Effektiv digital zusammenarbeiten

Die Corona-Krise hat gezeigt, wie wichtig digitale Zusammenarbeit für die Geschäftskontinuität ist. Microsoft Teams ermöglicht dies einfach und sicher. Bei der Einführung sollten Unternehmen jedoch einige wichtige Aspekte beachten.

Ein Interview mit Andreas Krüger, Principal Consultant bei SoftwareONE.

Verhilft die Corona-Krise der digitalen Zusammenarbeit zum Durchbruch?

Andreas Krüger: Schon bevor das Coronavirus die Arbeitswelt aus den Fugen brachte, erfreuten sich Collaboration Tools wie Cisco Webex Teams, Slack, Google Docs oder Microsoft Teams zunehmender Beliebtheit. Aber tatsächlich: Seit März dieses Jahres haben sie noch einmal einen deutlichen Schub erhalten. So stiegen die Nutzerzahlen von Microsoft Teams innerhalb von nur einer Woche um zwölf Millionen auf 44 Millionen. Viele Unternehmen haben mittlerweile festgestellt, dass digitale Zusammenarbeit nicht nur Vor-Ort-Termine ersetzen kann, sondern auch die Produktivität steigert. Selbst Skeptiker von Online-Meetings konferieren mittlerweile routiniert in virtuellen Runden.

Was ist das Besondere an Teams?

Andreas Krüger: Teams ist die Collaboration-Plattform von Microsoft und dient als zentraler Einstiegspunkt in Microsofts Cloud-Universum. Damit lässt sich Projektarbeit zielgerichtet beschleunigen. Die zahlreichen Office-365-Dienste werden in einer Benutzeroberfläche vereint. Die verschiedenen Services laufen im Hintergrund und werden durch den Teams-Client in einem nutzerfreundlichen Dashboard eingebunden. Dadurch wird Teams zu einem umfangreichen Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug – besonders geeignet für Projektteams, deren Zusammenarbeit von hoher Frequenz und Intensität geprägt ist. Die Software lässt sich individuell für die jeweilige Gruppenarbeit konfigurieren. Anwender können damit zum Beispiel Videokonferenzen führen und Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente sowie andere Dateien in der Gruppe teilen und bearbeiten. Alle Mitglieder einer Gruppe sehen den aktuellen Bearbeitungsstatus der gemeinsam genutzten Inhalte. Sie kommunizieren strukturiert per Gruppenkonversation und legen Informationen nachvollziehbar ab. Die bekannte und manchmal lästige ungeordnete Kommunikation via E-Mail bleibt außen vor.

Was unterscheidet Teams von anderen Collaboration Tools?

Andreas Krüger: Im Vergleich zu anderen Lösungen bietet Teams ein paar entscheidende Vorteile. Zum einen ist es perfekt in den Microsoft-Kosmos integriert. Unternehmen, die ohnehin Produkte des Herstellers verwenden, können Teams daher mit wenig Aufwand einführen. Besonders komfortabel ist das Bedienkonzept: Sämtliche Office-365-Services sind unter dem zentralen Dashboard vereint, sodass sie sich von dort aus starten lassen und im Hintergrund laufen. Zudem können Kunden über Schnittstellen auch Anwendungen von Drittanbietern einbinden.

Wem das zu viel Abhängigkeit von Microsoft ist, kann auf konkurrierende Anwendungen wie Slack oder Webex Teams setzen. Das bedeutet aber auch: Unternehmen fördern so die Heterogenität ihrer IT-Landschaft – und müssen ihre Mitarbeiter zusätzlich in Administration und Nutzung schulen. Mehraufwand fällt eventuell auch an, um für Datensicherheit und -schutz zu sorgen. 

Stichpunkt Datenschutz – wie sieht es hier bei Microsoft aus?

Andreas Krüger: Bezüglich Security und Datenschutz sind Anwender bei Teams auf der sicheren Seite. Es gelten die gleichen Datenschutz-Standards wie bei jedem andern Microsoft-Produkt. Teams entspricht den Richtlinien der DSGVO und speichert Daten vorrangig in Rechenzentren in Deutschland oder einem anderen EU-Mitgliedsstaat. Dabei wird transparent dargestellt, an welchem Standort die Daten liegen. Zudem bietet die Lösung Security-Features wie Multifaktorauthentifizierung und Identitätsmanagement. Damit sind Administratoren etwa in der Lage zu definieren, aus welchen Ländern oder Weltregionen Externe einer Gruppe beitreten können.

Zu beachten ist allerdings: jeder Anwender kann prinzipiell beliebige Nutzer zur Mitarbeit in einer Gruppe einladen. Daher sollten Unternehmen im Vorfeld unbedingt ein rollenbasiertes Nutzungskonzept erarbeiten, in dem primär Identitätsmanagement, IT-Sicherheit und Datenschutz im Kontext betrachten werden. Nur so lässt sich sinnvoll definieren, wer wann wie zu was Zugang und welche Zugriffsrechte erhält.

Sollten weitere Vorarbeiten umgesetzt werden?

Andreas Krüger: Oft versuchen Geschäftsführung und IT-Abteilung bei einer neuen Plattform, alle möglichen Prozesse genau zu definieren. Im Fall von Teams empfiehlt sich das nicht. Die Nutzer finden selbst den Weg und die Werkzeuge zum strukturierten Arbeiten in der Gruppe. Zu viele Regeln schränken die Adoption des Dienstes ein.

Jedoch muss eines klar sein: Microsoft Teams beendet intern das unkontrollierte Nutzen von Messaging-Apps. Unternehmen gelingt es damit, Kommunikation und Datenaustausch der Mitarbeiter in einer App zu kanalisieren. Die Anwender bekommen ein Standardwerkzeug zum engen und produktiven Zusammenarbeiten an die Hand, wodurch ihre Zufriedenheit steigt – so die Theorie. Damit das tatsächlich eintritt, müssen Unternehmen ihre Belegschaft auf die Veränderung kommunikativ vorbereiten. Auf diese wartet eine neue Arbeitsweise im Team, die nur motivierend wirkt, wenn klar ist, wie die neue Plattform und ihre vielen Tools den Alltag und die Aufgabenbearbeitung erleichtern.

Das verlangt vermutlich einiges an Change Management ab?

Andreas Krüger: Richtig, das Anpassen von technischen Prozessen ist nur eine Seite der Medaille. Auf organisatorischer Seite empfiehlt es sich, vor der Implementierung eine Ist-Analyse durchzuführen und Defizite in der bisherigen Zusammenarbeit zu beleuchten. Auf dieser Grundlage werden Anwendungsfälle definiert und Benutzergruppen aufgebaut. Daher sollte unbedingt ein Verantwortlicher das Projekt steuern, der alle anderen Führungskräfte und Entscheidungsträger zusammenbringt. Zu klären gilt es aber auch, was mit den alten Diensten und Daten passieren soll. Im Idealfall fangen Mitarbeiter in der Übergangszeit an, selbst die relevanten Daten zu migrieren, die für das Nutzen von Teams relevant sind.

An dieser Stelle lohnt es zu prüfen, einen erfahrener IT-Dienstleister ins Boot zu holen. Er kann beispielsweise bei der Planung, der Implementierung und Konfiguration von Teams unterstützen oder sogar den Betrieb übernehmen. Dessen Transferwissen aus anderen Implementierungen hilft ihm, Besonderheiten zu lösen, die jedes Unternehmen hat. Das können Branchenvorschriften, spezielle Datenschutzanforderungen oder komplexe Firmenstrukturen sein. So gelingt es, die Vorteile der modernen Kollaborationsmöglichkeiten voll auszuschöpfen.

Vielen Dank für das Gespräch!