Von Monolithen zur Plattform

Ein Tool für E-Discovery, eines für den Datenschutz und wieder ein anderes für das Dokumentenmanagement: So oder so ähnlich sieht es in Kanzleien, internen Rechtsabteilungen und bei Ermittlungsbehörden in der Regel aus. Solche Insellösungen können aber schnell zum Problem werden.

Exterro, Anbieter von Legal-GRC-Software, die E-Discovery, digitale Forensik, Datenschutz und Cybersecurity-Compliance vereint, zeigt, welche Vorteile eine zentrale Plattform hat und wann maßgeschneiderte Arrangements Sinn machen.

Dass Legal-GRC-Anwendungen in der Rechts- und Ermittlungsbranche angekommen sind, ist längst keine neue Erkenntnis mehr. Wichtig dabei ist, das große Ziel nicht aus den Augen zu verlieren: Arbeitsprozesse zu optimieren und Pain-Points zu reduzieren. Bislang verwenden die meisten Unternehmen und Einrichtungen punktuelle Werkzeuge, die einzelne Bereiche abdecken. Ähnlich wie Microsoft es mit Office bei den Produktivitätstools getan hat, gibt es inzwischen aber Plattformen, die die verschiedenen Tools unter einem Dach bündeln. Und das hat zahlreiche Vorteile.  

• Warum jedes Mal das Rad neu erfinden? Disziplinen wie Datenschutz, digitale Forensik, E-Discovery und Reaktion auf Cybervorfälle oder Compliance-Verstöße haben viel gemeinsam. Sie erfordern Technologien, die schnell nach relevanten Daten suchen, sie kontextbezogen sammeln, überprüfen, kodieren, analysieren und anschließend den anfordernden Parteien gerichtsverwertbar zur Verfügung stellen. Kurzum: Die Arbeitsabläufe sind nahezu identisch. Wenn Firmen oder Behörden mit Silo-Lösungen arbeiten, steigt die Gefahr, dass Ergebnisse nicht jedem zugänglich sind. Beim Wechsel von einem Tool zu einem anderen wird gerne etwas übersehen, außerdem nimmt der Arbeitsaufwand zu. Eine Plattform, die alle Bereiche abdeckt, erhöht die Transparenz und Kontrolle über den kompletten Prozess. 
  
• Mit weniger mehr erreichen. Organisiert bleiben, schneller kommunizieren und intelligenter arbeiten – angesichts steigender Datenmengen und der Zunahme regulatorischer Vorgaben müssen Unternehmen und Behörden überlegen, wie sie den kompletten Legal-GRC-Prozess optimieren. Deckt eine Plattform alle Aspekte rund um digitale Forensik, Datenschutz und Cybersecurity-Compliance ab, gelangen Mitarbeiter ohne Verzögerungen oder umständliche Übergaben schnell zu Ergebnissen, was Kosten reduziert. Angesichts enger Personaldecken und fehlender Fachkräfte kommt diesem Punkt eine besondere Bedeutung zu. Mit einer ganzheitlichen Plattform, die die Workflows in Echtzeit automatisiert und skaliert, können weniger Mitarbeiter mehr Aktivitäten durchführen. Eine moderne Lösung erfordert zudem nahezu keine Einarbeitung, sie orientiert sich bei ihrer Benutzeroberfläche an gängigen Tools.
  
• Keine Medienbrücke bedeutet weniger Fehlerquellen. Eine Plattform integriert und verzahnt alle Legal-GRC- Komponenten nahtlos. Das gilt für rein technische Aspekte ebenso wie für Prozesse. Die Benutzer denken nicht mehr in Modulen, sondern arbeiten bereichsübergreifend. Gleichzeitig reduzieren sich Fehlerquellen, die bei Medien- und Formatbrüchen fast automatisch auftreten. Eine moderne Lösung ist zudem so flexibel, dass sie sowohl auf Rechnern als auch mobil auf dem Smartphone oder Tablet genutzt werden kann. Dies ermöglicht einen Einsatz in der erforderlichen Bandbreite, schafft Benutzerakzeptanz und Flexibilität. Darüber hinaus erlaubt eine Plattform auf einfache Art und Weise, Inhalte zu teilen und gemeinsam redundanz- und konfliktfrei an Fällen zu arbeiten. Dies gilt nicht nur für die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation, sondern auch mit externen Stakeholdern und Ermittlungsbehörden, die ohne Sicherheitsrisiko über Konnektoren eingebunden werden.
  
• Es gibt Alternativen, aber … Maßgeschneiderte Technologiearrangements, die für spezifische Legal-GRC-Aufgaben konzipiert sind, und das traditionelle Outsourcing von Prüfungsprozessen an externe Spezialisten haben nach wie vor ihre Berechtigung. Gerade wenn Arbeitsbereiche sehr komplex sind oder die Firma sehr klein ist. Diese Dienstleistungen sind jedoch verhältnismäßig kostenintensiv, zudem verlieren Unternehmen die Kontrolle über ihre und die ihnen anvertrauten Daten. Bei der Entscheidung für oder gegen einen Plattformansatz sollten Organisationen vorab eine Bestandsaufnahme machen: Wie hoch ist der Arbeitsaufwand? Welches Datenvolumen fällt bei den Legal-GRC-Prozessen an? Daraus ableitend, wie hoch sind die Kosten bislang? In der Regel schneidet eine integrierte Plattform bei der Kosten-Nutzen-Analyse  besser ab als Silo-Lösungen oder Outsourcing. 

„Mit unterschiedlichen Legal-GRC-Lösungen zu arbeiten, funktioniert in der Regel nicht gut. Man kann unmöglich alles erfassen, wenn man von einem Tool zu einem anderen wechseln muss. Mit einer integrierten Plattform dagegen kommen Ermittler und Rechtsabteilung schneller zum Kern eines Falles“, erklärt Jens Reumschüssel, Director of Sales DACH – Public Sector bei Exterro. „Eine innovative Lösung, die zudem Automatisierung, Künstliche Intelligenz und andere fortschrittliche Technologien nutzt, erleichtert die Arbeit deutlich. Nimmt die Software zeitraubenden Standard- und Routineaufgaben ab, können sich die Mitarbeiter auf wesentlichere Bereiche konzentrieren.“