Komplexe Informationen visualisieren mit Mindmap-Tools

Es ist eine Erscheinung unserer Zeit, dass alles komplexer wird: der Alltag, die Technik, der Arbeitsplatz. Gerade im Businessumfeld bringt die zunehmende Komplexität enorme Herausforderungen mit sich. Nicht zuletzt durch das Arbeiten im Homeoffice werden selbst kleine Prozesse vielfach zu einer komplizierten Angelegenheit.

Wenn es dann auch noch darum geht komplexe Informationen auszutauschen, kommen viele an ihre Grenzen. In diesem Fall können Mindmaps helfen, umfassende Informationen und Zusammenhänge so abzubilden, dass niemand den Überblick verliert. Dank ihrer Zweigdarstellung, dem Einsatz verschiedener Farben und Icons bieten sie sich geradezu an, wenn es darum geht komplexe Informationen aufzubereiten. Hinzu kommt, dass die Strukturen von Mindmaps der Art und Weise wie wir denken sehr entgegenkommen, so dass sich Inhalte wesentlich leichter erfassen, analysieren und merken lassen.    

Was aber sind komplexe Informationen? Unter Komplexität versteht man das Verhalten eines Systems oder Modells, dessen Komponenten auf verschiedene Weise miteinander interagieren können. Komplexe Informationen sind also Daten, die in zahlreichen Verbindungen und Abhängigkeiten zu anderen Informationen stehen und nur schwer isoliert betrachtet werden können.

Derartige Informationen findet man in der heutigen Arbeitswelt an den unterschiedlichsten Stellen: in der Administration, der Planung, Umsetzung und Kontrolle von Projekten, aber auch beim Abarbeiten einzelner Aufgaben, in der Produktentwicklung, geschweige denn einer agilen Unternehmensführung. Gerade weil komplexe Informationen so vielseitig vertreten und zugleich weitverbreitet sind, kann es helfen, sich frühzeitig die Mindmapping-Methode anzueignen. 

Sammeln, sortieren und von Synergien profitieren 

Der erste Schritt im Umgang mit einer komplexen Informationslage ist das Sammeln der verschiedenen Aspekte, Dokumente, Eckdaten und Anhängigkeiten. Mit der Mindmapping Software MindManager lassen sich diese Informationen unkompliziert im Brainstorming-Modus des Programms erfassen. Die visuelle Darstellungsform ermöglicht einen schnellen Überblick und ein intuitives Erfassen von Inhalten. Sie erlaubt eine schnelle Orientierung und das einfache Fokussieren auf bestimmte Informationen. Hilfreich ist dabei, dass das Auf- und Zuklappen von Zweigen aber auch optische Merkmale, wie das farbliche Markieren, Nutzen von Symbolen oder die Vergabe von Prioritäten entfalten ihre Wirkungskraft. 

Bereits an dieser Stelle verlieren die komplexen Inhalte ihre beängstigende Ausstrahlung, denn die Übersichtlichkeit der Map lässt schon in diesem frühen Stadium eine erste Grundstruktur der Inhalte und Kontexte erkennen. Ein weiterer Vorteil ist, wer zudem Filter nutzt, tut sich leichter sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das wiederum erhöht die Produktivität. 

Informationsaustausch in hybriden Arbeitslandschaften

Gerade verteilte Inhalte aus unterschiedlichen Systemen lassen sich so schnell und intuitiv zusammenführen. Im neuen Kontext gewinnen sie nicht selten an Aussagekraft und sorgen so für mehr Effizienz beim Arbeiten. Gerade im Kontext der inzwischen weitverbreiteten Homeoffice-Arbeit ist es hilfreich, wenn die Inhalte einer Map mit den üblichen Office-Anwendungen kompatibel sind.  So lassen sich auch relevante Informationen außerhalb der Map schnell und einfach finden und bearbeiten. 

Single Point of Truth

Was die Komplexität von Informationen und deren Visualisierung im Mapformat betrifft, müssen explizit zwei Aspekte hervorgehoben werden. Zum einen sorgt die Zweigstruktur für Transparenz und zum anderen besitzt eine MindManager-Map den einzigartigen Vorteil, dass sich in ihren auch externe Inhalte, Informationen und Dokumente unkompliziert einbinden lassen. So ist die Map der Dreh- und Angelpunkt diverser Aktivitäten. Das bringt einen weiteren positiven Nebeneffekt mit sich: Wer ständig in der Map arbeitet, nimmt deren Inhalte weitaus intuitiver auf, als wenn es sich um einen klassischen Projektplan in einer linearen Darstellungsform handeln würde. Außerdem ist es hilfreich, wenn alle Informationen, die beispielsweise zu einem komplexen Projekt gehören, an einer zentralen Stelle in nur einer Datei gespeichert sind. Der Vorteil: Es kann nichts verloren gehen oder übersehen werden. 

Arbeiten in der Map

Wie aber kann man ganz pragmatisch komplexe Informationen, Projekte oder Inhalte in einer Map erfassen? Was ist zu tun, um Einzelaspekte zu verknüpfen? Wie lassen sich Inhalte filtern? Welche Richtlinien sollte man bei der Vergabe von Farben, Icons und Symbolen beachten? Das tolle am Mindmapping ist, dass man sich hier sehr instinktiv treiben lassen kann und die meisten Anwendungen überaus intuitiv zu bedienen sind. Nimmt man die bekannteste und am weitesten verbreitete Software, MindManager, hat man zudem den Vorteil, dass es nicht nur zu den übergeordneten Punkten, sondern auch zu vielen Teilaspekten, zahl- und hilfreiches Informationsmaterial gibt – als Tutorial, Handlungsanweisung, Video, User Case, Whitepaper und vieles mehr. Grundsätzlich aber gilt, dass die Lösung selbsterklärend und schnell zu erlernen ist. 

Wer komplexe Informationen zu verarbeiten hat sollte sich deshalb mal 30 Minuten Zeit nehmen, sich die kostenlose Testversion installieren und einfach mal drauf los mappen – schon in dieser kurzen Zeit spürt man, wie hilfreich dieses Visualisierungsformat ist. Und ob man es glaubt oder nicht: Mappen macht Spaß – ein nicht ganz unwesentlicher Faktor, wenn man komplexe Informationen verarbeiten muss.

Checkliste: Komplexe Informationen visualisieren

1. Ideen und Inhalte unstrukturiert sammeln

2. Informationen mittels Symbolen, Farben, Prioritäten einer ersten Sortierung unterziehen

3. Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aspekten mit Verbindungslinien darstellen

4.  Dokumente, Links und Zusatzinformationen nach Bedarf einfügen 

5.  Zuständigkeiten, Fälligkeitsdaten und Ressourcenplanung ergänzen

6. Zweige mit Filterfunktion versehen, damit man sich bei Bedarf auf einen Aspekt fokussieren kann 

7. Map als zentrale Kommunikations- und Steuerungsplattform nutzen

8. Map-Inhalte kontinuierlich pflegen und aktualisieren
 

Vorteile der Darstellung komplexer Inhalte im Mapformat

1. Visualisierung verbessert die Transparenz

2. Symbole, Icons und Prioritäten sorgen für Struktur 

3. Verbindungslinien machen Abhängigkeiten nachvollziehbar 

4. Integration zu anderen Lösungen erleichtert das Einbinden von Daten und Dokumenten

5. Filterfunktion unterstützt die Fokussierung auf Teilaspekte 

6. Zoom-Funktion macht es möglich von der Metaebene bis in Details zu gehen   

7. Zuständigkeiten-, Ressourcen- und Aufgabenplanung hilft bei Umsetzungsprojekten

8. SinglePoint of Truth sorgt dafür, dass nicht verloren geht

www.mindmanager.com