Software-Overload sorgt für Verzweiflung bei Deutschlands KMU

Software zur Optimierung von Arbeitsprozessen erlebt einen regelrechten Boom. Buchungstools sollen Unternehmen effizienter machen, den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern.

In der Praxis sieht die Realität jedoch oft anders aus. Der Markt ist mit Softwarelösungen überfrachtet, und die Vielzahl an Anwendungen führt häufig nicht zu erhöhter Effizienz, sondern zu Überforderung und Frust.

Robert Dittrich, CEO des Startups LIZ Smart Office, beschreibt das Problem treffend: „Die Wirtschaft wandert hier auf einem schmalen Grat zwischen Innovation und Effizienz.“ Als Leiter eines Technologieunternehmens befasst er sich intensiv mit den Auswirkungen dieser technologischen Fragmentierung und sucht nach Wegen, Software wirklich produktiv einzusetzen.

Zwischen Digitalisierung und Tool-Overload

Einerseits müssen Unternehmen digitale Prozesse stetig ausbauen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Andererseits sorgt die Vielzahl der genutzten Anwendungen für eine immer größer werdende Belastung der Mitarbeitenden. Aktuelle Studien zeigen, dass 45 Prozent der deutschen Angestellten bis zu zehn verschiedene Anwendungen pro Woche nutzen. 78 Prozent wechseln innerhalb einer einzigen Stunde mehrfach zwischen unterschiedlichen Programmen. Jeder fünfte Befragte fühlt sich von der Softwarevielfalt überfordert, und 27 Prozent sehen ihre Effektivität durch zu viele Tools beeinträchtigt.

Dittrich erklärt weiter: „Der ständige Wechsel zwischen isolierten Tools mit unterschiedlichen Oberflächen frisst Zeit und erhöht den Mental Load – besonders im Remote-Only-Modell, wo der persönliche Austausch fehlt. Statt effizient zu arbeiten, kämpfen Teams mit fragmentierten Software-Landschaften. Das kostet Produktivität, Nerven und im schlimmsten Fall Fachkräfte.“

Kleine und mittlere Unternehmen besonders betroffen

Gerade kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) sind von diesem Problem besonders betroffen. Ihnen fehlen häufig die finanziellen Mittel und das Personal, um ihre Belegschaft ausführlich in neue Software einzuarbeiten. Das führt zu ineffizienten Abläufen und weiterem Frust.

Laut Dittrich liegt die Lösung in der Integration: „Dass die Digitalisierung in Unternehmen andauernd voranschreitet, ist gut und notwendig. Wenn diese Schnelllebigkeit aber ineffiziente Arbeitsabläufe und Verwirrung zur Folge hat, muss eine All-in-One-Lösung geschaffen werden. Diese sollte es ermöglichen, unterschiedliche Arbeitsprozesse in einer benutzerfreundlichen und intuitiven Software zu integrieren.“ Eine sogenannte 360-Grad-Büroverwaltung könnte hier Abhilfe schaffen, indem sie verschiedene Tools – vom Inventar-Management über das Visitor Management bis hin zur Buchung von Team-Lunches – in einer einzigen Plattform vereint. Dadurch könnten insbesondere hybride Arbeitsmodelle effizienter gestaltet werden.

Change-Management als entscheidender Faktor

Doch die beste Software allein reicht nicht aus. Dittrich betont: „Mit der Integration neuer Softwarelösungen ist es aber nicht getan.“ Der Mittelstand kämpft nicht nur mit dem Fachkräftemangel, sondern auch mit fehlendem Know-how im Bereich Digitalisierung. Momentan sind in KMUs rund 14.500 Stellen für IT-Spezialisten unbesetzt. Zudem betrachten 58 Prozent der mittelständischen Unternehmen das Fehlen geeigneter Fachkräfte als ein Hindernis für ihre Digitalisierung.

Daher sei es entscheidend, die Mitarbeitenden aktiv in den Einführungsprozess neuer Technologien einzubeziehen und sie gezielt zu schulen. Dittrich erklärt: „Das Change-Management wird zur Notwendigkeit, um Teams auf den Wandel vorzubereiten, die Akzeptanz für neue Technologien zu fördern und sicherzustellen, dass die Belegschaft optimal mit den neuen Tools umgehen kann.“ Ein strukturierter Übergang zu integrierten Lösungen kann den internen Software-Overload verringern und die Kommunikation mit externen Kunden verbessern.

Softwareoptimierung als Beitrag zur Nachhaltigkeit

Neben Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit spielt auch Nachhaltigkeit eine immer wichtigere Rolle. Fragmentierte Systeme verursachen nicht nur ineffiziente Prozesse, sondern auch hohe Betriebskosten und einen unnötigen Verbrauch digitaler Ressourcen. Eine optimierte und integrierte Softwarelandschaft kann dazu beitragen, Kosten zu senken und nachhaltigere Arbeitsweisen zu etablieren.

LIZ Smart Office setzt genau an diesem Punkt an: Die Plattform reduziert die Anzahl der benötigten Tools, verbessert Workflows und minimiert den digitalen Fußabdruck. Dittrich fasst zusammen: „Nachhaltige Digitalisierung bedeutet nicht nur neue Technologien zu nutzen, sondern sie so zu gestalten, dass sie langfristig Effizienz und Verantwortung vereinen.“

Die Zukunft gehört daher Softwarelösungen, die nicht nur innovativ, sondern auch nachhaltig und benutzerfreundlich sind.