Thought Leadership
Unternehmen zahlreicher Branchen sehen sich zunehmend nicht mehr in der Lage, offene Stellen zeitnah zu besetzen. Selbst einfache Abläufe sind folglich gestört und die Performance des gesamten Betriebs wird in Mitleidenschaft gezogen. Besonders in kleineren Firmen kann das zu einer existenziellen Belastungsprobe werden. Intelligente Prozessoptimierung kann Abhilfe schaffen.
Der Unternehmensberater Daniel Graf argumentiert für eine einfache Lösung: „Wer jetzt seine Prozesse optimiert, kann die Zeit gut überbrücken und arbeitet effizienter.” Wie die intelligente Prozessoptimierung für Unternehmen auf mehreren Ebenen stattfinden und dienlich sein kann, um dem Fachkräftemangel effektiv zu begegnen, und welche Vorteile sich dadurch für Unternehmer ergeben können, zeigt der Experte im folgenden Beitrag.
1. Die Optimierung der Wertschöpfungsprozesse
Zunächst geht es darum, Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen zu optimieren, erklärt Daniel Graf. Denn mithilfe effektiver Prozesse kann trotz fehlender Fachkräfte ein hoher Output erzielt werden. Dafür sollte im ersten Schritt eine Prozesslandkarte aufgestellt werden. Sie stellt die Kernprozesse innerhalb eines Unternehmens anschaulich dar, die direkt mit der Wertschöpfung im Zusammenhang stehen.
Eine Prozesslandkarte dient dazu, dem Unternehmer ersichtlich zu machen, wie sein Vertrieb derzeit strukturiert ist, wie die Abwicklung der Aufträge gestaltet ist und was hinter der Evaluation steckt. Der Unternehmensberater gewährt diesen drei Bereichen Vorrang, da sich hier ein Ausfall von Mitarbeitern unmittelbar auf den Umsatz auswirken würde.
Im zweiten Schritt wird eine Wertstromanalyse durchgeführt: Sie verknüpft die identifizierten Prozesse mit dem jeweiligen zeitlichen Aufwand. Wie lange dauert im Durchschnitt der Sales-Prozess? Und wie viel Zeit wird in die Evaluation investiert? Die Wertstromanalyse verschafft eine Übersicht über die Bereiche im Unternehmen, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen. So erlangt der Unternehmer auch Klarheit darüber, an welchen Stellschrauben zuerst gedreht werden sollte.
Die identifizierten Punkte, die besonders viel Arbeitszeit beanspruchen, können im dritten Schritt gezielt optimiert werden. Hierfür prüft Daniel Graf für seine Kunden, ob beispielsweise der Einsatz von Software oder die Automatisierung geeignete Lösungen sind. Sind die passenden Lösungen implementiert, werden dadurch personelle Kapazitäten frei, die in Zeiten des Fachkräftemangels an anderer Position dringend benötigt und eingesetzt werden können.
2. Die Optimierung von unterstützenden Prozessen
Im Rahmen einer ganzheitlichen und zielführenden intelligenten Prozessoptimierung sollten Unternehmen jedoch nicht lediglich die Prozesse in Angriff nehmen, die für die Wertschöpfung relevant sind. Ein besonders hohes Potenzial besteht auch bei den unterstützenden Prozessen, die für geregelte Abläufe innerhalb des Unternehmens sorgen – wie etwa die Rechnungsstellung, das Angebotswesen, der IT-Support, die Verwaltung und die Buchhaltung.
Gerade bei Unternehmen, in denen unterstützende Prozesse immer noch manuell stattfinden, besteht ein extrem hohes Optimierungspotenzial. Eine gezielte Digitalisierung repetitiver Aufgaben hilft beispielsweise dabei, das Stundenvolumen der dort gebundenen Belegschaft deutlich zu reduzieren. Ziel sollte es dabei nicht sein, Stellen abzubauen – im Gegenteil: Angestellte, die über einen längeren Zeitraum an den unterstützenden Prozessen beteiligt waren, können in neue, weniger optimierbare Arbeitsbereiche integriert werden, wodurch auch Rekrutierungskosten gespart werden.
Sie kennen das Unternehmen bereits und können sich in der Regel in neue Aufgaben schneller einarbeiten als ein neu rekrutiertes Teammitglied. Indem bestehende Angestellte im unterstützenden Bereich entlastet und neuen Bereichen innerhalb der Firma zugewiesen werden, können mit einem Team gleicher Größe höhere Umsätze erzielt werden.
Das Endergebnis: Was Unternehmer erwarten können
Wie zuvor beschrieben, setzt die von Daniel Graf favorisierte Form der intelligenten Prozessoptimierung auf mehreren Ebenen an. Zum einen reduziert sich der Zeitaufwand der Mitarbeiter im Betrieb, sodass Kapazitäten neu zugeteilt werden können. Bei einer Belegschaft gleicher Größe und damit bei gleichbleibenden Personalkosten können folglich mehr Aufträge abgewickelt werden.
Wie der Experte für Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung seinen Kunden zeigt, geht die Prozessoptimierung zudem mit einer Vereinfachung einzelner Arbeitsschritte einher. So sinken gleichzeitig die Anforderungen, die an einen Bewerber in der jeweiligen Position gestellt werden. Plötzlich müssen Betriebe nicht mehr gezielt am Arbeitsmarkt nach den wenigen Fachkräften suchen, die schon über Berufserfahrung in der jeweiligen Position verfügen. Stattdessen könnten weniger gut qualifizierte Bewerber eingeladen werden, sofern sie eine schnelle Auffassungsgabe mitbringen.
Hinzu kommt die Gelegenheit, die neue Prozessstruktur durch den TÜV zertifizieren zu lassen. Das damit erlangte Siegel steigert ebenfalls die Attraktivität als Arbeitgeber, da es einen gut strukturierten und für die Zukunft aufgestellten Betrieb kennzeichnet. Im Konkurrenzkampf um Bewerber können solche vermeintlichen Details von großer Bedeutung sein.
Diese vier Vorteile bringt die intelligente Prozessoptimierung
Auf welche konkreten Vorteile können sich Unternehmen freuen, die sich zur Optimierung entschließen und dem Ansatz von Daniel Graf folgen? Die klug konzipierte Optimierung von Prozessen im Unternehmen reduziert zum einen die benötigte Arbeitszeit, sodass neue Kapazitäten frei werden. Gleichzeitig erweitern heruntergebrochene Aufgaben die Zielgruppe an neuen potenziellen Mitarbeitern, die eine Stelle besetzen können.
Auch finden durch den Schritt der Zertifizierung Arbeitsschritte nicht im Verborgenen statt und das Profil des Arbeitgebers wird am Bewerbermarkt deutlich gestärkt. Der wirtschaftliche Vorteil, der daraus entsteht, dass man einen größeren Output mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern erreichen kann, liegt auf der Hand: Umsätze und Gewinne werden bei entsprechender Auftragslage steigen. Ein Teil dieser Zuwächse könnte dazu verwendet werden, die Löhne der Belegschaft anzuheben. Das wiederum hat einen Konkurrenzvorteil am Arbeitsmarkt zur Folge, der den positiven Kreislauf wiederum verstärken kann.
