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Der Handel mit gebrauchter Software ist nicht neu. Aber immer noch muss die kostengünstigere Alternative zu Neulizenzen um Akzeptanz buhlen. Vor allem SaaS-Lösungen lassen das Thema Second Hand überholt erscheinen. Dabei spart der Einsatz von Gebrauchtsoftware Unternehmen bis zu 70 Prozent ihrer jährlichen IT-Kosten.
Die Relicense AG räumt mit den fünf Top-Mythen zu Gebrauchtsoftware auf und gibt Tipps, wie Unternehmen vom An- und Verkauf von Lizenzen aus zweiter Hand profitieren.
Gebrauchtsoftware wird von Seiten der Unternehmen immer stärker nachfragt – vor allem wegen seines hohen Einsparpotentials. Trotzdem muss die kostengünstige Alternative zu Neulizenzen immer noch um Akzeptanz buhlen. Dabei lassen sich bis zu 70 Prozent der IT-Kosten mit der richtigen Lizenzstrategie einsparen. Das Kapital schlummert dabei oft im Unternehmen selbst. Sind nämlich Software Assets bereits abgeschrieben oder ist es durch die Cloud-Strategie des Unternehmens zu Doppellizenzierungen gekommen, so handelt es sich um totes Kapital, welches sich jedoch schnell und unproblematisch rekapitalisieren lässt.
Die Mythen, die sich um das Thema Gebrauchtsoftware ranken, sind dabei schnell und überzeugend widerlegt. Und der Weg zu einer effizienten Kostenersparnis beim IT-Budget offen.
Mythos 1: Bei Gebrauchtlizenzen handelt es sich um Software zweiter Klasse
Gebrauchtlizenzen verschleißen nicht wie beispielsweise Autos. Sie sind genauso funktional wie neu erworbene Ware und bieten dieselben Vorteile wie klassische On-Premises-Lizenzen, nur bei wesentlich niedrigeren Kosten.
Mythos 2: Der Handel mit gebrauchter Software ist rechtlich angreifbar
Der Handel ist rechtskonform – der An- und Verkauf ist in Europa klar geregelt und sowohl durch den EuGH wie auch den BGH bestätigt. Wichtig ist, dass sich der Weg der Gebrauchtsoftware lückenlos und damit rechtssicher für den Zweitkäufer nachvollziehen lässt – anhand einer kompletten Dokumentation. Unternehmen, die sich also für den Ankauf von Softwarelizenzen aus dem Zweitmarkt entscheiden, sollten auf diese Dokumentation bestehen.
Mythos 3: Unser Unternehmen ist zu klein/zu groß, als dass sich Gebrauchtsoftware lohnen würde
Die Größe eines Unternehmens ist kein Kriterium, um sich für oder gegen Gebrauchtsoftware zu entscheiden. Unternehmen aller Größenordnungen können mit der Zweitlizenzierung hohe Einsparungen von bis zu 50-70% des IT-Budgets erzielen. Bereits ab 10 Lizenzen lohnt sich die Entscheidung für Gebrauchtsoftware.
Mythos 4: Für gebrauchte Softwarelizenzen werden keine Patches und Sicherheitsupdates zur Verfügung gestellt
Die Versorgung mit Updates ist selbstverständlich bis zum offiziellen End-of-Life gewährleistet. Zudem muss nicht immer die neueste Softwareversion zum Einsatz kommen. Entscheiden sich Unternehmen, eine Version unter der aktuellsten zu nehmen, können sie bis zu 70 Prozent des Anschaffungswerts pro Jahr sparen. Und müssen trotzdem bei Funktion, Leistung und Sicherheit keinen Abstrich machen.
Mythos 5: Die Zukunft der Software liegt in der Cloud
Immer mehr Unternehmen gehen in die Cloud und nutzen SaaS Angebote. Doch nicht für jedes Unternehmen stellt eine rein cloudbasierte Lizenzstrategie die richtige Lösung dar. Zudem haben die meisten Unternehmen eine heterogene Systemlandschaft aus On-Premises- und Cloud-Lösungen, die auch weiterhin ihre Berechtigung hat. Für die One-Premises-Lösungen – allen voran Office – lassen sich auch gebrauchte Lizenzen verwenden. Basisdienste wie Exchange, OneDrive, Skype for Business und Teams hingegen in der Cloud erwerben. Dieses Hybridmodell spart Firmen 50- 60 Prozent Lizenzkosten.
5 Gründe für Software aus dem Zweitmarkt
Die Mythen gegenüber Gebrauchtsoftware sind also widerlegt. Übrig bleibt der überzeugende Vorteil des hohen Einsparpotentials. In einem ersten Beratungsgespräch lassen sich die weiteren Vorteile gebrauchter Software näher erläutern:
- Der Einstieg in Gebrauchtsoftware ist jederzeit möglich. Unternehmen müssen nicht auf das Auslaufen ihrer Lizenzen warten.
- Eine erste Analyse im Unternehmen zeigt, ob die Softwareausstattung aktualisiert werden sollte. Dies kann auch mit leistungsfähigen und betriebssicheren Lizenzen aus dem Zweitmarkt geschehen.
- Es ist nicht immer notwendig, die neueste auf dem Markt verfügbare Version zu verwenden. Oft reicht eine Aktualisierung der Lizenzen ohne automatischen Umstieg auf die neueste Version.
- Durch den Kauf von Lizenzen aus zweiter Hand sind Unternehmen in der Lage, ihre Lizenzierungsstrategie exakt nach ihrem Bedarf und ihrer langfristigen IT-Planung auszurichten. Konkret gesagt: Sie können präzise die Softwareversion beschaffen, die sie für ihre IT-Umgebung wirklich benötigen. Es muss hierbei nicht immer die gerade aktuellste Version sein.
- Ein weiterer Vorteil: ältere Versionen sind ausgereifter, ihre Plattform stabiler und daher auch mit einer größeren Anzahl von Anwendungen kompatibel ist. Programmierkosten, damit die genutzten Anwendungen auch unter den neuesten Versionen laufen, entfallen.
Ein Rechenbeispiel macht das hohe Einsparpotential für Unternehmen deutlich: Falls ein Unternehmen mit 1.000 Office 365 E3 Lizenzen arbeitet, kann es innerhalb der nächsten drei Jahre 270.000 Euro sparen. Die komplette E3-Suite würde das Unternehmen bei 1.000 Mitarbeitern 707.000 Euro kosten. Entscheidet sich das Unternehmen nur 200 Mitarbeiter mit der neuesten Version auszustatten, die restlichen 800 mit der Office E1 und gebrauchten Office 2016 PP-Lizenzen, kostet das das Unternehmen nur 437.000 Euro. Das Unternehmen kann somit ganze 270.000 Euro einsparen.
Fazit:
Der Einsatz gebrauchter Software birgt für Unternehmen, wenn alle Beteiligten die Prozesse beim An- und Verkauf beachten, nur Vorteile. Allein das Einsparpotential von bis zu 70 Prozent (je nach Version) spricht für sich. Es gibt also keinen Grund mehr für Unternehmen, Gebrauchtsoftware beim nächsten Lizenz-An- und -Verkauf in Betracht zu ziehen.
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