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In Deutschlands Behörden stehen die Zeichen klar auf Digitalisierung. Ein Meilenstein ist die E-Akte, in die auch Papierdokumente übergehen sollen. Wie der dafür notwendige Scanprozess funktioniert, zeigt die Technische Richtlinie RESISCAN des BSI. Und die ist für IT-Verantwortliche durchaus eine Herausforderung, die nach Expertise von außen verlangt.
Seit dem Jahreswechsel 2020 sind die Institutionen des Bundes dabei, auf elektronische Aktenführung umzusteigen – eine zentrale Vorgabe des E-Government-Gesetzes. Die Justiz muss deutschlandweit bis 2026 nachziehen. Und obwohl es für Landesbehörden und Bürgerämter meist noch an verbindlichen Fristen fehlt, sollten sie sich am besten bereits jetzt damit beschäftigen, auf die E-Akte umzustellen. Die Vorteile in Sachen Effizienz, Remote Work und Lagerkosten sind enorm.
Doch neben Chancen gibt es eben auch eine zentrale Herausforderung. Denn die E-Akte verlangt danach, Unmengen an Papierdokumenten rechtssicher zu digitalisieren. Den entsprechenden Prozess beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seiner „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN). Beim ersetzenden Scannen entstehen digitale Dokumente, die inhaltlich und bildlich mit ihren gedruckten Originalen übereinstimmen. Sie haben die gleiche Beweiskraft wie die Papierversionen, die – bis auf einige besonders sensible Ausnahmen – deshalb vernichtet werden können.
Maßgeschneidertes Komplettpaket
Wo derart viel Rechtssicherheit gefordert ist, braucht es für gewöhnlich spezialisierte Dienstleister. Einer von ihnen ist die Bundesdruckerei. Als Staatsunternehmen arbeitet sie nicht nur nahe am Gesetzgeber, sondern wickelt bereits seit Jahren Scanvorhaben für den Bund ab. Ihr BSI-zertifizierter „RESISCAN Service“ erfüllt sämtliche Vorgaben der Richtlinie. Protokollieren, Transportieren, Klassifizieren, Digitalisieren, Signieren und die Originale eliminieren – das und mehr übernimmt die Bundesdruckerei. Immer mit der Maßgabe, selbst beim standardisierten Verfahren nach der TR RESISCAN Raum für Kundenbedürfnisse zu lassen.
Das zeigt sich schon ganz zum Anfang der Zusammenarbeit, wenn die Bundesdruckerei-Experten dabei unterstützen, die Papierdokumente nach ihrem Schutzbedarf zu klassifizieren. Der Anspruch: Jedes Digitalisierungsprojekt läuft nach einem individuellen Konzept. Welche technischen Parameter den vollautomatisierten Scanprozess selbst definieren, richtet sich ebenfalls nach den Vereinbarungen mit dem Kunden. Entscheidend ist nur, dass die Digitalisate später den Beweiswert des Originals haben. Und derlei Flexibilität gilt auch mit Blick auf die möglichen Output-Formate, über die einzig das Dokumentenmanagementsystem des Auftraggebers entscheidet. Klassiker wie PDF/A, TIFF und XML sind möglich, aber längst nicht das Ende der Fahnenstange.
Vertrauensdienste und Smart Features
Für den gesamten Scanprozess verspricht die Bundesdruckerei überdurchschnittlich hohe Qualitätsstandards – darunter eine umfangreiche Stichprobenprüfung. Allerdings ist die richtige Scanqualität nur eine von zwei Grundvoraussetzungen, um die TR RESISCAN einzuhalten. Denn komplette Rechtssicherheit erfordert elektronische Dokumente, die unveränderbar sind. Diesen Integritätsnachweis stellen digitale Unterschriften sicher.
Je nachdem, welche Schutzbedarfsklasse die Bundesdruckerei-Experten anfangs mit dem Kunden ermittelt haben, kommen entweder fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel der D-TRUST GmbH zum Einsatz. Das Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe ist seit 2016 von der Bundesnetzagentur als Vertrauensdiensteanbieter nach der eIDAS-Verordnung gelistet. Das bedeutet: Jedes signierte Digitalisat besitzt EU-weite Rechtswirksamkeit.
SFTP-Schnittstelle und OCR-Volltexterkennung
Erst nach dem Integritätsnachweis übermittelt die Bundesdruckerei die Daten. Wie dieser Transfer abläuft, hängt einmal mehr von den Anforderungen des Auftraggebers ab. In einigen Fällen setzt die Bundesdruckerei eine auf das Projekt maßgeschneiderte SFTP-Schnittstelle auf. Jedoch wäre es auf Kundenwunsch ebenso möglich, die Scans auf einem externen Datenträger zur Verfügung zu stellen. Ist die Übermittlung abgeschlossen, geht es im letzten Schritt an die zertifizierte Vernichtung der Originale.
Die Vorteile der elektronischen Aktenführung liegen auf der Hand – allen voran eine enorme Kostenersparnis durch die wegfallenden Lagerräume. Zudem verschlanken die digitalen Dokumente Prozesse, weil sie aufs Wesentliche reduziert, frei von Medienbrüchen und räumlich ungebunden verfügbar sind. Und wer sich beim RESISCAN Service entschieden hat, eine optische Zeichenerkennung (OCR) in die Scans integrieren zu lassen, profitiert zudem von einer bequemen Volltextsuche.
Gerade das zeigt: Ersetzendes Scannen lohnt sich. BSI-Präsident Arne Schönböhm bezeichnet es nicht umsonst als „Meilenstein auf dem Weg der Digitalisierung der Verwaltung“. Und bekanntlich stärkt jeder Meilenstein der Digitalisierung auch die Rolle der IT-Verantwortlichen.
11.859 Bände aus 70 Jahren
Zuletzt digitalisierte die Bundesdruckerei das Archiv des Bundestags. Sämtliche Dokumentationen der Bundesgesetze seit 1949 sind für Abgeordnete und Mitarbeiter nun virtuell abrufbar. Die Case Study gibt’s hier: bdr.de/resiscan
