Sitzungen digital – aber sicher

Seit über einem Jahr müssen wir mit der Pandemie zurechtkommen und Home Office sowie Kontaktbeschränkungen werden uns sicherlich auch noch eine Weile begleiten. Damit stehen auch digitale Meetings weiter auf der Tagesordnung. Dennoch werden diese oft noch mit improvisierten Lösungen durchgeführt.

Das kann besonders auf Führungsebene zu einem Sicherheitsrisiko werden. Unternehmen sollten daher auf professionelle Tools zur Durchführung ihrer digitalen Gremien-Meetings setzen.

Wie sollen Aufsichtsräte und Vorstände in der jetzigen Situation effiziente und sichere Meetings abhalten? Diese Frage stellen sich nicht nur die Mitglieder der Gremien, sondern auch Mitarbeiter, die für die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen zuständig sind. Zunächst müssen die Sitzungsmappen zu den Mitgliedern gelangen. E-Mails sind schon der Größe der Dateien wegen keine praktikable Lösung – von der Sicherheit ganz zu schweigen. Auch die Nutzung allgemein bekannter File-Sharing-Dienste verbietet sich aus Sicherheits- und Compliance-Gründung. Muss man daher ganz auf die Digitalisierung dieser Dokumente verzichten?

Mehr Sicherheit durch die richtige Digitalisierung

Viele Unternehmen verschicken in der Tat ausgedruckte Sitzungsmappen mit der Post an Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder. Damit umgehen sie zwar die Gefahren unsicherer digitaler Kommunikationskanäle, schaffen aber auch neue Risiken. Auch auf dem Postweg können Sendungen verloren gehen oder in falsche Hände geraten. Das kann ebenso mit nicht mehr benötigten aber bereits gedruckten Unterlagen passieren – schließlich hat nicht jeder einen Aktenvernichter zuhause.

Die Lösung ist also nicht einen Schritt zurück ins analoge Zeitalter zu machen, sondern auf sichere digitale Lösungen zu setzen. Damit eine Lösung für den Dokumentenaustausch als sicher gelten kann, sollten Unternehmen darauf achten, dass sie folgende Punkte erfüllt:

Hosting der Daten in zertifizierten Rechenzentren im Inland oder im EU-Rechtsraum – das ist unter anderem wichtig, um die Vorgaben der DSGVO zu erfüllen.

• Durchgehende Verschlüsselung der Datenbanken.
• Betreiberabschirmung, die gewährleistet, dass nur das Unternehmen selbst Zugriff auf die eigenen Datenräume hat.
• Trennung der Administrations- und Datenebene, was bedeutet, dass die IT-Abteilung zwar die Lösung verwaltet, selbst aber keinen Zugriff auf die in den sicheren Datenräumen abgelegten Daten besitzt.
• Möglichkeiten der sicheren Authentifizierung.
• Nachvollziehbarkeit aller Aktionen dank durchgängiger Protokollierung (Audit-Trail).

Effizienz und Sicherheit müssen kein Widerspruch sein

Hohe Sicherheitsanforderungen verbinden viele noch immer mit Komplexität in der Anwendung. Das muss aber nicht sein. Zwar beruht auch eine Lösung wie die MeetingSuite von Brainloop auf komplexen Sicherheitstechnologien, doch davon bekommen die Anwender so gut wie nichts mit. Sie werden lediglich bei der Anmeldung zu einer Zweifaktor-Authentifizierung aufgefordert, die aber auch in Sekundenschnelle erledigt ist. Um die Technologie hinter den Sicherheitsfeatures und um die Compliance mit den entsprechenden Regularien, kümmert sich der Lösungsanbieter. Durch die abgeschlossene Datenraumarchitektur wird sichergestellt, dass dabei nicht einmal Brainloop als Lösungsanbieter und -Betreiber Zugriff auf die Unternehmensdaten hat.

Der gesamte Ansatz von Brainloop lässt sich als Security by Design zusammenfassen, das heißt, Sicherheit wird von Beginn der Entwicklung aller Lösungen als Toppriorität betrachtet. Dazu gehört auch die Verpflichtung, alle Daten von Unternehmen im Inland zu speichern und eine aktuelle Zertifizierung nach gängigen Zertifikaten anzustreben. Die Einhaltung aller relevanten Richtlinien wird zudem durch regelmäßige Sicherheitsaudits überprüft.

Vor diesem Hintergrund können Gremienmitglieder unbesorgt mit bereitgestellten Dokumenten arbeiten, die sie auch online kommentieren können. In die Brainloop-Lösung ist ebenfalls ein Tool zur Online-Beschlussfassung integriert, das Abstimmungen vereinfacht. Doch nicht nur Mitglieder profitieren von der innovativen Lösung, sondern auch ihre Assistenzen, die die Meetings vorbereiten. Sie werden beispielsweise bei der Erstellung der digitalen Sitzungsmappen im Vorfeld unterstützt, ebenso wie bei der Nachbereitung und der Erstellung von Sitzungsprotokollen. Umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten entlasten die Teams und helfen dabei, menschliche Fehler zu vermeiden.

Sicher unterwegs – auf allen Geräten

Die sich immer wieder und kurzfristig ändernden Rahmenbedingungen während der Corona-Pandemie zeigen wieder einmal, wie wichtig es für Führungsgremien ist, kurzfristig Entscheidungen treffen zu können. Gerade Ausnahmesituationen lassen oft keine Zeit, um ein Meeting im gewohnten Rahmen einzuberufen. Dann müssen Entscheidungen ad hoc getroffen werden. Fundiert sollen sie dennoch sein, was bedeutet, dass Führungskräfte Zugriff auf wichtige Daten als Entscheidungsgrundlage haben müssen, wo auch immer sie sich gerade befinden. Das setzt natürlich die Nutzung mobiler Geräte voraus.

Doch mit jedem mobilen Gerät steigt auch das Risiko für Datenverstöße, -verluste, Diebstahl oder andere Unwägbarkeiten. Das kann unmittelbare Folgen haben, durch Diebstahl von Geschäftsgeheimnissen aber auch juristische Folgen, wegen Nichteinhaltung von Datenschutzrichtlinien. Deshalb ist es bei mobilen Geräten umso wichtiger darauf zu achten, auf welchen Wegen Daten übertragen werden und wo sie gespeichert sind. Am besten werden sensible Unterlagen nämlich gar nicht auf das jeweilige Mobilgerät übertragen und dort gespeichert, sondern verbleiben im sicheren Datenraum, wo sie der Mobilnutzer lediglich einsehen kann – nach gelungener Authentifizierung, versteht sich.

Ein Blick in die Zukunft

Die Pandemiebekämpfung macht immer mehr Fortschritte und es wird langsam absehbar, dass wir demnächst zu einem normaleren Leben zurückkehren können. Doch auch wenn Schulen, Restaurants und Geschäfte wieder wie gewohnt öffnen werden, heißt das nicht, dass dann auch alle Mitarbeiter wieder in gleicher Zahl ins Büro strömen werden. Das Konzept Homeoffice wird die aktuelle Krisensituation sicherlich überleben. Zwar nicht im heutigen Umfang, aber wir werden wesentlich mehr hybride Arbeitsmodelle sehen.

Außerdem versuchen immer mehr Unternehmen, an ihrer Klimabilanz zu arbeiten und auf unnötige Reisen zu verzichten. Virtuelle oder hybride Sitzungen werden daher auch in Zukunft fester Bestandteil von effizienter Gremienarbeit sein. Es lohnt sich daher umso mehr, jetzt in sichere digitale Kollaborationslösungen zu investieren.