Thought Leadership
Die Digitalisierung schreitet seit geraumer Zeit praktisch in allen Bereichen voran, doch viele Firmen und moderne Unternehmen hinken dabei noch dem aktuellen Stand der Technik hinterher. Dies führt dazu, dass sich in manchen Büros immer noch Berge von Papier stapeln, obwohl man das Ganze inzwischen deutlich eleganter lösen könnte.
Gelingen kann die digitale Transformation dabei mit geeigneten Dokumentenmanagement-Systemen, mit denen sich die Mitarbeiter nach und nach vertraut machen.
In vielen Unternehmen hat die Digitalisierung schon in den verschiedensten Bereichen Einzug gehalten und wurde erfolgreich umgesetzt. So hat jedes vierte Unternehmen bereits die aktuellsten Papierakten digitalisiert. In knapp 40 Prozent der Unternehmen findet bereits jetzt seltener ein Ausdruck statt, als das noch vor einem Jahr der Fall gewesen ist. Diese erfreuliche Entwicklung wird dadurch relativiert, dass etliche Konzerne in Sachen moderner Technologie aber auch noch einen erheblichen Rückstand haben und sich unmittelbar um eine Lösung kümmern müssen, die ihren Anforderungen gerecht wird. Im Zuge dessen stellen sich nicht nur viele Geschäftsführer die Frage, an welchen Stellen sie überhaupt ansetzen können, damit die übrigen Prozesse im Unternehmen währenddessen ungehindert weiterlaufen können. Die SOP und Trainingsmanagement Software DHC VISION ist zum Beispiel ein System zum Management von Dokumenten, das einen Fokus auf die Verwaltung und die Lenkung von Dokumenten legt. Nichtsdestotrotz macht die Digitalisierung auch ein Umdenken bei allen Beteiligten notwendig.
Eine Veränderung der Systematik, die dem Arbeiten zugrundeliegt, ist dabei unumgänglich:
1. Scanner und Faxgeräte müssen angeschafft werden
2. Elektronisches Handling von Notizen ist empfehlenswert
3. Veränderung der Kommunikation auf externer und interner Ebene
Firmen ist ein ganzheitlicher Ansatz zu empfehlen, der auch die Umstellung auf digitale Lieferscheine und Rechnungen inkludiert.
Daten müssen zentral zusammengeführt und richtig strukturiert werden
Eine effiziente Digitalisierung legt Wert auf eine zentrale Zusammenführung der Daten und auf eine sinnvolle Struktur.
Entscheidend ist im Rahmen einer erfolgreichen Digitalisierung, dass sämtliche Daten, die sich irgendwo in einer Firma befinden, zentral und digital genutzt werden können, zumal sich sonst der Nutzen der modernen Struktur nicht in Gänze zeigt. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sind dazu in der Lage, nicht nur die Daten aus Aktenordnern und Fileservern miteinzubeziehen, sondern auch solche aus Mail-Postfächern und Aktenordnern.
In der Praxis kann das alles dann wie folgt ablaufen:
- Alle Dokumente werden verschoben in ein DMS
- Gelingen kann das einfach per Drag & Drop
- Die Erfassung der Daten erfolgt automatisch
Je nach Güte der Softwarelösung, die gewählt worden ist, verschlagwortet diese automatisch die erfassten Daten. Das sorgt dafür, dass Mitarbeiter unter anderem schnell per Suchbegriff ein digitales Dokument wiederfinden können, auch wenn die gesamte Anzahl kaum zu überblicken ist. Wichtig ist dabei vor allem auch eine sinnvolle und gut durchdachte Struktur, die professionelle Softwarelösungen aber auch selbst kreieren können. Wichtig ist, sich mit dem genauen Nutzen vorab auseinanderzusetzen und auch den Leistungsumfang zu überblicken. Da die gesamte Arbeit schon aufwendig genug ist, sollten hierbei auch keine unnötigen Einsparungen an erster Stelle stehen.
Die Digitalisierung von Papierdokumenten gelingt mit Dokumentenscannern
Mithilfe von professionellen Dokumentenscannern können Papierdokumente schnell und einfach digitalisiert werden
Ein sehr wichtiger Schritt im Rahmen des gesamten Prozesses ist in Unternehmen die Digitalisierung von Papierdokumenten. Bei dieser Aufgabe haben die meisten Firmen die größten Bedenken, denn entsprechende Dokumente sind meistens in großer Zahl vorhanden und der Aufwand deshalb immens. Glücklicherweise können professionelle Dokumentenscanner die Arbeit nicht nur erheblich vereinfachen, sondern auch zügig erledigen. Dann muss mit dem Ganzen nicht mehr zwangsläufig ein hoher Aufwand verbunden sein:
| Art | Vorteile | Nachteile |
| Günstige Dokumentenscanner | Anschaffungspreis | Geringerer Leistungsumfang |
| Teure Dokumentenscanner | Schnellere Arbeit und besseres Handling | Höhere Kosten |
Einen guten unterscheidet von einem schlechten Dokumentenscanner für Businesskunden die Eigenschaft, Vorder- und Rückseite gleichzeitig scannen zu können. Günstige Geräte, die diese Funktionalität meistens nicht besitzen, erschweren den Arbeitsprozess und sorgen für Frust bei den Anwendern, wenn das Dokument eigenhändig gewendet werden muss. Insgesamt lohnt sich die Digitalisierung in diesem Bereich nicht nur, weil im Nachhinein ein wesentlich schnellerer Zugriff auf die Daten möglich ist, sondern vor allem auch vor dem Hintergrund, dass die vielen Akten im Anschluss vernichtet werden können. Das spart jede Menge Platz ein und schafft damit auf logistischer Ebene wiederum völlig neue Möglichkeiten.
Optimale digitale Workflows können standortübergreifend genutzt werden
Abschließend ist es auch wichtig, den neuen digitalen Workflow nicht nur beispielsweise in der Zentrale durchzusetzen, sondern vielmehr einen ganzheitlichen Ansatz dabei zu verfolgen. Dieser fängt auf der kleinsten Ebene an und zwar damit, dass ein digital erfasstes Dokument in einem Manager-Programm anderen Mitarbeitern zur Be- und Überarbeitung zugewiesen werden kann. Dafür bieten aktuelle Programme spezifische Einträge in der Aufgabenverwaltung an, mit dessen Hilfe berechtigte Personen festgelegt werden können. Nicht unwichtig ist bei dem Bearbeitungsprozess auch die Möglichkeit, Dokumente kommentieren zu können. Das gestaltet sich nach einer erfolgten Digitalisierung wesentlich einfacher und auch die erneute Bearbeitung kann leichter erfolgen.
Entscheidend ist Folgendes:
1. Alle Informationen müssen zu jeder Zeit übersichtlich jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen, der an dem Vorgang beteiligt ist
2. Es sollten nicht nur elektronische Projektakten gepflegt werden, sondern auch den Kunden spezifische Akten zugewiesen werden
Besonders interessant ist die erläuterte Vorgehensweise gerade auch für KMU, also kleine und mittelständische Unternehmen, bei denen allerdings der Grad des Nutzens direkt von der Güte der Umsetzung abhängig ist. Im Idealfall ist dann ein standortübergreifender Zugriff auf alle relevanten Informationen möglich, ohne dass dabei kostspielige Verzögerungen den Prozess verlangsamen.
