Stiefkind E-Mail-Archivierung

Vor dem Hintergrund zunehmender Cyber-Attacken gewinnt die Archivierung von E-Mails und ihrer Anhänge an Bedeutung. Durch eine gezielte E-Mail-Archivierung lässt sich eine Art Sicherheitsnetz für die Datensicherung erzeugen – unkompliziert und effektiv.

Auch wenn sich die Archivierung von Daten und Dokumenten in der Cloud mittlerweile weitestgehend etabliert hat, fällt das langfristige Speichern und Ablegen von Mails und den damit verknüpften Anhängen oft durchs Raster. Dabei lassen sich die in Outlook erzeugten und abgelegten Daten mit modernen Archivierungs-Tools unproblematisch archivieren. Vor dem Hintergrund, dass laut Statista 2021 weltweit pro Tag 319.600.000.000 E-Mails versendet werden, handelt es sich hierbei um eine enorme Datenmenge, selbst wenn davon 50 Prozent Spam-Mails sind. Denn Fakt ist auch, dass etwa ein Viertel der Mails (Quelle: Radicati) mit Anhängen verschickt werden.

Jedem einzelnen Unternehmensangehörigen die Hoheit über die Archivierung der eigenen Outlook-Inboxen, Ablagen und Ordnern zu übertragen, ist keine empfehlenswerte Vorgehensweise. Vielmehr sollten die Unternehmen eine zentrale Archivierung der Mails und ihrer Attachements etablieren.

Weiterer Vorteil einer zentralen Archivierung von E-Mails und Anhängen ist, dass diese Informationen dann einem SAP-Vorgang zugeordnet werden, innerhalb des SAP-Systems gesucht werden können und darüber hinaus in die Nutzung im Rahmen von Business Intelligence oder KI-Logiken einfließen. So schafft man einen Single Point of Truth für den gesamten Vorgang.

Mit der Archivierungslösung der KGS Software GmbH beispielsweise lässt sich ein solches Szenario unkompliziert und preiswert gestalten. Durch ein Plug-In, das parallel zum GOS-Service läuft, erhält der Nutzer die Option, eingehende Mails inkl. der zugehörigen Anhänge in einem zentralen SAP-basierten Archiv abzulegen, wobei das Archivierungsprinzip im Einklang mit der Unternehmenslogik steht. So gelangen Dokumente, die für das Unternehmen relevant sind, oder die aus Prozessgründen aufbewahrt werden müssen, automatisch in das zentrale Archiv, wo sie zugänglich und sicher sind.

Um individuelle Workflows noch besser abbilden zu können, kann man zwischen einem Push-Prozess oder einem Pull-Prozess wählen, also die Archivierung aus Outlook anstoßen, oder aber aus einem SAP-Vorgang aus Outlook ziehen lassen. So können Unternehmen für zusätzliche Sicherheit sorgen – hinsichtlich der Daten, Workflows und natürlich als Backup für potenzielle Cyber-Attacken.

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