Warum Datenmanagement alle Mitarbeiter etwas angehen sollte

Zu oft liegt das Datenmanagement in Unternehmen noch allein bei den IT-Verantwortlichen. Dabei kann eine unternehmensweite, datengestützte Arbeitskultur viel mehr aus den Daten herausholen und den Unternehmenserfolg langfristig sichern.

Das letzte Jahr hat vieles auf den Kopf gestellt und kaum ein Unternehmen ist von den Veränderungen, die die Wirtschaft in den letzten Monaten erlebt hat, unberührt geblieben. Die Digitalisierung hat einen enormen Sprung gemacht, die Akzeptanz von Homeoffice ist gestiegen und die Arbeitsweise hat sich verändert.

Doch trotz der Herausforderungen des vergangenen Jahres haben viele Unternehmen aktuell immer noch eine veraltete Denkweise, wenn es um IT geht: sie trennen IT-Teams von ihren anderen Teams. Dadurch werden wichtige Themen wie das Datenmanagement – also der Prozess der Erfassung, Speicherung und Nutzung von Daten – lediglich in eine Richtung delegiert und geraten dabei gerne in Vergessenheit. 

Das hat Konsequenzen: Ein kleines Unternehmen etwa, das Haushaltswaren vor Ort in seinem Geschäft verkauft, wird von der Pandemie und der ausbleibenden Kundschaft schwer getroffen und muss nun sein gesamtes Geschäftsmodell auf den Kopf stellen. Wechselt es zu einem reinen Online-Angebot, verändern sich auch die Kaufgewohnheiten der Kunden drastisch. Ohne ein Verständnis für Datenmanagement ist es für das kleine Unternehmen äußerst schwierig, effektiv auf das Kundenverhalten zu reagieren und potenzielle Chancen zu nutzen. 

Verfügt das Unternehmen jedoch über Datenmanagement-Richtlinien, die von allen Mitarbeitern gut verstanden und weitgehend befolgt werden, können sich die Mitarbeiter dank der Erkenntnisse aus den Daten schneller anpassen, potenzielle Einnahmequellen leichter erkennen und Kosten gezielt senken.

Damit dies gelingt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmensführung einen Wandel in der Arbeitskultur vorantreibt, indem sie Brücken zwischen der IT und anderen Abteilungen baut und so eine datenorientierte Kultur für alle Mitarbeiter schafft. 

Kommunikation ist entscheidend

Die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Daten zu verwalten, beginnt damit, wie gut die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Laut einer aktuellen Studie von Seagate Technology zur Reaktion von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) auf die COVID-19-Krise, hat die Pandemie etwa die Hälfte der befragten Entscheidungsträger der KMU dazu veranlasst, ihre Mitarbeiterkommunikation zum Thema Datenmanagement zu verbessern. Das ist ein positives Zeichen. Es ist aber wichtig, dass diese Kommunikation auch effektiv durchgeführt wird. 

Da Themen wie IT-Sicherheit einer häufigen Aktualisierung bedürfen, müssen die Best Practices regelmäßig kommuniziert werden, um effektiv zu sein. Allerdings sind Mitarbeiter für IT-Themen in der Regel nur schwer zu begeistern. Das beste Mittel gegen Kommunikationsmüdigkeit ist, Informationen so kurz, knapp und verständlich wie möglich zu halten.

Seit Beginn der COVID-19-Pandemie würden die Entscheidungsträger der KMU in Deutschland am ehesten sagen, dass ihr Unternehmen die interne Kommunikation rund um die Bedeutung von Datenspeicherung verstärkt hat. (Quelle: Seagate)

In Tools und Schulungen investieren 

Um das Datenmanagement unternehmensweit zu verbessern und die Verantwortung der IT-Abteilung wirklich zu verteilen, können Schulungen für die Mitarbeiter zu Best Practices und Tools wie Datenanalysesoftware ein erster Schritt sein. Natürlich erfordern Schulungen und Tools Investitionen – und die können erheblich sein. Es gibt jedoch eindeutige Beweise dafür, dass die Digitalisierung eines Unternehmens Vorteile hinsichtlich der Produktivität seiner Mitarbeiter mit sich bringt. Es ist also eine Investition, die sich auszahlt.

Dabei geht es gar nicht darum, die Mitarbeiter zu Datenwissenschaftlern zu machen. Selbst grundlegende Schulungen können Mitarbeitern bereits helfen, einen sicheren Umgang mit Daten zu entwickeln. Ein weiterer Schlüsselbereich, in dem vor allem Führungskräfte ein unternehmensweites Verständnis aufbauen sollten, ist die Datenanalyse. 

Aber: Ein solides Datenmanagement zu betreiben und entsprechende Richtlinien zu haben, ist noch keine Garantie dafür, dass auch das Datenspeichersystem dementsprechend eingerichtet ist. 46 Prozent der befragten KMU-Führungskräfte geben an, dass sie oder ihre Mitarbeiter in letzter Zeit im Homeoffice Schwierigkeiten beim Zugriff auf Dateien oder andere Unternehmensdaten hatten. Um Datenspeicherung und -management wirklich zu einem unternehmensweiten Anliegen und zur Priorität zu machen, muss also noch mehr getan werden.

DataOps als Lösung

Die Lösung für einen Großteil der Herausforderungen im Datenmanagement ist DataOps – eine Methode, die Datenersteller und -nutzer miteinander verbindet. Zu den Erstellern zählen „Dinge“, also Maschinen, IoT-Komponenten und andere „Endpoints“ in einer vernetzten Umgebung. Doch auch Menschen sind Datenproduzenten, beispielsweise Mitarbeiter, die Berichte erstellen. Zu den Datenverbrauchern gehören Datenspezialisten und Führungskräfte.

Obwohl die Mehrheit der befragten Unternehmen DataOps für sehr oder äußerst wichtig hält, geben nur durchschnittlich zehn Prozent der Organisationen an, DataOps vollständig im gesamten Unternehmen implementiert zu haben.

Die Schulung von Mitarbeitern in den Bereichen IT und Datenmanagement, insbesondere DataOps, ist nicht einfach. Es ist kein Geheimnis, dass viele Mitarbeiter es als lästig empfinden und es kann schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll. Daher ist es sehr wichtig, den Mitarbeitern zuzuhören und mit ihnen zusammen zu arbeiten, um herauszufinden, welche Aspekte ihrer Arbeit vom Datenmanagement profitieren könnten und welche Tools ihnen helfen, die benötigten Erkenntnisse zu finden. Denn Mitarbeiter können einen Bedarf formulieren, haben aber oft nicht das nötige technische Wissen, um die Lösung zu identifizieren. 

Wenn die Mitarbeiter nicht sicher im Umgang mit Daten sind und keinen Nutzen daraus ziehen können, sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, Mitglieder des IT-Teams in strategische Teambesprechungen einzubinden. Ihr technisches Wissen kann wertvolle Erkenntnisse liefern und ihre datenorientierte Denkweise auf andere Mitarbeiter abfärben.

Auch die Geschäftsleitung sollte eng mit dem IT-Team zusammenarbeiten. Die Zeiten, in denen CEOs IT-Belange an eine Abteilung delegieren konnten, sind längst passé. Führungskräfte sollten die Prioritäten und Anforderungen der IT verstehen und ihr in der internen Kommunikation das Gewicht geben, das sie verdient.

Gemeinsame Verantwortung bedeutet gemeinsame Vorteile

Weitere Untersuchungen von Seagate und IDC haben ergeben, dass mehr als zwei Drittel der Unternehmensdaten ungenutzt bleiben. Ein Bericht, der 2019 von der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) veröffentlicht wurde, ergab, dass nur elf Prozent der kleinen Unternehmen und nur 33 Prozent der größeren Firmen Big-Data-Analysen durchführen. 

Diese Ergebnisse zeigen, dass Unternehmen viele Gelegenheiten für ein effektives Datenmanagement auslassen. Tatsächlich gaben 20 Prozent der befragten KMU-Führungskräfte in Deutschland zu, dass ihr Unternehmen viel mehr mit den ihnen zur Verfügung stehenden Daten machen könnte. Es gibt ein enormes ungenutztes Potenzial, das einen wirtschaftlichen Nutzen mit sich bringen könnte. Dieser wird aber unerreichbar bleiben, solange IT-Manager die alleinigen Verfechter des Datenmanagement bleiben.  

Führungskräfte und IT-Entscheidungsträger müssen das Thema Datenmanagement aus der IT-Abteilung herauslösen und sowohl die damit verbundene Verantwortung als auch die vielen Vorteile in das gesamte Unternehmen tragen. Dazu müssen sie die Barrieren beseitigen, die die Mitarbeiter einschränken. Unternehmen, die dies tun, erschließen sich neue Chancen für Wachstum und Unternehmenserfolg.