E-Invoicing modernisiert P2P

Richtlinien-Entwurf der EU stellt die Weichen für elektronischen Rechnungsaustausch in der Privatwirtschaft. Verbunden mit digitalisierten Einkaufsvorgängen wird der Weg frei für vollständig automatisierte Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung.

„VAT in the Digital Age“ (ViDA) heißt der Richtlinien-Entwurf, der faktisch auf eine E-Rechnungspflicht auch in Deutschland hinausläuft. Er soll transnationale Hürden wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung überwinden und bedingt eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing in einem einheitlichen Standard. In Deutschland wird elektronischer Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand vom Bund und ersten Ländern mittlerweile verlangt – gleiches würde durch ViDA dann auch für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft gelten.

Mit EU-Starthilfe könnte E-Invoicing künftig also zum Standard werden. Immer mehr Firmen geben inzwischen eine Rechnungs-E-Mail-Adresse an und akzeptieren keine Papierrechnungen mehr. An diese Adresse einfach eine PDF-Rechnung zu schicken, ist aber noch kein echtes E-Invoicing. Dieses bedeutet vielmehr, elektronische Rechnungen in einem strukturierten XML-Datenformat (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) auszustellen, zu übermitteln und so zuzustellen, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen sowie verarbeiten kann. Dafür benötigt er eine Softwarelösung, welche die elektronischen Rechnungen in seine ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme übernimmt.

Rechnungsbearbeitung in der Hälfte der Zeit

Die xSuite Group ist spezialisiert auf die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung  in SAP und unterstützt Unternehmen beim E-Invoicing. Ihre Lösung holt eingehende XML-Rechnungen ab, liest die Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems. Sie unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate sowie die Einbindung von E-Rechnungsportalen.

Zwischen 50 bis 60 Prozent kürzere Durchlaufzeiten lassen sich bei einer elektronischen, automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung erzielen. Arbeitsprozesse werden schneller und Fehler minimieren sich, denn stupide Routineaufgaben wie manuelle Datenerfassung entfallen für das Rechnungswesen. Auch Transaktionsfehler reduzieren sich deutlich und Rückfragen ergeben sich nur noch selten. Eine deutlich höhere Transparenz sorgt schließlich für reibungslosere Monats- und Jahresabschlüsse sowie bessere Skontoausnutzung. Ein klarer Vorteil, um konkrete Aussagen zur Liquidität des Unternehmens treffen zu können.

xSuite Business Partner Portal: Dashboard für Geschäftspartner

P2P für Einkauf und Buchhaltung

Nicht nur bei der Rechnungsverarbeitung, sondern insbesondere auch bei den vorgelagerten Prozessen im Einkauf bieten sich Unternehmen gute Chancen, ihren Digitalisierungsgrad weiter zu erhöhen. Heute muss angesichts gestörter Lieferketten sehr viel häufiger und vor allem auch früher umdisponiert werden. Der Einkauf ist damit gefordert, schnell und flexibel zu reagieren. Das geht am besten durch einen hohen Automatisierungsgrad – für den Digitalisierung eine wesentliche Voraussetzung ist. Das entlastet den Einkauf von manuellem Workload und es entsteht der Freiraum, auf die neuen Herausforderungen reagieren zu können.

Die Workflowlösungen der xSuite stellen eine ideale Verbindung zwischen den Prozessen in Einkauf und Buchhaltung her. Sie vereinfachen die interne Bedarfserfassung bis hin zum Versand der Bestellung und verarbeiten eintreffende Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. xSuite verbindet dabei Komponenten für die Rechnungseingangsbearbeitung mit solchen zur Bearbeitung von Auftragsbestätigungen und automatisierten Wareneingangsbuchungen in SAP. Auf diese Weise werden auch die der Rechnungsverarbeitung vorgelagerten Prozessschritte standardisiert, was den Automatisierungsgrad der Gesamtlösung nochmals steigert. Der Weg ist bereitet für durchgängige, automatisierte, SAP-integrierte P2P-Szenarien, einschließlich elektronischer Archivierung.

Bis zur Dunkelverbuchung

Von einer digitalen, prozessoptimierten Beschaffung profitiert in jedem Fall die kreditorische Buchhaltung: Eine Rechnung mit zugrundeliegender Bestellung lässt sich nämlich viel schneller und einfacher verarbeiten. Sobald im Zuge der Bedarfserfassung bereits alle notwendigen Freigaben erteilt wurden und es, per Definition, keine Abweichung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung mehr gibt, erfolgt eine 100-prozentig automatisierte Verarbeitung. Die Prozesse sind ganzheitlich verbunden, von der Bestellung bis zur Bezahlung. Damit ist der automatisierte Durchlauf einer Rechnung bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (sogenannte Dunkelbuchungen) möglich. Abgleichmechanismen wie 3-Way-Match erhöhen nochmals die Sicherheit des Prozesses, vor Fehlern ebenso wie vor Betrugsversuchen.

Cloudbasierte Lieferantenportale

Die beschriebenen P2P-Szenarien lassen sich perfekt über die Cloud abbilden. Speziell für SAP-Anwenderunternehmen hat xSuite daher auf der SAP Business Technology Platform (BTP) ihr „Business Partner Portal“ entwickelt – eine zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente austauschen können. Diese werden aus dem Portal automatisch nach SAP übernommen – auch hier wieder eine maßgebliche Arbeitserleichterung für die Fachabteilungen.

xSuite Business Partner Portal: Dashboard für Lieferanten

Auch Künstliche Intelligenz automatisiert

Noch einmal ganz neue Möglichkeiten der Automatisierung eröffnen sich, wenn man elektronische Workflows mit Künstlicher Intelligenz ergänzt. Beispiele sind selbstlernende Datenextraktion, automatische Kontierungsvorschläge (aus denen die Beschäftigten nur noch auswählen müssen) oder Vorschlagsfunktionen für die passende Sachbearbeitung einer Rechnung bereits während der Validierung.

Garant der Digitalisierung

Auf dem Weg hin zu einem echten, wirksamen E-Invoicing im B2B-Geschäft ist der konsequente Abschied von jeglichen Papierdokumenten einMuss. Umfassende, durchgängige Prozesslösungen – standardisiert und technologisch auf die Zukunft ausgerichtet, mit Blick auf effiziente P2P-Prozesse – sorgen dafür, dass Fachabteilungen wie Einkauf und Buchhaltung nachhaltig schneller und nahezu fehlerfrei arbeiten und Unternehmen ihre Liquiditätsplanung und kritischen Geschäftsprozesse deutlich besser steuern können. Flankiert von den Vorgaben und Empfehlungen der EU ist E-Invoicing damit grenzüberschreitend Garant der Digitalisierung geworden.