Thought Leadership
Ein außergewöhnliches Jahr liegt hinter uns. Die Corona-Pandemie hat sich bis in die Spitzen bzw. den letzten Winkel unseres Lebens und unserer Wirtschaft gezeigt. Nur die wenigsten glauben noch, dass sich das Virus an Jahresfristen halten wird und wir im Januar 2021 zu „business as usual“ zurückkehren werden.
So stürzte auch die SAP ab, in den Umsatzprognosen und in der Aktienbewertung. Der Marktriese wuchs dabei jedoch an der Vorstellung, genau jetzt Innovationen voranzutreiben und damit langfristige Erfolge gestalten zu können. Dazu SAP-Chef Christian Klein gegenüber dem Spiegel: „Ich will nicht das Wachstumspotenzial in der Zukunft für die kurzfristige Margenoptimierung opfern.“
Was machen Unternehmen mit der Erkenntnis, dass die Zeit auf der einen Seite gefühlt stehen geblieben ist, Unternehmensgewinne zurückgegangen sind und Prognosen nicht erfüllt werden können. Auf der anderen Seite hat sich die (Wirtschafts-)Welt jedoch in einer unfassbaren Geschwindigkeit verändert und kann sich vor kreativen Ideen ihres Umfelds mit echten „Augenöffnern“ kaum retten.
Ein Rückblick auf das Jahr 2020, auf die IT-Welt und noch spezieller auf das Dokumentenmanagement, zeigt ein buntes Bild an starken Entscheidungen, Weiterentwicklungen, schnellen Reaktionen aber auch möglichen Fehlinvestitionen von Unternehmen. Die Archivierungs-Experten von KGS haben die Marktbewegungen analysiert und mit den technischen Möglichkeiten zusammengebracht, um die Trends für 2021 zum Thema Dokumentenmanagement zu identifizieren. Das Ergebnis: Unternehmen sollten Innovation mitgehen, entscheidende Einsparungen durchsetzen und Verantwortung für Umwelt und Recht übernehmen.
Trend 1: Innovation ist headless und offen
Die Hidden Champions dieser Welt machen es vor: sie sind nahezu unsichtbar und trotzdem der Kern eines Produktes oder einer ganzen Branche. Sie überzeugen mit Leistung, ohne Anspruch auf den eigenen Auftritt zu erheben. Analog dazu benötigt nicht jede Software-Lösung ein eigenes, separates Frontend. Diverse User Interfaces stören viel mehr den Workflow der Anwender, als das sie helfen. Man spricht dabei von sogenannten „Headless Systems“, die ebenfalls analog die Hidden Champions einer ganzen IT-Architektur sein können. So benötigt beispielsweise in den meisten Fällen ein führendes ERP-System, wie SAP oder Microsoft Dynamics, kein System zur Dokumentenverwaltung mit eigenem
Frontend und eigener Logik neben sich. Innovativer ist es, in eine Dokumentenlösung zu investieren, die im Hintergrund für zuverlässige Archivierung sorgt, ohne über eigene Oberflächen angesteuert werden zu müssen.
Die Offenheit der Systeme ist Voraussetzung für eine bessere Vernetzung, Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Schnittstellen müssen dabei immer mehr leisten, als nur zwei Systeme miteinander zu verbinden oder ein Headless System als Backbone zu hinterlegen. Das Beispiel aus der SAP Welt „ArchiveLink versus CMIS“ verdeutlicht die Veränderungen, die anstehen und die Innovationen, die mitgegangen werden sollten, um nachhaltige Systemarchitekturen zu sichern: So bietet CMIS im Vergleich zu ArchiveLink einen SAP unabhängigen und Cloud optimierten Standard, der vollumfänglich Content Management (Metadaten, Versionierung, Rechte- und Rollenkonzepte etc.) Funktionen abbilden kann.
Trend 2: Sparen – Archivieren statt DMS und SaaS statt On-Premises
„Sparen“, kaum ein Wort löst derart wenig Faszination aus und – noch viel schlimmer – steht dabei scheinbar im Gegensatz zum Trend der Innovation. Das außergewöhnliche Jahr 2020 hat Worten, wie Einsparung, auf Eis gelegt und Investitionsstopp nahezu Flügel verliehen. In 2021 wird die Sparwelle weiter geritten werden. Diese Prognose stützen nicht nur Wirtschaftsexperten. Dabei sollte Sparen jedoch nicht direkt als Bremse für Innovation verstanden werden: Diejenigen werden einen Wettbewerbsvorteil haben, die sich auf Entscheidendes fokussieren und mittels veränderten (Geschäfts-)Prozessen auf smarte Weise Budgets für neue Felder freimachen können. Der IT stellen sich folgende Fragen: Werden teure Lösungen tatsächlich vollumfänglich genutzt? Lohnt es sich, alle Systeme selbst On-Premises zu betreiben bzw. vor allem bei einem Systemwechsel die gescheuten Anschaffungskosten zu umgehen, indem eine SaaS-Lösung in Betracht gezogen wird?
Das konkrete Beispiel von funktionsreichen, teuren DMS oder ECM Systemen, die häufig in Unternehmen SAP begleitend implementiert, aber nicht in ihrer Breite genutzt werden, lässt sich für eine ROI Rechnung der beschriebenen Art hervorragend heranziehen. Eine Ablösung eines solchen Systems durch eine tia® Archivierungslösung von KGS würde zwar eine Investition bedeuten, die sich jedoch nachweislich nach weniger als zwei Jahren rechnen wird. In den Folgejahren kann dann mit exponentiellen Kosteneinsparungen durch die deutlich geringeren Opex einer fokussierten Lösung gerechnet werden.
Es gibt Trends, die halten sich über viele Jahre – sie brauchen einfach ihre Umsetzungszeit. So auch SaaS – Software as a Service. Es ist damit zu rechnen, dass sich dieser Trend der Umstellung auf fremd gemanagte Systeme noch verstärken wird. SaaS werde – selbst im heiklen Bereich der Archivierung – in den nächsten fünf Jahren zum Betriebsmodell werden, sagten im Rahmen einer im September durchgeführten Studie auch fast die Hälfte der von KGS befragten Kunden über ihr Unternehmen. Neben allen allgemeinen technischen, organisatorischen und steuerlichen Vorteilen, die SaaS-Lösungen mit sich bringen können, fällt immer auch die veränderte Kostenverteilung auf. Eine KGS tia® Archivierung als SaaS-Lösung gerechnet, würde die Investitions- und internen Ressourcenkosten radikal minimieren. Eine Reduktion oder ein Stopp der Capex in der IT schließt demnach einen Systemwechsel nicht aus. Vielmehr könnte ein anderes Betriebsmodell, ein sogenanntes AaaS (Archivierung as a Service), die nötige Veränderung in der Systemlandschaft bringen und den Budget-Plänen dennoch entsprechen können.
Trend 3: Verantwortung übernehmen – Löschen ist „green“ und manchmal eine Zwickmühle
Auf der ganzen Welt entstehen gigantische Rechenzentren: mehrere Tausend Quadratmeter geballte Energie, die die qualmenden Fabriken der ersten und zweiten industriellen Revolution fast lieblich aussehen lassen. Sie sind der Motor, mit der die digitale Welt befeuert wird und lagern zudem die gesamte Datenproduktion in Clouds. Weltweit müssen Milliarden Server gekühlt und Rechner mit Strom versorgt werden. Dabei lautete die einfache Formel: je mehr Daten, desto mehr Energie wird für den Betrieb benötigt. Wer also seine Daten professionell managed, nicht unendlich dupliziert und vor allem regelmäßig löscht, tut etwas für die Umwelt. Neue Konzepte zur Green IT müssen her – „green“ sein wird im Jahr 2021 alle anderen Trends flankieren.
Löschen im Kontext der Archivierung von Unternehmensdaten und -dokumenten unterliegt dabei jedoch diversen Regeln und Widersprüchen: Retention-Zeiten stehen manchmal gegen DSGVO Auflagen und WORM-Konzepte gegen das Recht auf Vergessen. Wie sieht also beispielsweise die Lösung aus, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, ihre persönlichen Daten DSGVO konform gelöscht werden müssen, jedoch ein technisch sicherer Riegel vor manuelles Löschen geschoben wurde? So banal es also klingt, da das Löschen eine wichtige Disziplin darstellt, bedarf es dringend neuer Konzepte und Techniken, die sich in all diesen Auflagen möglichst autonom und intelligent zurechtfinden.
