Gebrauchtsoftware: Hohes Sparpotenzial, großer Beratungsbedarf

Mit gebrauchter Software das IT-Budget schonen – ist das so einfach, wie es klingt? Die kurze Antwort lautet: ja.

Dennoch hegen viele Verantwortliche noch immer Zweifel, sodass nach wie vor großer Beratungsbedarf besteht. Doch welche sind die meistgestellten Fragen und wie hoch ist das Einsparpotenzial tatsächlich?   

Ob in einer Krisensituation wie wir sie mit der aktuellen Pandemie-Lage erleben oder in wirtschaftlich stabilen Zeiten: Kein Unternehmen hat Geld zu verschenken. Einig in dieser Hinsicht, unterscheiden sie sich, was die Stellschrauben betrifft, an denen zwecks Kostenminimierung oder -senkung gedreht wird. Im schlechtesten Fall geht eine schlanke Unternehmensführung zulasten der Mitarbeiter. Weil eine einwandfrei funktionierende IT heute wichtiger denn je ist, wird der Rotstift hier dagegen nur selten angesetzt. 

Zu Unrecht, denn hier lassen sich Einsparpotenziale heben, ohne dabei Qualitätsverluste fürchten zu müssen – mit gebrauchter Software. Vielerorts sind vor allem die Standardlösungen des Branchenriesen Microsoft im Einsatz. Hier lohnt sich das Abwägen zwischen dem Erwerb gebrauchter Lizenzen und der Anschaffung des neuesten Pakets. Denn seriöse Gebrauchtsoftwarehändler bieten die Anwendungen zu weitaus günstigeren Preisen an als der US-Konzern. 

Oft benötigen Anwender für ihren Arbeitsalltag nur einen Bruchteil der Funktionalitäten der Bürosoftware. Meist reichen Microsoft Word und Excel aus, um die anfallenden Aufgaben zu erfüllen. Doch sinnvolle Verbesserungen haben diese Programme zuletzt lange nicht erfahren, da sie seit Jahren praktisch ausgereift sind. Es macht somit keinen Unterschied, ob die neueste oder die Word-Version von 2016 eingesetzt wird. Zudem fallen auf diese Weise zeit- und kostenintensive Schulungsmaßnahmen weg. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt das große Sparpotenzial, das Zweitlizenzen besitzen.    

Praxisbeispiel: Klinik spart 60 Prozent

2019 stand bei einem großen Klinikum in Norddeutschland die Modernisierung der grundlegenden IT-Anwendungen an. So sollten sowohl die Windows Server als auch die SQL Server migriert werden. Das bis dahin genutzte Office 2013 sollte durch eine neuere Version ersetzt werden. Die Anschaffung der jeweils neuesten Version dieser Lösungen für die vorhandenen Arbeitsplätze hätte Kosten von rund 560.000 Euro verursacht. Kosten, die sich die Klinik möglichst ersparen wollte.  

Die Möglichkeit dazu bot der Kauf von gebrauchten Lizenzen. Und so wurden SQL Server 2017, Windows Server 2019 sowie Office 2016 jeweils „Second Hand“ eingekauft. Auf diese Weise erzielte das Krankenhaus einen Gesamtpreis von 350.000 Euro und sparte rund 60 Prozent, beziehungsweise 210.000 Euro gegenüber dem Neupreis. Hier hat sich das Vergleichen der Preise im wahrsten Sinne des Wortes ausgezahlt.  

FAQ – die wichtigsten Fragen zu Gebrauchtsoftware

Doch war diese Sparmaßnahme tatsächlich legal? Diese Frage gehört zu den meistgestellten, wenn es um das Thema Second-Hand-Software geht. Weitere „FAQs“ in diesem Zusammenhang sind: 

• Worauf muss beim Erwerb von Gebrauchtsoftware geachtet werden?
• Für wen ist Gebrauchtsoftware geeignet bzw. nicht geeignet und welche Software wird am häufigsten gebraucht gekauft? 
• Stehen für Nutzer von gebrauchter Software auch Patches zur Verfügung?

Im Folgenden sollen die Antworten gegeben werden. 

Die grundlegende Frage nach der Legalität von Transfer und Handel gebrauchter Softwarelizenzen lässt sich schnell und klar beantworten: Ja, es ist legal, Gebrauchtsoftware zu handeln und zu nutzen. Dies wurde mehrfach von EuGH und BGH bestätigt. Begründet wird dies mit dem Erschöpfungsgrundsatz, der im Urheberecht verankert ist. Er besagt, dass der Softwarehersteller in dem Augenblick, in dem er die Software in den Verkehr gibt, seine Möglichkeiten erschöpft hat, auf den weiteren Vertriebsweg Einfluss zu nehmen. 

Bedingungen, Einsatzzwecke, Patches

Hierbei müssen jedoch bestimmte Bedingungen erfüllt sein: So muss der Gebrauchtsoftwarehändler nachweisen, dass die Lizenzen vom Vorbesitzer innerhalb der EU als Originallizenz und zur zeitlich unbeschränkten Nutzung erworben wurden. Außerdem muss er die Garantie erbringen, dass jener Vorbesitzer die Software nach dem Verkauf nicht mehr nutzt. Käufer müssen also darauf achten, die entsprechenden Nachweise vorgelegt zu bekommen. 

Gebrauchte Software eignet sich für jedes Unternehmen sowie für jede Behörde. Denn wie beschrieben, werden Standard-Anwendungen von großen Softwareherstellern wie Microsoft gehandelt, die überall benötigt werden. Juristisch betrachtet gibt es keine Einschränkungen, etwa bestimmte Einsatzzwecke betreffend. Vielmehr besteht für Behörden sogar die Pflicht, bei Ausschreibungen auch zweitverwertete Lizenzen zuzulassen.  

Bleibt die Frage nach den Patches, also den Korrekturversionen von Betriebssystemen oder Anwendungssoftware, die Hersteller bereitstellen, um neu entdeckte Sicherheitslücken zu schließen oder Fehler zu beheben. Auch hier können Nutzer von Zweitlizenzen beruhigt sein. Denn die Hersteller möchten den Unmut der Anwender und den damit verbundenen Imageschaden natürlich vermeiden, der entstehen würde, sollten sich bei bestimmten Produkten Fehler häufen. Aus eigenem Interesse liefern sie die Patches deshalb in fast allen Fällen an alle Anwender kostenfrei aus, um eine mängelfreie und risikolose Nutzung der Software zu gewährleisten.

Gebrauchtsoftware: lohnenswerte Alternative

Es zeigt sich also, dass sich der Kauf und die Nutzung von Gebrauchtsoftware lohnt. Wichtig ist dabei jedoch auf die richtigen Partner zu setzen. Seriöse Anbieter stehen beratend zur Seite und erbringen die benötigten Nachweise. Die Anwender profitieren in diesem Fall von einer Kostenersparnis ohne Qualitätseinbußen.