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Virtuelle Datenräume sind im Rahmen einer Due Diligence heute eine Selbstverständlichkeit und haben den Prozess von M&A-(Mergers & Acquisitions) und gewerblichen Immobilientransaktionen bedeutend optimiert. Alle relevanten Verkaufsunterlagen können heute mit Hilfe eines virtuellen Datenraums standortunabhängig von Kaufinteressenten bzw. Bietern sicher eingesehen und geprüft werden. Aufwändige Reisen zum verkaufenden Unternehmen und die anstrengende Sichtung von Dokumenten in physischen Datenräumen haben damit ein Ende gefunden.
Physische Datenräume gehören der Vergangenheit an
Vor dem Aufkommen der virtuellen Datenräume war es üblich, dass für eine Due Diligence ein physischer Datenraum Kaufinteressenten zur Verfügung gestellt wurde. In den meisten Fällen war das ein Büro auf der Verkäuferseite oder beim Steuerberater, in dem alle relevanten Ordner und Dokumente für eine Transaktion in ausgedruckter Form zur Einsicht und Prüfung bereitgestellt wurden. Die Unterlagen durften dabei nicht den Datenraum bzw. das Büro verlassen. Kaufinteressenten mussten zur Sichtung und Prüfung der Unterlagen zum Datenraum auf der Verkäuferseite anreisen und in der Regel dafür mehrere Tage investieren. Insofern war der Prozess mit erheblichem Aufwand verbunden.
Virtuelle Datenräume für mehr Effizienz bei Due Diligence Prüfungen
Durch die zunehmende Komplexität von Unternehmenstransaktionen und der Notwendigkeit Beratern und Interessenten über Standort- und Landesgrenzen hinweg Zugriff auf einen Datenraum zu ermöglichen, setzen sich mit der Verbreitung des Internets virtuelle Datenräume (auch als Online Datenraum, digitaler Datenraum oder elektronischer Datenraum bezeichnet) immer mehr durch. Der virtuelle Datenraum ist eine internetbasierte Plattform bzw. ein Cloud-Service, der über gezielte Zugriffsrechte den sicheren Zugang und die Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten ermöglicht. Ein virtueller Datenraum ermöglicht den geschützten Zugriff auf Due Diligence Unterlagen für alle Beteiligten unabhängig vom Standort. Kaufinteressenten, Beratern und Anwälten steht rund um die Uhr ein garantiert aktueller, einheitlicher Informationsstand zur Verfügung. Mehrere Bieter können parallel, jedoch voneinander getrennt, sämtliche Dokumente im Datenraum effizient prüfen.
Datensicherheit und umfangreiche Funktionalität
Dabei garantiert eine Datenverschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung höchstmöglichen Schutz beim Zugriff auf vertrauliche Daten. Zudem können besonders sensible Dokumente gegen einen Download und mit einem Wasserzeichen geschützt werden. Detaillierte Zugriffsrechte regeln im Datenraum, welche Benutzer Daten nur lesen oder herunterladen oder editieren können. Ein direkt im Datenraum integrierter Frage- und Antwortprozess (Q&A) ermöglicht Fragen zu einzelnen Dokumenten und deren Beantwortung durch festgelegte Spezialisten. Ein umfassender Workflow unterstützt dabei die Sichtung und Bearbeitung der Fragen und Antworten auf der Verkäufer- und Interessentenseite.
Während des Due Diligence Prozesses stehen dem Verkäufer umfangreiche Analyse- und Kontrollmöglichkeiten im Datenraum zur Verfügung. So kann besser die Wahrscheinlichkeit einer Transaktion und das unterschiedliche Bieterinteresse eingeschätzt werden.
Virtuelle Datenräume haben sich im M&A Bereich schnell durchgesetzt und sind heute aus der täglichen Praxis nicht mehr wegzudenken.
Einfachste Bedienbarkeit für mehr Effizienz
Der Funktionsumfang von virtuellen Datenräumen etablierter Anbieter lässt heute in der Regel keine Wünsche auf der Verkäuferseite und Bieterseite mehr offen. So ist nicht überraschend, dass mittlerweile verstärkt die schnelle und einfache Bedienbarkeit bei der Auswahl einer virtuellen Datenraumlösung im Mittelpunkt steht. Der virtuelle Datenraum soll ja vor allem die Effizienz bei der Durchführung von Transaktionen steigern. Und je weniger Einarbeitungs- und Einrichtungszeit für den Datenraum notwendig ist, desto mehr Zeit steht Beteiligten einer Transaktion für eine optimale Vorbereitung, Analyse und Verhandlung zur Verfügung.
Vor allem der deutsche Anbieter netfiles hat sich bei der Entwicklung seines virtuellen Datenraums bereits frühzeitig auf eine einfache Bedienbarkeit fokussiert. Die Benutzeroberfläche des netfiles Datenraums ist ähnlich zu einem Dateimanager von Windows gestaltet und ermöglicht Benutzern und Administratoren eine intuitive Anwendung, ohne aufwändige Einarbeitung oder Schulung.
Vor dem Hintergrund der anhaltenden wirtschaftlichen Auswirkungen der Energie- und Corona-Krise ist zu befürchten, dass immer mehr Unternehmen in die roten Zahlen rutschen werden und ein Notverkauf oder die Insolvenz drohen. Experten erwarten infolge der Pandemie und Energiekrise eine deutliche Zunahme der Distressed M&A Transaktionen in naher Zukunft – vor allem auch bei kleineren Unternehmen. Bereits in den letzten Monaten konnten wir eine verstärkte Nachfrage nach Datenräumen von kleineren Unternehmen feststellen, die vor allem eine schnelle und sehr einfach zu bedienende Datenraumlösung für die Durchführung einer Due Diligence suchen. Eine Vielzahl dieser Unternehmen führt zum ersten Mal eine Due Diligence durch und kann sich auch keine Top-Berater im Verkaufs- oder Finanzierungsprozess leisten. Oftmals ist die Anzahl der verkaufsrelevanten Dokumente relativ klein und selbst eine Q&A Funktionalität im Datenraum ist nicht notwendig. Für diese Anwendungsfälle wäre eine komplexe Funktionalität eher kontraproduktiv. Viel wichtiger als eine umfangreiche Funktionalität ist für die meisten Benutzer auf der Verkäufer- und Bieterseite eine einfache Bedienbarkeit des Datenraums.
Made in Germany
Aufgrund der Sensibilität der Daten in einem Datenraum ist bei der Auswahl eines Anbieters besonders auf die Sicherheit und den Datenschutz zu achten. Datenschutzexperten empfehlen europäische bzw. deutsche Anbieter wie zum Beispiel netfiles mit Servern ausschließlich in Deutschland, um wirtschaftliche, aber auch rechtliche Risiken im Hinblick auf den gesetzlich geforderten Datenschutz zu vermeiden.
Ein virtueller Datenraum kann mehr als nur Due Diligence
Bereits seit einigen Jahren ist der Trend zu beobachten, dass virtuelle Datenräume selbst über das Thema Due Diligence hinaus auf großes Interesse stoßen und Unternehmen, Kanzleien und Unternehmensberatungen auch außerhalb von Fusionen, Firmenübernahmen und Immobilientransaktionen virtuelle Datenräume für den sicheren, standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch und die Online-Zusammenarbeit einsetzen.
Erfahren Sie mehr über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von virtuellen Datenräumen in einer der nächsten Ausgaben von it-daily.
