Software kaufen oder selbst entwickeln?

Ohne Software funktioniert heute kein Unternehmen mehr. Allerdings fällt Firmen die Entscheidung, ob sie zu einer bereits im Markt verfügbaren Lösung greifen oder eine eigene Anwendung entwickeln sollen, oft nicht leicht. Beides hat Vor- und Nachteile und ist von einigen Rahmenbedingungen abhängig. Pegasystems erläutert, was es bei der Entscheidung zu bedenken gilt.​

Mit der voranschreitenden Digitalisierung wachsen auch die Anwendungslandschaften in den Unternehmen. Wo früher ein Office-Paket und je nach Aufgabengebiet eine CRM- oder ERP-Software ausreichten, benötigen Mitarbeitende heute häufig ein großes Set an Tools, um ihre Aufgaben zu erledigen und sich mit Kollegen, Partnern und Kunden auszutauschen. Regelmäßig kommen Speziallösungen hinzu oder es werden bestehende Anwendungen ersetzt. Verbunden ist das immer mit der Frage, ob eine Software eingekauft oder individuell entwickelt werden soll. Pauschal lässt sich das nicht beantworten. Das sind die wichtigsten Überlegungen für solche Entscheidungen:

1. Standardsoftware löst Standardprobleme. Mit vielen Aufgaben- und Problemstellungen stehen Unternehmen nicht allein da, sodass sich im Markt für zahlreiche Anforderungen längst Standardlösungen etabliert haben. Diese besitzen in der Regel einen hohen Reifegrad und sind schnell verfügbar – eine aufwändige Eigenentwicklung lohnt daher kaum. Lediglich wenn Standardanwendungen nur einen kleinen Teil der benötigen Funktionen abdecken oder keine fertigen Lösungen für eine wichtige geschäftliche Herausforderung existieren, sollten Unternehmen eine Individualsoftware entwickeln. Low-Code kann dann helfen, die Entwicklungszeiten und Entwicklungskosten zu reduzieren und die Software exakt auf die fachlichen Anforderungen zuzuschneiden.
2. Kaufsoftware unterliegt Einschränkungen. Tauchen neue Anforderungen auf, kann es bei Standardsoftware dauern, bis der Software-Anbieter entsprechende Funktionen liefert – eine Garantie dafür gibt es allerdings nicht. Zudem deckt Standardsoftware auch unternehmensspezifische Sonderfälle nur selten ab oder es fehlen Funktionen, die das Unternehmen braucht, um sich von Wettbewerbern zu differenzieren. Teilweise lassen sich diese durch selbst entwickelte oder bereits verfügbare Erweiterungen nachrüsten – gut, wenn die Lösung so etwas durch offene Standards und Schnittstellen erleichtert. Die Software selbst anzupassen, will indes gut überlegt sein, denn die Anwendung ist dann nicht mehr Standard, was beispielsweise Updates erschwert.
3. Prozessvarianten machen Arbeit. Oft passen die Funktionen einer Kaufsoftware zwar grundsätzlich, vermögen aber die vielfältigen Varianten einer Problemstellung nur unzureichend abzubilden, etwa regionale Besonderheiten. Diese machen den Mitarbeitenden viel Arbeit, weshalb sich selbst entwickelte Tools gut eignen, die Standardfunktionen für Prozessvarianten anzupassen. Low-Code ist für solche Anforderungen perfekt geeignet, weil die einzelnen Bausteine zentral gepflegt und in mehreren Tools verwendet werden können. Andernfalls droht ein Wildwuchs aus Einzellösungen, die häufig via Copy-and-Paste entstehen, sich dann aber in unterschiedliche Richtungen entwickeln und einen enormen Pflegeaufwand verursachen.
4. Offenheit ist unerlässlich. Damit sich Kaufsoftware gut in die bestehende Anwendungslandschaft einfügt, muss sie offene Standards unterstützen und Schnittstellen bieten. Nur so können Daten reibungslos fließen und nur so lassen sich selbst entwickelte Automatisierungs- und Produktivitätstools integrieren, die den Mitarbeitenden die Arbeit erleichtern. Lösungen, die sich abschotten, schaffen Silos und verhindern effiziente Ende-zu-Ende-Prozesse. Sie führen zum vielfach gefürchteten Vendor Lock-in – Unternehmen können den Software-Anbieter dann nicht einfach wechseln, wenn dieser beispielsweise das Lizenzmodell ändert oder Funktionen abkündigt.
5. Eigene Software verhilft zu digitaler Souveränität. Selbst entwickelte Anwendungen bieten Unternehmen viele Freiheiten. Sie entscheiden, wo sie die Anwendungen betreiben und wo die Daten liegen. Kaufsoftware, insbesondere Cloud-Anwendungen, bietet diese digitale Souveränität, die vor allem in stark regulierten Branchen und im öffentlichen Sektor von großer Bedeutung ist, nicht immer. Zudem ist sie noch mit anderen Abhängigkeiten und Ungewissheiten verbunden, zum Beispiel wie zuverlässig und schnell der Software-Anbieter etwa Sicherheitslücken schließt, Fehler behebt oder neue Funktionen liefert. 
6. Software-Entwicklung geht nicht ohne Entwickler. Unternehmen können Individualsoftware letztlich nur entwickeln, wenn sie über genügend Entwickler verfügen. Die sind jedoch im Markt sehr gefragt und schwer zu bekommen, sodass sich nicht immer alle Wunschvorhaben umsetzen lassen. Low-Code ist da eine smarte Lösung, um Entwicklungsabteilungen nicht nur beim Erstellen der Anwendungen, sondern auch bei der späteren Anpassung und Pflege zu entlasten. Viele Anforderungen aus dem Tagesgeschäft können Fachkräfte mit Low-Code eigenständig umsetzen, sodass Entwickler mehr Zeit für große Entwicklungs- und Transformationsprojekte haben.

„Standardsoftware ist so etwas wie der Anzug von der Stange. Er ist gut und schnell verfügbar und recht günstig – wenn er passt und gefällt, spricht nichts gegen den Kauf“, erläutert Florian Binder, Principal Solution Consultant bei Pegasystems. „Individuell entwickelte Software gleicht dagegen eher einem Maßanzug, der entsprechend der Kundenwünsche angefertigt wird. Das ist teurer und dauert etwas, dafür hat man bei Farbe, Schnitt und Materialien die freie Wahl. In der Software-Entwicklung gibt es mit Low-Code allerdings auch noch einen Mittelweg – im Prinzip eine Möglichkeit, sich den Maßanzug aus fertigen Schnitten und Stoffen recht einfach selbst zu schneidern. Diese Schnitte und Stoffe lassen sich leicht anpassen und wiederverwenden, sodass man sich mehrere Maßanfertigungen erstellen und diese später auch wieder ändern kann.“