Wie der öffentliche Sektor sein Datenpotenzial voll nutzen kann

Der Datenverkehr wächst stetig. Am Internetknotenpunkt DE-CIX in Frankfurt am Main beispielsweise hat er sich allein in den vergangenen fünf Jahren ungefähr verdoppelt. In solchen Datenmengen stecken große Potenziale – für Wirtschaftsunternehmen, aber auch für den öffentlichen Sektor.

Doch wie kann die Verwaltung diese für sich nutzen und zur datenorientierten Verwaltung werden? Und welche konkreten Vorteile hätte dies – für die Verwaltung selbst und für die Bürger:innen?

Zehn pragmatische Handlungsempfehlungen zum Umgang mit Daten stellt die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland in ihrer aktuellen Veröffentlichung „Data first“? Wie der öffentliche Sektor sein Datenpotenzial voll entfalten kann“ dar. Ein Ergebnis vorweg: Daten intelligent und produktiv zu nutzen, ermöglicht der Verwaltung unter anderem innovative Prozesse und bessere Entscheidungen.

Von der Verwaltung zur datenorientierten Verwaltung

Dr. Mario Walther, Partner im Fachbereich Öffentlicher Sektor bei PwC Deutschland, sagt: „Wer die Potenziale, die in Daten schlummern, wirklich heben will, muss mehr tun, als Daten lediglich zu erheben. Um sie effektiv zu nutzen, braucht es eine Datenstrategie und -Governance sowie eine Datenkultur und die entsprechenden Schlüsselkompetenzen.“

Die Studienautor:innen betonen das große Innovationspotenzial, das die Datenbasis des öffentlichen Sektors biete. Um es zu heben und die Verwaltung zur datenorientierten Verwaltung zu machen, gelte es, stärker bürgerzentriert zu arbeiten. Bürger:innen profitierten beispielsweise direkt davon, wenn Verwaltungen ihre Register verknüpfen und Daten nur einmal statt mehrfach erheben („Once-only-Prinzip“). Dann interagieren Bürger:innen einfacher mit dem Staat und Verwaltungen können Anträge schneller bearbeiten.

Bessere Entscheidungen und modernisierte Prozesse

Verantwortliche könnten auf Basis von Daten außerdem objektivere und transparentere Entscheidungen treffen – vorausgesetzt, dass die Mitarbeitenden in der Breite den Mehrwert von Daten sicher erkennen. Dazu brauche es gezieltes Upskilling. Mit Daten ließen sich zudem Innovationen schaffen, wenn beispielsweise interne Daten mit externen angereichert würden; vor allem aber müsse der Datenaustausch verbessert werden, etwa über Datenlabore oder Data Hubs.

Daten böten auch das Potenzial, verwaltungsinterne Prozesse zu modernisieren, Bearbeitungszeiten zu reduzieren und die Prozessqualität zu verbessern. „Das ist auch vor dem Hintergrund des zunehmenden Fachkräftemangels im öffentlichen Sektor sehr wichtig“, unterstreicht PwC-Experte Dr. Mario Walther. Es müsse oft gar nicht sein, Daten zentral zusammenzuführen. Oft reiche es, sie breiter zugänglich zu machen – etwa in Form eines Datenatlas, der aufzeigt, an welcher Stelle welche Daten in welcher Form vorliegen.

Daten stärker dezentral auswerten mit Data Mesh

Insbesondere dezentrale Datenarchitekturen wie Data Mesh bieten den Studienautor:innen zufolge erhebliche Chancen, weil sie den besonderen fachlichen Belangen in der Verwaltung besser Rechnung tragen. So sei es auch leichter, die hohen Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz zu erfüllen. Data Mesh wendet sich explizit gegen sogenannte zentrale Data Lakes bzw. Data Warehouses. Denn die Datensammlung in solchen Strukturen bringt oft zentral organisierte Datenteams mit sich.

„Diesen fehlt allerdings oft das fachliche Domänenwissen, um die verfügbaren Daten gezielt auszuwerten und aufzubereiten“, betont PwC-Experte Dr. Mario Walther. Statt zentraler Datenteams führen beim Data Mesh die Mitarbeitenden der jeweiligen spezifischen Domänen ihre Auswertungen selbst durch, eben weil sie den fachlichen Kontext ihrer Daten besser verstehen. Deshalb können sie sie in aller Regel auch datenschutzrechtlich besser aufbereiten. Archivierung und Löschung gehörten schließlich ebenfalls zum Datenlebenszyklus.

Um die genannten und weitere Chancen optimal zu nutzen, brauche es – neben angepassten Strukturen und Prozessen – ein neues Datenbewusstsein. Optimal sei es, wenn die Verwaltungsmitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit erleben, wie datenbasiertes Arbeiten ihnen selbst sowie den Bürger:innen und Unternehmen nützt, die Verwaltungsdienstleistungen in Anspruch nehmen.

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