Thought Leadership
Immer mehr Geschäftsabläufe werden virtuell abgewickelt. Das bedingt ein rasch ansteigendes Datenmaterial, welches bearbeitet, abgespeichert und transferiert werden muss. In einem Datenraum werden dabei die besonders sensiblen Daten eines Unternehmens online abgelegt. Darin können sie von jedermann, der eine Berechtigung hat, eingesehen und bearbeitet werden.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Die Nutzung von Datenräumen weitet sich immer weiter aus. Als Gründe sind neben der fortschreitenden Digitalisierung vor allem die Entwicklung globaler Wirtschaftsmärkte zu sehen. Unternehmen müssen ihre vormals auf Papier niedergeschriebenen Dokumente nun in digitaler Form bereitstellen, damit sie in Sekundenbruchteilen um den Erdball gejagt werden können. Deshalb kann ein virtueller Datenraum nur eine Cloud-Lösung sein. Datenräume werden entwickelt, um die sichere Speicherung und Weitergabe vertraulicher Geschäftsinformationen zu gewährleisten.
Vor allem international agierende Unternehmen, die übergreifende Projekte vorantreiben, profitieren von der eleganten Lösung. Können doch Dokumente mit empfindlichen und zeitkritischen Inhalten mehreren Beteiligten zeitgleich zugänglich gemacht werden.
Die Funktionen eines virtuellen Datenraumes
Zwar ähneln sich die Konzepte und Funktionen der unterschiedlichen Datenräume, trotzdem kann auf jeden Anwendungsfall explizit eingegangen werden. Jeder Nutzer hat seine eigenen Präferenzen sowie Bedürfnisse und die Anbieter müssen alle diese Anforderungen unter einen Hut bringen.
Dennoch decken die Lösungen laut dem Unternehmen DataroomX gewisse Kernfunktionen ab. Dazu gehört, dass sich Dateien in großer Anzahl schnell und sicher hochladen lassen. Sie müssen einfach zu speichern sein und die Verwaltung hat komplikationslos abzulaufen. Dabei steht die intuitive Handhabung im Vordergrund. Nur wenn der Dataroom einfachen und leicht verständlichen Workflow offeriert, fällt das Nutzererlebnis positiv aus. Wenn Projektteilnehmer größere Anstrengungen unternehmen müssen, um Dateien hochzuladen, zu speichern und zu verwalten, verlangsamt sich der Projektfluss. Das führt letztlich zu unbefriedigenden Resultaten.
Was ist zu beachten bei der Auswahl eines Anbieters?
Ein Anbieter muss in der Lage sein, Unternehmen Hochleistungsserver zu Verfügung zu stellen und dafür sorgen, dass Sicherheit und Leistung garantiert werden. Diese Anforderungen haben ihren Preis. Dabei ist es vor allem die Sicherheit, die bei Billiganbietern oft nicht ausreichend gewürdigt wird. Bei ausländischen Anbietern, speziell wenn sie aus den USA kommen, besteht die Gefahr, dass unbefugte Dritte oder Geheimdienste Zugriff auf die Daten erzwingen können.
Das kann für Unternehmen fatale Folgen haben. Deshalb verweisen Insider auf deutsche Anbieter. Zum einen besitzen hiesige IT-Unternehmen das notwendige Know-how, um entsprechende Technologien zu entwickeln. Zudem werden sie vom Bundesamt für Informationstechnik (BSI) zertifiziert und vom TÜV kontrolliert. Letztlich ist die Rechtslage hierzulande so definiert, dass sich Behörden nur unter klar definierten Rechtsgrundlagen Zugriff auf Daten verschaffen können.
Diese Punkte bei der Wahl eines Datenraumes sind nicht zu tolerieren
Um bei der Einrichtung eines Datenraumes zu optimalen Ergebnissen zu kommen, sind folgende Fehler zu vermeiden:
Unstrukturierter Index
Die Qualität eines Data Rooms steht und fällt mit dem Datenraumindex. Dieser bedarf klarer Stringenz und eines vollständigen Inhalts, damit es während der Verhandlungen zu keinen Verzögerungen kommt.
Informationsflut vermeiden
Bei Due-Diligence-Prozessen sollte der Datenraum alle relevanten Dokumente übersichtlich erfassen. Vor allem sind es überholte und abgelaufene Dokumente aus den Vorjahren, die aktuelle Projekte behindern.
Mangelhafter Q&A-Prozess
Zu viele Freigabestufen führen besonders bei kleineren Transaktionsprozessen zu unnötigem Stau. Deshalb sollten einem Bieter nur eine begrenzte Anzahl von Fragen zugestanden werden. Ansonsten wird der Verkäufer von einer Frageflut überrollt. Auch ein Gatekeeper leistet dahingehend wertvolle Dienste.
Typische Anwendungsszenarien für virtuelle Datenräume
Datenräume werden bei Projekten mit hohem Datenaustausch und sensiblem Informationsgehalt benötigt. Typische Anwendungsgebiete lauten wie folgt:
Merger & Acquisitions
Bei Fusionen und Firmenverkäufen sind Käufer und Verkäufer gleichermaßen belastet, ist der Prozess zwischen der ersten Prüfung und dem Abschluss doch sehr komplex und unterliegt einem großen Zeitdruck
Kommunikation im Vorstand
Unternehmen werden zunehmend ortsunabhängig geführt. Der Datenraum für die Kommunikation der Geschäftsleitung bedarf ein hohes Maß an Sicherheit. Problemlos können externe Personen wie Berater oder Aufsichtsräte einbezogen werden.
Immobiliendokumentationen
Immobiliengeschäfte haben einen besonders hohen Aufwand an Unterlagen. Baupläne und Dokumentationen werden andauernd vervollständigt und können im Datenraum zeitgleich den verschiedensten Akteuren zu Verfügung gestellt werden. Nach Abschluss des Projekts werden die Dokumente sicher und geordnet archiviert.
