Thought Leadership
Von der goldenen Mitte, also dem idealen Ausgleich zweier Extreme als erstrebenswertes Ziel eines ausgeglichenen Verhaltens, wusste schon Aristoteles zu berichten.
Auf das Thema Softwarenutzung bezogen bedeutet dies: Unterlizenzierung ist schlecht, weil womöglich Personen im Unternehmen nicht arbeitsfähig sind, Überlizenzierung wiederum ist gleich zum Fenster herausgeworfenes Geld. Hinzu kommen Probleme mit der Compliance. Eine UEM-Lösung wie die ACMP Suite mit ihrem Modul für Lizenzmanagement hilft dabei, beim Softwareeinsatz immer die richtige Mitte zu finden.
Systeme für Unified Endpoint Management, kurz UEM (oder auch Client Management) übernehmen die zentrale Verwaltung und Steuerung von Arbeitsplatzrechnern und Servern in einem Unternehmensnetzwerk.
Administrationsabteilungen regeln damit die erforderlichen administrativen Aufgaben auf den Clients zentral und im Idealfall komplett automatisiert. Die Automatisierung reduziert den Zeitaufwand und erhöht sowohl Zuverlässigkeit, Sicherheit als auch Produktivität von Usern und Administrationsabteilung gleichermaßen.
Klassische Bereiche des UEM sind Inventarisierung, Softwareverteilung, Patch Management und eben das Lizenzmanagement. Hier geht es darum, eine Balance zu finden zwischen Senkung der Softwarekosten und Minimierung von Compliance-Risiken. Voraussetzung dafür ist ein stets aktueller Überblick über Verfügbarkeit und Nutzung von Lizenzen. Natürlich lässt sich das Management von Lizenzen auch manuell erledigen. Ab einer Unternehmensgröße von rund 100 Clients allerdings wird der Aufwand, den Lizenzbestand permanent zu erfassen und aktuell zu halten, unverhältnismäßig groß. Wer diese Aufgaben an ein automatisiertes Lizenzmanagement auslagert, spart viel Zeit, die sich für andere wichtige Projekte nutzen lässt.
Kostensenkung ist auf der einen Seite möglich durch Lizenzkonsolidierung. Das umfasst zunächst eine Analyse, wie im Einzelnen die Software genutzt wird: ganz, gar nicht oder nur bestimmte Elemente?
Zu Beginn steht deshalb immer eine Bestandsaufnahme: Welche Lizenzen gibt es, wo fehlen welche, wie sind sie verknüpft? Resultat ist eine transparente Abbildung der im Unternehmen installierten Programme und ihrer genauen Verwendung. Überflüssige oder doppelte Lizenzen kostenpflichtiger Programme werden identifiziert und anschließend eliminiert. Zugleich lassen sich zusätzliche Investitionen in Lizenzen – unter Anbetracht erforderlicher Ressourcen – besser planen und realisieren.
Lizenzmanagement verschafft eine gute Übersicht der intern verwendeten Lizenzmodelle, von denen es im Unternehmen häufig mehrere nebeneinander gibt.
Sebastian Weber, Aagon GmbH
Vorhandene Lizenzen optimal nutzen
Lizenzmanagement verschafft zudem eine gute Übersicht der intern verwendeten Lizenzmodelle, von denen es im Unternehmen häufig mehrere nebeneinander gibt. Es erlaubt, den monetären Aufwand durch kostenpflichtige Programme gleicher Art gegenüberzustellen. Auf diese Weise erwächst ein Bewusstsein dafür, welcher Faktor ausschlaggebend für die jeweilige Softwarelizenzierung ist und wie sich die vorhandenen Lizenzen optimal nutzen lassen. Das wiederum schafft die Basis für bessere Verhandlungen mit den Softwareanbietern. Mit einem gut organisierten Lizenzmanagement können Unternehmen günstigere Vertragsbedingungen aushandeln, erhalten günstigere Preise, Rabatte oder flexiblere Lizenzmodelle.
Unterlizenzierung bedeutet Vertragsverstoß
Compliance ist ein weiteres im Zusammenhang mit dem Lizenzmanagement verbundenes Thema. Auf Basis der mit einer UEM-Lösung geschaffenen Transparenz lassen sich unternehmensinterne Richtlinien entwerfen, die nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer unternehmensinternen Compliance führen. Denn Differenzen zwischen Lizenzvolumen und tatsächlich höherer Nutzung der Software – sprich eine Unterlizenzierung – stellen immer einen Vertragsverstoß dar und damit die latente Gefahr, rechtliche Konsequenzen und Rechtskosten zu verursachen. Durch das Vermeiden von Unterlizenzierung senken Organisationen also zugleich auch ihr Compliance-Risiko. Zudem lässt sich schnell erkennen, dass Software genutzt wird, die dem Sicherheitskonzept der internen Unternehmens-IT widerspricht.
Hauptmodul zum Verwalten von Lizenzen bei der ACMP Suite ist das Lizenzmanagement. Es bildet die verwendete Software transparent ab und hilft dadurch, Kosten für deren Pflege und Investitionen in sie zu optimieren. Das Modul lässt sich intuitiv bedienen und dient auch der Erfassung von (Wartungs-)Verträgen und aller zugehöriger Lizenzen. Die IT-Abteilung hat damit eine umfangreiche Kontrolle über alle Aspekte des Lizenzmanagements: Verkettung, Zuordnung, Faktorberechnung, Down- und Upgrades sowie Zweitnutzungsrechte. Die Windows-Server-Standards CAL und RDS CAL werden erfüllt.
Identifizierung lizenzpflichtiger Software
Das ACMP Lizenzmanagement verknüpft inventarisierte Software zu Produkten mit einem weiteren Modul, dem ACMP DNA. Dabei handelt es sich um eine Fingerprint- Datenbank zur Identifizierung lizenzpflichtiger Software. Sie erkennt neue und alte Versionen installierter Software automatisch und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Kategorisierung.
So lässt sich zum Beispiel eine Kategorie für Software einrichten, die im Unternehmen allgemein nicht erwünscht ist. Die Datenbank umfasst über 14.000 Hersteller und wird täglich aktualisiert. Über sie lässt sich nicht nur kostenpflichtige Software identifizieren, sondern auch Bundles werden automatisch erkannt und bestehenden Lizenzen zugeordnet.
Ein weiteres Nebenmodul ist das ACMP AUT (Application Usage Tracking). Über dieses lässt sich detailliert die Softwarenutzung im Unternehmen ermitteln. IT-Abteilungen haben damit einen guten Überblick über ungenutzte Programme und können Einsparpotenziale identifizieren.
Das Modul arbeitet konform zu allen nationalen und europäischen Normen aus Betriebsrecht und DSGVO. Die Daten werden ausschließlich anonymisiert erhoben und erlauben keinerlei Rückschlüsse auf das individuelle Verhalten einzelner Beschäftigter. Gespeichert wird nur, ob eine Software an einem bestimmten Tag genutzt wurde – nicht wie oft und wie lange. Die Untersuchung bezieht sich zudem ausschließlich auf ausgewählte Clients und explizit festgelegte Anwendungen. Dies stellt sicher, dass in sensiblen Umgebungen keine AUT-Daten protokolliert werden. Auf Daten und Auswertungen des Moduls können nur autorisierte Fachkräfte der IT-Abteilung zugreifen.
Somit bietet Aagon ein ausdifferenziertes Produktportfolio rund um das Lizenzmanagement. Im Vorfeld eines angekündigten Audits lassen sich damit auf Knopfdruck unternehmensweite Übersichten der installierten Softwarelizenzen erstellen. „Diese haben wir Microsoft übermittelt, seitdem haben wir Ruhe“, wie der IT-Administrator eines Aagon-Kunden zufrieden berichtet.
Wer die ACMP Suite ausprobieren möchte, erhält eine kostenlose und unverbindliche Testversion unter www.aagon.com/testversion.
