Warum Unternehmen auf Skalierbarkeit setzen

Bei der Wahl der passenden Software sollte die Skalierbarkeit im Vordergrund stehen, denn Flexibilität, das Aufbrechen von Silos und Transparenz spielen für Unternehmen heute eine immer größere Rolle.

Welche Software in einem Unternehmen genutzt wird, ist eine langfristige Entscheidung. Mitarbeiter sollten lernen mit ihr umzugehen, um das volle Potential ausschöpfen zu können: sowohl für das Unternehmen als auch für sich selbst in ihrer täglichen Arbeit. Meist geht es dabei jedoch nicht nur um die Auswahl eines spezifischen Anbieters, sondern auch um die Frage, ob und wie die Software mit dem Unternehmen wachsen kann. Letzteres beschreibt die Skalierbarkeit. Diese spielt besonders für schnell wachsende Unternehmen eine immer größere Rolle. Sollen sie sich zunächst für eine standardisierte, aber starre Software entscheiden, um einen definierten Arbeitsprozess zu gewährleisten? Oder sollte die Software von Beginn an agil sein, so dass Mitarbeiter mitgestalten können, wie sich das Unternehmen mit der Software weiterentwickelt?
 

Skalierbare vs. starre Software

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sollte die eingesetzte Software vor allem flexibel genug sein, um sich an verändernde Bedürfnisse und das Wachstum eines Unternehmens anzupassen. Um Wachstum unterstützen zu können, ist die Flexibilität der Software von entscheidender Bedeutung. Eine flexible Software ermöglicht es den Nutzern individualisierte Arbeitsabläufe sowohl innerhalb ihrer Abteilung als auch abteilungsübergreifend in kurzer Zeit zu implementieren. Denn eine flexible Software funktioniert in etwa wie das Prinzip der Steckbausteine: Es gibt ein Grundgerüst, welches beliebig mit Modulen erweitert und vergrößert werden kann, je nachdem wie und wofür es genutzt wird. Kommen bei einem wachsenden Unternehmen neue Funktionalitäten oder Aufgaben hinzu, kann die Software entsprechend erweitert werden.

Ein gutes Beispiel für skalierbare Software ist das Prinzip Low-Code/No-Code. Eines der Vorteile dabei ist, dass jeder Mitarbeiter und nicht etwa nur die jeweilige IT-Abteilung neue Module hinzufügen kann. Dies bezieht bewusst Mitarbeitende ohne fundierte IT-Fachkenntnisse mit ein, die die Arbeitsprozesse eigenständig anpassen und auf ihr jeweiliges Fachgebiet zuschneiden können.

Eine starre Software im Gegensatz dazu ist meist auf eine bestimmte Funktion und Kapazität beschränkt. Meist enthalten diese Softwarelizenzen zwar Entwickler, die auf Anfragen Veränderungen einbauen können, dies ist aber aufwendig und benötigt fundierte Fachkenntnisse. Da es oft sehr lange dauert, Software zu implementieren, arbeiten besonders Großunternehmen mit veralteter Software und starren Strukturen. Auch vor dem Hintergrund, dass neue Anbieter zunächst durch stringente Sicherheitsprüfungen (DSGVO, AVV, Sicherheitsaspekte, etc.) innerhalb des Unternehmens laufen müssen, um freigegeben werden zu können.
 

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sollte die eingesetzte Software vor allem flexibel genug sein, um sich an verändernde Bedürfnisse und das Wachstum eines Unternehmens anzupassen.

Silos aufbrechen, um Abschottung zu vermeiden

Skalierbare Software hilft dabei, organisatorische Silos aufzubrechen, so dass im Unternehmen nicht mehr nur jede Abteilung auf sich und die eigene Arbeit fokussiert ist. Vielmehr werden Abteilungen miteinander verbunden, die Zusammenarbeit wird leichter, übersichtlicher und effizienter und Herausforderungen können gemeinsam bewältigt werden. Außerdem unterstützt eine skalierbare Software mehr Eigeninitiativen von Mitarbeitern, denn im Falle von Low-Code-/ No-Code-Plattformen haben alle Mitarbeiter unabhängig von jeglicher Hierarchie Zugriff auf Prozesse, was wiederum die Kommunikation und Kollaboration untereinander deutlich vereinfacht. Der Einsatz anpassbarer Software ermöglicht eine andere Arbeitsweise, die das Unternehmen von Grund auf verändert.
 

Mitarbeiter wirken mit 

Durch diese geschaffene Transparenz können ineffiziente Prozesse leichter entdeckt werden. Wo können Module automatisiert werden, welche Meetings sind eventuell nicht zwingend notwendig, welche Projektdeadlines haben meine Kollegen aus anderen Abteilungen derzeit gerade und sind deshalb vielleicht weniger ansprechbar? Doch der größte Vorteil für Mitarbeiter ist, dass diese ihre gewohnten Prozesse nicht auf die Software anpassen müssen, sondern diese je nach eigenen Vorlieben selbständig anpassen können. Darüber hinaus lässt skalierbare Software Mitarbeiter enger zusammenarbeiten und Informationen untereinander zu teilen, was die Arbeit schneller und unkomplizierter erledigen lässt. Denn wer weiß, wo er Informationen findet und wen er fragen kann, ist in einer modernen Informationsgesellschaft klar im Vorteil.
 

Software als Beginn zur Veränderung

Mit dem Einsatz von skalierbarer Software öffnen sich Unternehmen nicht nur auf technologischer Ebene, sondern häufig auch nach innen im Hinblick auf ihre gesamte Strategie und Ausrichtung. ​​Häufig geht der Bottom-up-Ansatz damit ebenfalls einher, der Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung einbezieht und nicht nur Managemententscheidungen nach unten weitergibt. Die Frage der eingesetzten Software ist also eher die Frage, wie das Unternehmen nach innen arbeiten bzw. funktionieren soll. Inwieweit können tägliche Arbeitsprozesse und Anforderungen betrachtet werden, wieviel kann jeder einzelne Mitarbeiter zum Unternehmen und dessen Weiterentwicklung beitragen? Wo werden Informationen geteilt und wer hat darauf Zugriff? Und wer kann Anpassungen vornehmen, damit alle agil und fortschrittlich arbeiten können?

Skalierbare Software hilft Unternehmen jeder Größe dabei, alte Strukturen aufzubrechen, mehr Kommunikation untereinander zu ermöglichen, Rollendenken zu verhindern und gemeinsam daran zu arbeiten, was das Unternehmen ausmacht.