IT-Budget fürs nächste Quartal aufbessern

Für viele Unternehmen ist der Beginn eines neuen Geschäftsjahres Anlass, über neue Ziele und Strategien nachzudenken. Doch nur die Wenigsten denken dabei an eine Kosten-Nutzen-Analyse unternehmenseigener Softwarelizenzen. Dabei lässt sich mit der Rekapitalisierung ungenutzter Software Assets das zur Verfügung stehende IT-Budget um ganze 50 bis 60 Prozent erhöhen.

Die Kosten für den Kauf und die Wartung von Softwarelizenzen machen einen signifikanten Teil des gesamten IT-Budgets aus. Dennoch unterziehen nur wenige Unternehmen ihre Software Assets einer systematischen Prüfung und vergeben damit die Chance, Betriebskosten zu senken, Prozesse effizienter zu gestalten und damit ihre Geschäftsziele besser zu erreichen.

Sind nämlich Software Assets bereits abgeschrieben oder ist es durch die Cloud-Strategie des Unternehmens zu Doppellizenzierungen gekommen, so handelt es sich um totes Kapital, welches sich jedoch schnell und unproblematisch rekapitalisieren lässt. Fünf einfache Tipps zeigen, wie Unternehmen ihre Software Assets optimal nutzen können:

1. Status Quo der Software kennen und auflisten

Zunächst ist es unumgänglich, sich ein vollständiges Bild von den Software Assets zu machen und diese aufzulisten. Im Zuge dieser Analyse sollte von den Mitarbeitern gleichzeitig Feedback über die Zufriedenheit und die tatsächliche Nutzung der Software eingefordert werden. Dabei zu beantwortende Fragen sind beispielsweise:

• Reichen möglicherweise kostenlose Software-Versionen aus?

• Ist ein Upgrade auf Premium-Versionen unbedingt notwendig?

• Wird das Leistungsspektrum bestimmter Software-Produkte ganz/teilweise/nur in Ansätzen ausgenutzt?

• Können bestimmte Lösungen zugunsten günstigerer Alternativen abgelöst werden?

Zunächst einmal ist es also wichtig, die Ziele des Unternehmens sorgfältig zu prüfen und eine Liste der Software aufzustellen, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich ist. Das hilft dabei, eine Prioritätenliste für die tatsächlich einzusetzende Software zu erstellen.

2. Ein Softwarewechsel ist jederzeit möglich

Können die Geschäftsziele mit der aktuellen Softwareausstattung nicht erreicht werden, etwa weil diese fehlerhaft ist oder nicht mehr den Ansprüchen genügt, dann ist das Quartalsende ein guter Zeitpunkt, die Lizenzen im laufenden Betrieb zu überprüfen und gegebenenfalls abzustoßen.

Unternehmen müssen dafür nicht auf das Auslaufen der Lizenzen warten. Die gebrauchte Software lässt sich jederzeit rekapitalisieren und in neue Softwareausstattung reinvestieren.

3. In Gebrauchtsoftware investieren

Hat die bisher durchgeführte Analyse zu der Entscheidung geführt, die
Softwareausstattung des Unternehmens zu aktualisieren, sollte auch der Kauf von gebrauchten Lizenzen in Betracht gezogen werden. Second-Hand-Lizenzen sind wesentlich günstiger als neue, aber genauso funktional, leistungsfähig und betriebssicher. Zudem ist es nicht immer notwendig, die neueste auf dem Markt verfügbare Version zu verwenden. Oft reicht eine Aktualisierung der Lizenzen ohne automatischen Umstieg auf die neueste verfügbare Version.

Hinzu kommt: Ältere Versionen sind meist ausgereifter, ihre Plattform ist stabiler und bereits mit einer größeren Anzahl von Anwendungen kompatibel. Durch den Support- und Wartungsservice bleibt die hohe Softwaresicherheit weiterhin gewährleistet. Die Ersparnis kann bis zu 66 Prozent des IT-Budgets ausmachen.

4. Intelligente Vernetzung von Cloud und On-Premise

Der exklusive Weg in die Cloud ist oft nicht die optimale Lösung. In vielen Fällen empfiehlt sich eine hybride Lizenzierungsstrategie, in der je nach Anwendungsfall Cloud- und On-Premise-Lösungen gleichermaßen zum Einsatz kommen. Während sich Cloud-Lösungen vor allem in den Bereichen Exchange, OneDrive, Skype for Business und Collaboration kosteneffizient einsetzen lassen, sieht es bei Office-Paketen anders aus. Lizenzen für Office 365 beispielsweise generieren potenziell enorme Kosten. Gerade hier können Unternehmen durch den Einsatz gebrauchter Lizenzen 50 bis 60 Prozent einsparen!

5. Berater für Gebrauchtsoftware einbeziehen

Die Rekapitalisierung von Softwarelizenzen ist wesentlich vielschichtiger, als dies für Unternehmen auf den ersten Blick ersichtlich ist. Unternehmen, die sich ernsthaft mit ihrer Lizenzstrategie auseinandersetzen möchten, um das Einsparpotenzial voll auszuschöpfen, sollten sich vor dem An- und Verkauf von IT- Experten unbedingt beraten lassen. Sie zeigen Wege auf, die Software Assets bestmöglich zu nutzen, indem sie den realen Bedarf identifizieren und entsprechend zum Kauf oder Verkauf raten.