Thought Leadership
Seit einiger Zeit ist der Trend zu beobachten, dass virtuelle Datenräume, wie beispielsweise vom deutschen Anbieter netfiles GmbH, über das Thema Due Diligence hinaus auf großes Interesse stoßen und Unternehmen sich derzeit auch außerhalb von Fusionen, Firmenübernahmen und Immobilientransaktionen damit beschäftigen, virtuelle Datenräume einzurichten.
Online-Zusammenarbeit und Datenaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg
Die Themen Vernetzung und Dezentralität spielen nicht nur innerhalb der Unternehmensgrenzen eine Rolle, sondern auch darüber hinaus. In den letzten Jahren haben sich zahlreiche neue Methoden der Zusammenarbeit von Unternehmen in firmenübergreifenden Wertschöpfungsketten entwickelt. Dies gilt für Beschaffung und Produktion genauso wie für Absatz und Vertrieb. Die digitale Transformation treibt diese Entwicklung weiter voran. Ebenso wie für die unternehmensinterne Kommunikation gilt aber auch für diese Wertschöpfungsketten: Erst wenn ohne Technologiebruch und unabhängig von Zeit und Ort auf Daten zugegriffen und gemeinsam an diesen Daten gearbeitet werden kann, sind diese neuen Formen der Zusammenarbeit erfolgreich. Und noch mehr als bei der Zusammenarbeit im Unternehmen spielen bei der Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg Datenschutz und Datensicherheit eine zentrale Rolle.
Vernetztes dezentrales Arbeiten in Unternehmen
Die Globalisierung und Digitalisierung vieler Industriezweige haben dazu geführt, dass es auf der einen Seite für viele Unternehmen einfacher geworden ist, international tätig zu werden. Auf der anderen Seite steigt in vielen Branchen aber auch der Druck, sich einem internationalen Wettbewerb zu stellen. Vernetztes, dezentrales Arbeiten gehört dabei heute zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren in Unternehmen, um agil und reaktionsschnell auf die Veränderungen im Markt reagieren zu können. Ein zentrales Element dieser neuen Arbeitsweise besteht in der Möglichkeit, Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort in Projektgruppen zu integrieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, von überall und zu jeder Zeit auf die erforderlichen Projektunterlagen zugreifen zu können. Viele Unternehmen haben mittlerweile sogar 24-Stunden-Projektgruppen eingerichtet, bei denen sie die unterschiedlichen Zeitzonen ausnutzen. Geht der Mitarbeiter in Fernost in den Feierabend, übernimmt sein Kollege in Europa, denn dort ist gerade morgens und wenn dieser dann seinen Arbeitstag absolviert hat, übernimmt eine Kollegin in den USA. Diese, im oben genannten Beispiel sehr vereinfacht dargestellte Arbeitsweise funktioniert nur, wenn alle Informationen und Dokumente rund um die Uhr zur Verfügung stehen und bearbeitet werden können. Der Projektleiter wiederum muss unabhängig von seinem Standort in der Lage sein, den Projektfortschritt zu überwachen und entsprechend eingreifen zu können, ohne dass er jedem einzelnen Mitarbeiter laufend neue E-Mails schicken muss. Und abschließend muss natürlich gesichert sein, dass alle Projektdokumente sicher und vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt an einer zentralen Stelle gespeichert werden.
Neue Arbeitsformen
Die Arbeitswelt befindet sich in einem noch nie dagewesenen Wandel. In vielen Branchen ist es heute ohne weiteres möglich und sogar erforderlich, unabhängig von Ort und Zeit zu arbeiten. „Mobile Worker“ und „Digitalisierung der Arbeitswelt“ lauten die aktuellen Schlagworte.
Im Außendienst gehört es mittlerweile zum Standard in vielen Unternehmen, dass die Mitarbeiter unterwegs und vor allem vor Ort beim Kunden auf die benötigten Firmeninformationen und Unterlagen zugreifen können.
Junge Startup-Unternehmen legen heute den Grundstein für ihr Business, ohne sich in der Regel Gedanken über Firmengebäude oder Büroausstattung zu machen. Stattdessen arbeiten sie in virtuellen Teams oder nutzen neue Modelle der Arbeitsplatzgestaltung wie „Coworking Spaces“.
Das Thema „Home Office“ spielt für immer mehr Selbstständige und Freiberufler eine zentrale Rolle, denn sie sind heute in der Lage, am Schreibtisch zuhause genauso produktiv zu sein wie an einem Arbeitsplatz in einem Büro – und sparen sich die damit verbundenen Kosten und den Aufwand für Fahrten zum Arbeitsplatz oder Parkplatzsuche.
Unternehmen und Arbeitgeber müssen auf diesen Wertewandel reagieren und ein Arbeitsumfeld schaffen, das die damit verbundenen Anforderungen von Mitarbeiterseite erfüllt. Der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Unternehmensdokumente und Informationen ist dafür eine zentrale Voraussetzung. Auf der anderen Seite muss natürlich auch bei den neuen Arbeitsformen ein Maximum an Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sein.
Datenschutz und Compliance beim Datenaustausch
Traditionelle Methoden des Datenaustauschs stoßen mittlerweile an ihre Grenzen. Sei es im Hinblick auf fehlende Sicherheit und Kontrollmöglichkeiten über den Zugriff und die Art der Nutzung von vertraulichen Dokumenten, aber auch in Bezug auf die Datengröße. Probleme mit zu großen E-Mail Anhängen, Unklarheit über die Zustellung von E-Mails, komplizierte FTP-Anwendungen, aber auch Wirtschaftsspionage sind allgegenwärtig.
Die Umsetzung von End-to-End-Verschlüsselungsverfahren für E-Mails ist verhältnismäßig komplex und erfordert zusätzliche Maßnahmen durch den Anwender, was sich nachteilig auf die Benutzerfreundlichkeit und damit auf die Akzeptanz beim Anwender auswirkt.
Darüber hinaus ist beim Versand von Dokumenten als E-Mail-Anhang eine Versionskontrolle fast unmöglich. Fast jeder E-Mail-Anwender kennt das zeitaufwändige und fehlerbehaftete Suchen nach der aktuellsten Version einer Datei, wenn diese mehrmals zwischen mehreren Personen hin- und hergeschickt und zwischenzeitlich bearbeitet wird.Vor diesem Hintergrund setzen immer mehr moderne Unternehmen virtuelle Datenräume wie zum Beispiel von netfiles zum zentralen Ablegen, sicheren Zugriff auf Dateien und für den unternehmens- und standortübergreifenden Datenaustausch ein.
Virtueller Datenraum: Maximum an Datenschutz und Datensicherheit für sensible Daten trotz orts- und zeitunabhängiger Verfügbarkeit
Virtuelle Datenräume bieten auf Grund ihrer „Herkunft“ aus dem M&A-Bereich auf der einen Seite ein Maximum an Datenschutz und Datensicherheit, auf der anderen Seite eine orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit dieser Daten, sowie einen zentralen, stets aktuellen und in der Bearbeitung nachverfolgbaren Datenbestand. Damit erfüllen sie alle Anforderungen der modernen Arbeitswelt sowie neuer Entwicklungen im Geschäftsleben im Zuge der Digitalisierung und helfen dabei, die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern und die damit verbundenen Risiken zu minimieren.
Made in Germany – zertifizierter Anbieter
Bedienkomfort, Kosteneffizienz und Kontrolle der Datensicherheit sind bei der Qualität einer Datenraum-Lösung ebenso wichtige Kriterien wie Seriosität und Standort des Anbieters. netfiles bündelt alle Vorteile: In Deutschland ansässig, unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Seine IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Im netfiles Datenraum werden sämtliche Dokumente mit dem Advanced Encryption Standard (AES) 256-Bit stark verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die Server des Anbieters befinden sich ausschließlich in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland. Als Software-as-a-Service-Lösung können Unternehmen den netfiles Datenraum ohne aufwändige Schulung oder Bindung von IT-Ressourcen sofort einsetzen. Ein Webbrowser genügt für die Einrichtung und Nutzung der Lösung.
Interessierte Unternehmen können den netfiles Datenraum kostenlos und unverbindlich 14 Tage lang testen: https://www.netfiles.com/de/kostenlos-testen/
