Thought Leadership
In Zeiten der Pandemie ist das Homeoffice für viele arbeitende Menschen eine Alternative geworden, um ihre Tätigkeit dennoch weiter auszuüben. Dabei gibt es für viele Unternehmen eine typische Schwachstelle – das Dokumentenmanagement.
Während die Angestellten ansonsten in den Betrieb oder ins Büro kamen und alles organisiert und gut verwaltet war, bringt die Tätigkeit von zu Hause das Problem mit sich, nicht effektiv und schnell genug auf alle benötigten Daten zugreifen zu können. Das ist besonders problematisch für den Schriftverkehr und die Buchhaltung, die größtenteils immer noch auf dem Papier stattfinden. Selbst wenn die meisten Unternehmen mit einer digitalen Buchhaltung Umgang pflegen, ist die Verwaltung, Prüfung und Ordnung von Quittungen und Rechnungen weiterhin von Hand und auf dem Papier notwendig. Eine digitale Verteilung und Speicherung findet erst nachträglich statt. Das ist gerade in Zeiten von Corona unpraktisch, da die Buchhaltung immer noch größtenteils klassisch und nicht ausschließlich digital stattfindet. Andre Nordlohne ist Spezialist für digitale Dokumentensysteme und erklärt wie Firmen jetzt darauf umstellen können.
Das 4-Schritte-System im Dokumentenmanagement
Mit dem 4-Schritte-System lässt sich das Homeoffice besser organisieren, so dass die betrieblichen Abläufe nicht gestört werden und alle Mitarbeiter auf die notwendigen Daten zugreifen können. Innerhalb des digitalen Dokumentenmanagement sehen die 4 Schritte so aus:
1. Schritt – Die Prüfung der Unternehmensbereiche und Voraussetzungen
Innerhalb des digitalen Datenmanagement wird im ersten Schritt genau geprüft, wie die Abläufe im Unternehmen waren und wie sich diese im Homeoffice optimieren lassen. Dafür notwendig ist eine Erarbeitung neuer Strukturen und Prozesse, die schriftlich erfasst werden.
2. Schritt – Verwendung der richtigen Software und Technik
Für viele Bereiche ist das Dokumentenmanagement als durchdachtes System praktisch. Daher erfordert der zweite Schritt vor allen Dingen die Verwendung einer geeigneten Software und Technik, entsprechend die korrekten Programme und Tools, mit denen Mitarbeiter auch von zu Hause leicht und unkompliziert zurechtkommen oder gegebenenfalls schnell
3. Schritt – mit dem digitalen Dokumentenmanagement Zeit einsparen und die korrekte Umsetzung gewährleisten
Durch das Vorgehen in mehreren Schritten kann dafür gesorgt werden, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen die neuen Arbeitsprozesse umsetzen können, ohne, dass das Tagesgeschäft vernachlässigt wird. Die Verteilung und der Zugriff auf aktuell notwendige Daten ist für alle schnell und vollständig möglich, da die Daten und Dokumente jederzeit digital zur Verfügung stehen.
4. Schritt – die Standardisierung und Dokumentation
Die Einweisung der Mitarbeiter, um mit dem digitalen Management im Homeoffice zurechtzukommen, erfolgt in einer klaren Anleitung und Anweisung, damit sich die Verwendung und Verwaltung aller digitalen Dokumente auch später im Unternehmen etabliert.
Das Management wird als festes Fundament in die Arbeitsprozesse eingefügt, so dass alle Mitarbeiter den Datenzugriff über die Software routiniert umsetzen, auf dem nach und nach aufgebaut werden kann. Das ermöglicht die Arbeitserleichterung auf längere Sicht.
