In 5 Schritten innovative Softwarelösungen richtig nutzen

Mit dem Durchbruch von künstlicher Intelligenz und Machine Learning sieht die B2B-Softwareindustrie aktuell so viele Innovationen wie seit langer Zeit nicht mehr. Contenterstellung, Analysen, Recherchen, administrative Aufgaben und mehr können von smarter und automatisierter Technik mittlerweile verlässlich übernommen werden.

Aber durch die ständigen Veränderungen in der Technologielandschaft müssen Unternehmen sorgfältig hinterfragen, wie diese innovativen Tools und Softwarelösungen effektiv in die aktuellen Arbeitsabläufe integriert werden können.

Das ist keine leichte Aufgabe – doch der Druck auf Organisationen, technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben, ist groß. Oft stürzen sich Unternehmen vorschnell auf vielversprechende Tools, nur um später festzustellen, dass diese nicht in ihre Arbeitsabläufe passen oder wichtige Anforderungen in ihrem Unternehmensumfeld nicht erfüllen können. Dies führt zu ungenutzten Ressourcen, Budgetbelastungen und unerwarteten Sicherheitsrisiken.

Führungskräfte müssen heutzutage nicht nur entscheiden, ob sie den technologischen Trends folgen, sondern auch, wie sie diese nahtlos in ihre bestehenden Strukturen integrieren können. Daher ist es entscheidend, einen klaren Plan für die Einführung von innovativen Technologien zu entwickeln und sicherzustellen, dass Nutzende sowohl beim ersten Einsatz als auch langfristig die nötige Unterstützung erhalten.

Softwarelösungen: Der 5-Schritte-Plan zur erfolgreichen Integration von Innovationen

Die korrekte Integration von innovativen Technologien maximiert ihren Nutzen und verhindert Fehlinvestitionen. Der von Lucid erstellte 5-Schritte-Plan zur Integration von Innovationen in Unternehmen beschreibt die wichtigsten Schritte, ergänzt um praktische Beispiele:

Schritt 1: Die Lernphase

In dieser Phase erfolgt eine gründliche Analyse des Einsatzbereichs der Technologie, der aktuellen IT-Landschaft und der internen Bedürfnisse der Teams, die das neue Tool nutzen werden. Ziel ist es, zu verstehen, wie Angestellte das Problem, das die Software in Zukunft lösen soll, aktuell bewältigen. Dies hilft, die Anforderungen und bestehenden Workflows zu verstehen, während die bestehende IT-Struktur analysiert und mögliche Hindernisse identifiziert werden.

Praktische Strategien für die Lernphase:

• Teams sollten einen Research-Plan erstellen. Durch ihn lassen sich übersichtlich die zentralen Informationen bündeln, darstellen und vertiefen. Der Plan ist in drei Bereiche aufgeteilt:
  • Das Problem – hier wird das durch die neue Technologie zu lösende Problem näher definiert und beschrieben.
  • Die Ziele – was muss die Innovation mitbringen, um das Problem lösen zu können und was sollte das finale Ergebnis sein?
  • Die Research-Fragen – weiterführende Fragen, die von diesen Problemen und Zielen abgeleitet werden und vor der Einführung geklärt werden müssen.

• Basierend auf dem Research-Plan müssen nun Daten gesammelt und aggregiert werden. So können die Pain Points des Unternehmens und der Angestellten konkretisiert und priorisiert werden.

• IT-Teams sollten außerdem in Zusammenarbeit mit den nutzenden Teams ihre Workflows visualisieren. So wird sichtbar, welche Nutzer:innengruppen involviert sind, welche Abhängigkeiten bestehen und was für die Einführung der Lösung nötig ist. Benötigte Daten, Zugriffsrechte, Fachkenntnisse, APIs und mehr können so erkannt werden.

Schritt 2: Die Findungsphase

Mit einem besseren Verständnis für das Problem, dass eine technologische Anwendung lösen muss, wird in der nächsten Phase definiert, welche Lösungen für das Unternehmen in Frage kommen. Selten gibt es genau ein Tool, das die gesamte Bandbreite an Funktionen bietet, nach der ein Unternehmen sucht; stattdessen gibt es verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Leistungsumfängen.

Praktische Strategien für die Findungsphase:

• Das Team muss einen Auswahlprozess definieren, um Lösungen anhand vordefinierter Parameter zu bewerten.

• Anhand dieser Parameter sollte ein Brainstorming stattfinden, um nötige Funktionen und mögliche Anwendungen, die diese Funktionen bieten, zu identifizieren

• Aus diesem Brainstorming kann das Team nun die besten Lösungen für die nächste Phase priorisieren.

Schritt 3: Die Testphase

In dieser Phase werden die ausgewählten Innovationen unter realen Unternehmensbedingungen getestet, um zu sehen, ob die Lösung zur IT-Umgebung, den Workflows und den Nutzenden passt. Das Testing sollte möglichst kostengünstig sein und möglichst viele Nutzungsdaten liefern. So kann im nächsten Schritt eine fundierte, datenbasierte Softwareentscheidung getroffen werden.

Praktische Strategien für die Testphase:

• Die in der Lernphase identifizierten relevanten Zielgruppen sollten in die Testphase involviert sein. So wird die Software aus verschiedenen Blickwinkeln und von verschiedenen Anspruchsgruppen getestet.

• Ein sehr spezifischer Fragebogen begleitet die Tests.

Schritt 4: Die Iterationsphase

Nachdem die besten Softwareoptionen getestet und der passende Anbieter identifiziert wurde, wird in der Iterationsphase geprüft, welche spezifische Lösung zu den Anforderungen der Organisation passt und welchen Umfang die Lösung haben sollte. Es ist oft ein Instinkt, direkt so viele Funktionalitäten wie möglich zu implementieren. Doch häufig ist das Wissen zum effektiven Einsatz des Produktes noch nicht ausgereift genug, um wirklich zu beurteilen, welche Funktionen notwendig sind und welche eventuell nur die IT-Struktur verkomplizieren oder später zum Kostenfaktor werden könnten.

Praktische Strategien für die Iterationsphase:

• Es muss der MVP gefunden werden – MVP steht in diesem Fall für das Minimum Viable Product und ist dem Produktdesign entliehen. Mit dem MVP wird der kleinstmögliche Funktionsumfang für die Software bestimmt und eingeführt. Das minimiert Risiken, ermöglicht aber auch die spätere Erweiterung, wenn die Teams mehr Einblick in die Technik und ihre Anforderungen haben.

• Kritische Annahmen müssen getroffen werden. Diese definieren, wann die Produkteinführung als erfolgreich angesehen wird. Darauf basierend wird das MVP mit allen nötigen Features erstellt.

• Anschließend werden echte Nutzungsdaten im Testing des MVP in verschiedenen Use Cases gesammelt und die finale Implementierung vorbereitet.

Schritt 5: Die Implementierungsphase

Schließlich ist es an der Zeit, die neuen Anwendungen vollständig in den Unternehmensbetrieb zu integrieren. Während sich die ersten vier Phasen in erster Linie auf die Lösung selbst konzentrierten, geht es in der Implementierungsphase darum, die erforderlichen Personen und Systeme zu orchestrieren. Das sichert eine erfolgreiche Nutzung. Diese Phase ist sehr funktionsübergreifend und erfordert die Koordinierung vieler verschiedener Teams.

Praktische Strategien für die Implementierungsphase:

• Die internen Anspruchsgruppen müssen definiert werden. Ein Überblick über die verschiedenen Nutzer:innen der Software ermöglicht es, bessere Support- und Trainingsmaterialien zu erstellen.

• Das bedeutet, dass Schulungen und Langzeitsupport für die neue Lösung konzipiert und kommuniziert werden. Ein Support-Übergangsplan kann helfen, benötigte Ressourcen zu visualisieren und das neue Produkt über einen längeren Zeitraum hinweg zu pflegen. Der Plan zeigt auf, welche Skills die Mitarbeitenden benötigen, welche Trainings wann durchgeführt werden müssen sowie wer welche Ressourcen für den Support bietet.

Warum ist die strategische Integration von innovativen Technologien so wichtig?

Diese systematische Integration ermöglicht es Unternehmen, die neuesten Technologien und Innovationen schrittweise zu bewerten und in diese zu investieren, ohne dabei unnötige Risiken einzugehen. Es hilft, den Fokus auf die eigenen Prozesse zu schärfen, erleichtert die Arbeit der Mitarbeitenden und eröffnet im besten Fall neue Möglichkeiten für sie im Arbeitsalltag. Das ist nicht nur ein wichtiger Faktor für den wirtschaftlichen Geschäftserfolg, sondern auch für das Halten von Fachkräften, die sich so stetig weiterentwickeln können.