Automatische Belegerfassung – Wirklich lohnenswert?

Die automatische Belegerfassung ermöglicht es, Quittungen sofort zu erfassen und schnell zu verarbeiten. Kosten, Zeit und Ressourcen können eingespart und Mitarbeiter trotz möglicher verlorener Quittung entschädigt werden.

Dieser Artikel erklärt, was die Belegerfassung bedeutet, wie eine Belegerfassungslösung Unternehmen weiterhelfen kann und welche Felder überhaupt extrahiert werden können.

Was bedeutet Belegerfassung?

Kurz gesagt, bei der Belegerfassung handelt es sich um die Erfassung von Informationen von Quittungen ohne die mühsame Vorbereitung, die die manuelle Datenerfassung mit sich bringen würde. Die Belegerfassung kommt oft bei der Erstattung von Spesen einer Geschäftsreise zum Einsatz. In diesem Zusammenhang ist die gängigste Methode das Abfotografieren und Speichern von Quittungen mit Ihrem Smartphone.

Belegdatenerfassung auf dem Smartphone

Belegdatenerfassungslösungen sind auf OCR basiert und können somit ein Bild problemlos in Text umwandeln. In der Regel, wird die Software von Machine Learning Technologie unterstützt, um Daten von Quittungen intelligent zu erfassen. Da viele Quittungen unterwegs und mit dem Smartphone erfasst werden müssen, ist es sinnvoll eine auf OCR basierte Belegerfassungslösung zu wählen. So können Informationen wie Gesamtbeträge, Händler und Datum extrahiert und für die Ausgabenverwaltung gespeichert werden.

Was kann eine Belegerfassungslösung leisten?

Eine Belegerfassungslösung bietet einem Unternehmen eine Reihe von Funktionalitäten an. So werden Daten nicht nur von einem Bild der Quittung extrahiert, sondern auch weiterverarbeitet. Die folgenden Funktionen werden angeboten:

• Scanning
• Optical Character Recognition (OCR)
• Datenextraktion
• Umwandlung
• Klassifizierung
• Datenanonymisierung
• Aufdeckung von Betrug

Im Folgenden wird kurz auf die einzelnen Funktionen eingegangen.

Scanning: Scannen wird hier als Prozess des Lesens der Quittung mit Hilfe von OCR gesehen. Wenn ein Scanvorgang abgeschlossen ist, werden relevante Informationen in ein strukturiertes Datenformat umgewandelt. Dieser Prozess kann mit Lösungen von mehreren Anbietern problemlos automatisiert werden.

Optical Character Recognition (OCR): Viele Unternehmen geben Daten immer noch manuell ein. Mit OCR wird die manuelle Dateneingabe jedoch Geschichte. Die Technologie wandelt das Bild der Quittung in Text und dann in ein maschinenlesbares Format (CSV, JSON oder XML) um. OCR wird durch künstliche Intelligenz gestützt und hilft Ihren Mitarbeitern, effektiver und mit minimaler Fehlerquote zu arbeiten.

Datenextraktion: Um die Betriebsabläufe eines Unternehmens zu verbessern, bietet sich ein Belegerfassungssystem perfekt an. Dieses kann zur Datenextraktion verwendet werden und ermöglicht so, Daten zu verarbeiten, speichern und analysieren.

Umwandlung: Die Funktion der Umwandlung eines Bildes ist praktisch und hilfreich. Das Bild einer Quittung kann in digitale Textdateien wie JSON, CSV, XML oder XLSX umgewandelt werden. So kann problemlos mit den Daten einer Quittung gearbeitet werden.

Klassifizierung: Die Funktion der Klassifizierung macht das Sortieren und Klassifizieren von unbekannten Dokumenten zum Kinderspiel. Merkmale eines Dokuments werden erst extrahiert und dann an einen Algorithmus gesendet. Daraus folgt, wie das Dokument zu klassifizieren ist.

Datenanonymisierung: Die Datenanonymisierung ist wichtig, wenn mit sensiblen Daten gearbeitet wird. Eine Belegerfassungslösung kann auch diese Funktion anbieten. So können beispielsweise Kreditkartennummern auf Quittungen geschwärzt oder verschlüsselt werden, sodass sie nicht von unautorisierten Menschen verwendet werden können.

Aufdeckung von Betrug: Leider werden Betrüger immer besser und verwenden Programme wie Photoshop, um Quittungen zu fälschen oder die Beträge einer Quittung zu erhöhen. Eine Belegerfassungslösung macht es möglich, dies Fälschungen zu erkennen, automatisch zu kennzeichnen und viel Geld zu sparen.

Welche Felder der Quittung können erfasst werden?

Nachdem nun klar ist, was eine Belegerfassungslösung leisten kann, sollte besprochen werden, welche Felder einer Quittung erfasst werden können. Es handelt sich hier unter anderem um:

• Sprache auf der Quittung
• Art des Dokuments
• Name des Händlers
• Kontaktdaten des Händlers
• Anschrift des Händlers
• Website des Händlers
• Zahlungsmethode
• Mehrwertsteuernummer
• Mehrwertsteuerbeträge und -prozentsätze
• Betrag des Rückgeldes
• Währung und Gesamtbetrag
• Kartennummer
• Menge, Beschreibung und Kategorie
• Kaufdatum

Je nachdem, welche Lösung gewählt wird, können andere oder weitere Felder erfasst werden. Zudem können weitere Funktionen sowie Bild-Hashing und Gegenkontrollen hinzugefügt werden.

Fazit

Belegerfassungslösungen können für viele Branchen hilfreich sein. Sie ermöglichen eine effiziente und sichere Extraktion und Speicherung von Daten von Quittungen. Dies geht ganz einfach über ein Smartphone und ist somit für die Spesenabrechnung von Geschäftsreisen gut geeignet.

Mit einer Belegerfassungslösung ist aber nicht nur die Extraktion von Informationen möglich, sondern auch die Datenanonymisierung und Aufdeckung von Betrug. Mittlerweile gibt es einige verschiedene Lösungen, die unterschiedliche Felder extrahieren können oder sogar extra Funktionen anbieten.