Thought Leadership
Rund 90 Prozent der von Unternehmen verwalteten Daten sind unstrukturiert. Gerade diese Datenform bietet jedoch enormes Potenzial – wenn Unternehmen sie richtig zu nutzen wissen. Unstrukturierte Daten fallen täglich in an, stammen aus unzähligen Quellen und bilden die Realität des Unternehmens ab.
Bei jeder Interaktion zwischen Kund:innen, Mitarbeiter:innen und Parter:innen entstehen neue Inhalte. Diese unstrukturierte Art der Daten liegt Unternehmen in einer Vielzahl von Formaten vor, von Texten und Bildern über Audio und Video bis hin zu Social-Media-Posts. Bis 2027 wird eine die Menge der erstellten und replizierten Daten von bis zu 284 Zettabyte prognostiziert. Und mit ihr steigt auch die Menge der unstrukturierten Daten weiter.
Für wertschöpfungsorientierte Geschäftsmodelle sind unstrukturierte Daten von unschätzbarem Wert: Sie erhalten detaillierte und komplexe Informationen, die strukturierte Daten nicht bieten können. Strukturierte Daten sind bereits in eine bestimmte Form gebracht und für Geschäftsanwender:innen einfach nutzbar. Allerdings schränken der vordefinierte Zweck und Format ihre Verwendungsmöglichkeiten stark ein. Unstrukturierte Daten hingegen werden in ihrem nativen Format gespeichert. Dadurch können sie einfach und schnell angehäuft werden und bieten einen größeren Pool an Anwendungsmöglichkeiten, da der Zweck der Daten anpassbar ist. Allerdings erforderten sie bisher intensive Analysen und Interpretationen von Datenspezialisten, um ihren tatsächlichen Mehrwert zu realisieren. Nutzer:innen ohne Spezial-Know-How können unstrukturierte Daten kaum interpretieren. Aber auch IT- und Datenentscheidungsträger stehen weltweit vor der Herausforderung, sinnvoll auf unstrukturierte Daten zuzugreifen, relevante und qualitativ hochwertige Inhalte zu identifizieren und diese sicher sowie regelkonform zu speichern.
Das Potenzial unstrukturierter Daten durch generative KI nutzen
Im Kontext generativer Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) erkennen Firmen zunehmend das Potenzial hinter unstrukturierten Daten bewusst. KI und ML ermöglichen es, große Datenmengen automatisch zu verarbeiten sowie zu strukturieren. Während die Diskussion über Big Data und unstrukturierte Daten in der Informations- und Technologiebranche bereits seit über einem Jahrzehnt läuft, haben Fortschritte in der generativen KI es Unternehmen erleichtert, den Wert dieser Daten zu erschließen.
Fortschrittliche intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing; kurz IDP) ermöglicht es, Daten zugänglich und nutzbar zu machen und sicher sowie konform zu speichern. Natural Language Processing (NLP) klassifiziert Dokumente in vordefinierte Kategorien, indem der Inhalt und die Textzusammenhänge erfasst werden. So können die in den Dateien enthalten Informationen exakt extrahiert und zwischen den Dateien Verknüpfungen hergestellt werden. Dies erleichtert es Unternehmen, einen umfassenden Überblick zu behalten, manuelle Aufwände zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und strategische Initiativen voranzutreiben.
Daten müssen digital zugänglich und verfügbar sein
Für den Erfolg von KI-Initiativen sind die Digitalisierung von Unternehmensinformationen sowie eine einheitliche Asset-Strategie entscheidend. Während ein Großteil der Daten bereits digital vorliegt, sind viele Informationen noch in (Alt-)systemen oder analogen Formaten wie Papier oder Film gespeichert. Um alle Daten automatisiert analysieren zu können, müssen diese Informationen bedarfsgerecht digitalisiert und zentral verwaltet werden.
Dies muss allerdings nicht mit einem Mal geschehen: Eine vollumfängliche Digitalisierung ist nicht nur selten zielführend. Mit Lösungen wie „Image on Demand“ können Papierunterlagen schrittweise elektronisch erfasst und die physische mit der digitalen Welt sukzessive miteinander verknüpft werden. Eine durchdachte Digitalstrategie gewährleistet dabei die Dokumenten- und Informationssicherheit und berücksichtigt die sichere Entsorgung von Papierdokumenten.
Um eine einheitliche Asset-Strategie und damit einen nachhaltigen Informationsfluss im Unternehmen erfolgreich umzusetzen, ist außerdem eine robuste IT-Infrastruktur nötig. Diese muss eine nahtlose Integration von Datenquellen und Tools ermöglichen, damit Informationen schnell und präzise verfügbar sind.
Anpassbare Datenmanagement-Tools vereinfachen komplexe Informationsökosysteme
Traditionelle Datenmanagementprozesse sind oft unzureichend, um die Menge dieser Informationen zu bewältigen und effizient zu verarbeiten. Umfassende Software-as-a-Service-Lösungen können helfen, den digitalen Informationslebenszyklus zu steuern. Sie vereinfachen komplexe Informationsökosysteme in Unternehmen, indem sie physische Informationen digitalisieren, Arbeitsabläufe automatisieren und Informationsmanagement-Fähigkeiten verbessern.
Um KI-fähig zu werden, ist eine skalierbare Plattform erforderlich, um unstrukturierte Inhalte zu integrieren und zu verarbeiten, damit sie in bestehende Systeme aufgenommen werden können. Dabei sind IDPs Teil der Lösung, diese Informationen zu extrahieren, zu klassifizieren und nutzbar zu machen. So werden physische und digitale unstrukturierte Informationen in strukturierte, verwertbare Daten umgewandelt, die in integrierten Geschäftsanwendungen sowie als Grundlage für KI-Initiativen verwendet werden können. Vorgefertigten Konnektoren, Arbeitsabläufe und Metadaten-Tagging erleichtern das Suchen, Kategorisieren und Aktivieren von Daten.
Außerdem gilt es darauf zu achten, ein Low-Code-Lösungsdesign zu wählen. Dieses ermöglicht es, benutzerdefinierte automatisierte Arbeitsabläufe intuitiv durch Drag-and-Drop-Funktionen zu erstellen. Dies erleichtert es Organisationen, sich flexibel an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen, verkürzt die Entwicklungszeit, senkt die Kosten und beschleunigt Innovation.
Mit einem entsprechenden Tool können Unternehmen Aufgaben wie die Einarbeitung und Compliance-Prüfungen vereinfachen. Gleichzeitig schafft das Datenmanagement-Tool Freiräume und wertvolle Zeit für Mitarbeiter:innen. Wenn sie von repetitiven Tätigkeiten und der Suche nach den passenden Daten befreit sind, können sie sich noch besser auf kreative Tätigkeiten, Innovation und strategisches Wachstum zu konzentrieren.
Erfahrene Partner innovieren das Informationsmanagement
Um das volle Potenzial aller Unternehmensdaten auszuschöpfen, können erfahrene Partner eine maßgebliche Unterstützung sein. Sie helfen, die jeweilige Situation konkret zu erfassen und Lösungen bedarfsgerecht umzusetzen. Die Wahl des richtigen Tools macht Assets zugänglich und KI-fähig, automatisiert Workflows und sorgt für die Einhaltung von Audit-Vorschriften. Die kürzlich erschienene Iron Mountain InSight Digital Experience Platform (DXP) wäre ein solches Tool. Damit verwandelt der Spezialist für Archivierungs- und Digitalisierungslösungen physische und digitale, strukturierte und unstrukturierte Informationen von ungenutztem Potenzial in wertvolle, umsetzbare Leistung.
