitunter, dass die Abläufe, die das Unternehmen im Kern ausmachen, kaum oder nicht ausreichend dokumentiert sind. Zudem liegt die Herausforderung oft auch darin, Prozesse aus unterschiedlichen Sparten oder Ländern zu harmonisieren.

Auch schon früher erzeugten Prozesse Daten, darunter Abläufe in Maschinen, von denen Daten an ein MES (Manufacturing Execution System) geliefert werden oder betriebswirtschaftliche Software, deren Daten in ERP- oder CRM-Systemen verarbeitet werden. Doch diese Daten, zum Beispiel ein Zeitstempel, der Energiekonsum oder die Betriebsdauer von Maschinen und Aggregaten) wurden vielfach nur für den einzelnen Arbeitsvorgang, nicht aber aus unternehmerischer Sicht analysiert. Signavio Process Intelligence ist ein Tool für die einfache Analyse von Daten in Transaktions-basierenden Systemen. Es liefert einen Digital Twin, also einen digitalen Zwilling der Geschäftsprozesse und visualisiert das tatsächliche Geschehen.

Die Daten, mit denen die Geschäftsprozesse beschrieben und gemessen werden, erzählen die Geschichte eines Unternehmens. Mitunter erzählen sie eine völlig neue Geschichte.

Präzise Entscheidungen durch präzise Daten

Oft gibt es in den Geschäftsprozessen ungeplante Veränderungen und Anpassungen. Im Kern analysiert Process Intelligence die Prozesse, indem alle von den Abläufen, den Maschinen und für Log-Dateien erzeugten Daten zueinander in Korrelation gesetzt und ausgewertet werden. So werden beispielsweise Prozessschritte oder Geräte sichtbar, die in keinem Prozessablauf beschrieben sind, aber inzwischen eine wichtige Funktion ausüben. Solche Geräte können etwa in den Prozess eingebunden worden sein, um eine kritische Situation aufzulösen – allerdings blieb die Dokumentation aus.

Dazu werden Daten von der Software aus den Quellen im Unternehmen (oft, jedoch nicht nur aus ERP- und CRM-Systemen) gesammelt, und zwar in Form von Log-Files, CSV-Dateien und Datensätzen aus den Datenbanken der Systeme. Diese Daten werden über die Intelligenz in Cases umgewandelt, die Prozessschritte darstellen. Anhand von Zeitstempeln in den Daten können die Cases als Ablauf visualisiert werden. Plötzlich erzählen die Daten, wie die Prozesse im Unternehmen tatsächlich ablaufen.

Bild: Die frei gestaltbaren Dashboards der Signavio-Lösung für Process Intelligence „erzählen“ die Daten eines Unternehmens. (Bild: Signavio)

In der Variantenanalyse von Signavio Process Intelligence lassen sich die Abläufe so darstellen, dass sichtbar wird, wie die einzelnen Prozessschritte – auch über verschiedene Systeme hinweg oder mit anderen Unternehmenseinheiten – miteinander agieren. Das erlaubt die sorgfältige Prüfung von Änderungen und vermeidet so Irrwege. Die geschäftlichen Entscheidungen basieren künftig auf einer vollständigen und genauen Datenbasis.

Ebenso kann Process Intelligence herausfinden, ob Prozesse in den Regionen unterschiedlich genutzt werden. Die Daten zeigen, wo es große und kleine Unterschiede zwischen Idee und Wirklichkeit gibt.

Neben der Steigerung der Effizienz eines Unternehmens stellt die DSGVO eine zusätzliche Herausforderung dar. Für die Compliance ist es hilfreich zu wissen, welche Ereignisse in den Geschäftsabläufen mit personenbezogenen Daten verknüpft sind. Auch daraus entsteht ein neuer Bedarf an der Analyse von Prozessen.

Neue Stellschrauben erkennen

Process Intelligence greift auf die operativen Kennzahlen zu und analysiert sie im Kontext mit Daten aus weiteren Quellen. Die Dashboards visualisieren die Ergebnisse der Analysen, filtern Informationen oder zeigen anhand von Schwellwerten auffällige Ereignisse in den betrieblichen Abläufen.

Da auch historische Daten visualisiert werden, lässt sich zeigen, ob und wie sich Änderungen an den Geschäftsprozessen über einen längeren Zeitraum hinweg auswirken. Unternehmen können somit ihre Effizienz ohne umfassende Investitionen in neue Produktionsanlagen oder teure personelle Änderungen steigern. Es entsteht also auch dann ein Wettbewerbsvorteil, wenn alle anderen Stellschrauben ausgeschöpft sein sollten.