Automatisierte Rechnungsverarbeitung: komfortable Buchhaltung von hoher Qualität

Rechnungen auf Papier, die manuell geprüft werden, stellen ein Hindernis für effiziente und transparente Prozesse in der Buchhaltung dar. Denn Mitarbeiter sind zu lange mit standardisierten Aufgaben beschäftigt, beim Abtippen schleichen sich leicht Fehler ein und die Compliance wird womöglich nicht immer korrekt eingehalten. Vor all diesen Herausforderungen stand auch die ifm-Unternehmensgruppe. Deshalb begab sie sich auf die Suche nach einem System, das die Rechnungsverarbeitung digitalisiert und automatisiert – und fand mit dem FIS/edc Rechnungseingangsmonitor die ideale Lösung.

Inzwischen hat sie die Buchhaltungsprozesse harmonisiert und digital transformiert. Von den Anfängen des Projektes bis zum internationalen Rollout in immer mehr Ländern.

Die Kosten reduzieren, die Effizienz steigern, die Transparenz erhöhen, die Compliance gewährleisten: Diese Ziele verfolgte die ifm-Unternehmensgruppe, als sie vor einigen Jahren nach einer Softwarelösung für ihr Rechnungswesen suchte. Bis dahin hatten sich bei dem 1969 in Essen gegründeten Weltmarktführer für Sensortechnik zwar bestimmte Prozesse für bestellbezogene und nicht-bestellbezogene Rechnungen etabliert; effizient und zufriedenstellend waren diese aber nicht.

Automatisierte Rechnungsprüfung mit dem Rechnungseingangsmonitor

„Wir hatten eine klare Aufgabentrennung bei den bestellbezogenen Rechnungen zwischen Verwaltung und Einkauf“, erinnert sich Karsten Reinert, Fachreferent für Accounts Payable Key User Projects bei der ifm group services GmbH. Getrennt waren nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Standorte beider Abteilungen. Die Rechnungen gingen am Produktionsstandort ein und wurden dort manuell mit den Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Der rund 650 Kilometer entfernten Buchhaltung wurden die geprüften Belege dann zugespielt, die Mitarbeitenden tippten sie ab und bezahlten die Rechnungen. „Die Logistik hat die Rechnungen geprüft, und die Buchhaltung war die Schreibmaschine“, bringt es Reinert auf den Punkt. Ähnlich ineffizient lief der Prozess bei den nicht-bestellbezogenen Rechnungen ab: Wer diese unterzeichnet hat, ob derjenige dazu überhaupt berechtigt war und ob er Rechnungen in dieser Höhe unterzeichnen durfte – das war nicht immer ersichtlich.

Eine Lösung musste her. Mit in einem Pflichtenheft klar definierten Anforderungen an eine neue Software ging die ifm-Unternehmensgruppe 2014 auf die Suche nach einem Tool, das das Rechnungswesen automatisieren, die bereits etablierten Prüfungsstrukturen abbilden, und in möglichst vielen Sprachen verfügbar sein sollte. Wichtig war auch: Die Software sollte zu der Arbeitsverteilung in der Buchhaltung passen, eine revisionssichere Archivierung bieten, den manuellen Aufwand so gering wie möglich halten und über eine anpassbare Oberfläche verfügen. Als eine von drei Lösungen zog die ifm-Unternehmensgruppe den FIS/edc Rechnungsmonitor in Betracht. Nach einem Referenzbesuch bei einem Kunden von FIS, fiel die Entscheidung schnell zugunsten dieser Lösung aus. „Der Referenzkunde passte eins zu eins zu uns“, begründet Reinert die Entscheidung. „Überzeugt hat uns auch, dass ohne Verschwiegenheit über die Vor- und auch die Nachteile der Lösung gesprochen wurde.“

Go-Live nach nur drei Monaten

Im Januar 2015 kamen beide Unternehmen zur Projektplanung zusammen, nur drei Monate später ging der FIS/edc Rechnungsmonitor bei der ifm an den Start. Das Besondere in dem Prozess: Nicht die IT der ifm-Unternehmensgruppe entschied sich für eine Lösung, sondern die Buchhaltung suchte das System aus. „Bei uns wird das Projekt durch den Fachbereich gesteuert“, betont Reinert. 

In den folgenden eineinhalb Jahren arbeitete die ifm-Unternehmensgruppe mit dem System, lernte damit umzugehen und optimierte es. Ein Beispiel für eine individuelle Anpassung: Die Rechnungen sind oftmals noch vor Wareneingang da, sie können dann aber noch nicht abgeglichen werden. „Auf unseren Wunsch hin tut das System nun jede Stunde so, als würden die Daten neu reinlaufen“, beschreibt Reinert. Den Lösungsansatz, der Nachverbucherlogik wurde seinerzeit individuell seitens FIS programmiert, inzwischen ist sie als Standard im Rechnungsmonitor integriert.

Vor allem im ersten Jahr war der Lernprozess auf beiden Seiten groß: FIS passte das System auf Kundenwunsch immer wieder in kleinerem Umfang an, die ifm-Unternehmensgruppe musste lernen, dass das Projekt nicht nur die Einführung einer neuen Software beinhaltete, sondern auch die bisherigen Prozesse infrage stellte. Für andere Unternehmen hat Reinert daher eine klare Empfehlung: „Die Einführung des Rechnungsmonitors geht immer auch mit einem Organisations- und Stammdatenprojekt einher. Wer an alten Prozessen festhält, erreicht keine Automatisierung und kann nicht alle Benefits des Rechnungsmonitors nutzen.“

Effizienzsteigerung entlang der gesamten Prozesskette

Nach dem Lernprozess wurde die ifm-Unternehmensgruppe damit belohnt, dass sie eine deutliche Effizienzsteigerung entlang der gesamten Prozesskette verzeichnet. Bei den bestellbezogenen Rechnungen verkürzte sich die Prozesskette und der Anteil der Buchhaltung erhöhte sich: Die Belege gehen nun zentral in der Buchhaltung ein und werden dort automatisch geprüft. Manuell tätig werden müssen die Mitarbeitenden nur noch bei den Rechnungen, die Probleme bereiten. Die nicht-bestellbezogenen Rechnungen werden nun eindeutig dokumentiert und systemisch kontrolliert, da bestimmte Freigabestrukturen im System hinterlegt sind.

Zwei Jahre nach Projektstart wurden im Januar 2017 die Rechnungen ohne Bestellbezug (FI-Belege) in den Rechnungsmonitor hinzugenommen. Für diese sieht das System einen automatisierten Workflowversand vor, je Buchungskreis, Kreditor und Freigabegruppe ist die Pflege möglich. Auch für logistische Rechnungsbelege (MM-Belege) erfolgt der Workflowversand automatisiert und umfasst Workflows für Preisabweichungen (PAW), Mengenabweichungen (MAW) und Genehmigungsworkflows für ungeplante Bezugsnebenkosten sowie für Rechnungen mit nicht-wareneingangsbezogene Bestellungen. Die Belege werden zusätzlich an der Bestellung archiviert, sodass im Nachhinein auf den gesamten Sachverhalt, auch seitens des Einkaufes, zugegriffen werden kann. Die Genehmigungsoberfläche verfügt zudem über eine Kostenstellenklarschrift und ermöglicht die Pflege des Standardfeldes SGTXT innerhalb des SAP-Clusters BSEG durch den Freigeber. In Abhängigkeit von der Lieferantennummer und dem Buchungskreis ist zudem eine Schlagwortkontierung möglich, wodurch manuelle Arbeiten teilautomatisiert werden können und eine Qualitätssteigerung der Daten erreicht wird. Gebuchte Belege lassen sich ununterbrochen nummerieren – eine Besonderheit, die FIS im Standard ermöglicht. „In manchen südeuropäischen Ländern darf es bei gebuchten Belegen keine Lücken in der Nummerierung geben“, erklärt Reinert diesen Vorteil und seine Notwendigkeit.

Internationale Rollouts verbessern Kommunikation

2018 wurde das System bei den ifm-Tochterunternehmen in Deutschland ausgerollt, die SAP im Einsatz haben. 2021 starteten die internationalen Rollouts – die ifm-Unternehmensgruppe ist in über 165 Ländern durch eigene Tochtergesellschaften oder Handelspartner vertreten. Bislang arbeiten Vertriebsgesellschaften in zehn Ländern mit dem Rechnungsmonitor, 2023 sollen zwölf weitere folgen. In den Tochtergesellschaften, in denen die Rollouts bereits abgeschlossen sind, zeigen sich die Mitarbeitenden laut Reinert zufrieden, auch die Kommunikation zwischen den Gesellschaften im Ausland und dem ifm-Hauptsitz in Essen habe sich spürbar verbessert. Wichtig bei den internationalen Rollouts ist Reinert stets, dass alle Tochtergesellschaften mit der Variante des Rechnungsmonitors arbeiten, wie sie in der Unternehmensgruppe als Standard gilt. „Im Rahmen dieses Standards können wir individuelle Lösungen präsentieren, aber der Standard muss eingehalten werden“, so Reinert. Diese Lösung sei so schließlich auf das Unternehmen zugeschnitten und ermögliche optimale Prozesse.

Komfortgewinn und gehobene Qualität der Buchhaltung, das sind wohl die größten Benefits, die die ifm-Unternehmensgruppe insgesamt aus der Einführung des Rechnungsmonitors zieht. Die Buchhaltungsprozesse wurden harmonisiert und ein standardisierter Freigabeprozess eingeführt. Ebenso wurde die digitale Transformation innerhalb der Verwaltung vorangetrieben. Letzteres steht der Unternehmensgruppe, die sich als Vordenker in der Industrie 4.0 und als Wegweiser in der Automatisierungs- und Digitalisierungstechnik versteht, natürlich gut zu Gesicht. „All das wurde möglich, weil wir in einem interdisziplinären Projektteam auf Augenhöhe und mit gegenseitigem Verständnis gearbeitet haben“, erklärt Reinert. Den Mitarbeitern in der Buchhaltung eine Standardlösung aufzudrücken, hätte nicht zum gewünschten Erfolg geführt. „Es war wichtig, dass die Buchhaltung das System ausgewählt hat und Wünsche an das System anbringen konnte. So haben wir inzwischen eine für uns maßgeschneiderte Lösung“, betont er.

Erfolgreiche Umsetzung und Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Mit dem FIS/edc Rechnungsmonitor konnte die ifm-Unternehmensgruppe ihr Rechnungswesen zu großen Teilen automatisieren und so die Qualität und Effizienz der Buchhaltung und aller angeschlossenen Prozesse erhöhen. Grundlage für den Projekterfolg war die gute Zusammenarbeit zwischen der ifm-Unternehmensgruppe und FIS, die stets auf Augenhöhe stattgefunden hat. In Deutschland arbeitet die Unternehmensgruppe bereits seit einigen Jahren erfolgreich mit dem System, nach und nach wurde und wird es nun auch auf die internationalen Tochtergesellschaften ausgerollt.

Julia Kowal, IT-Journalistin für Wordfinder PR