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Der Schutz von personenbezogenen Daten und hochsensiblen Informationen ist mit voranschreitender Digitalisierung von Prozessen, Informationsflüssen und Kommunikationskanälen zunehmend geschäftskritisch für Unternehmen. E-Mails als eine der wichtigsten Kommunikationsformen im geschäftlichen Umfeld sind dabei nicht außen vor – und mit nahtlosen Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsmethoden wie PGP oder S/MIME gibt es für die E-Mail-Kommunikation bereits eine zuverlässige und kosteneffiziente Schutzmaßnahme.
Diese wird jedoch von nur etwas mehr als der Hälfte (55 Prozent) der deutschen Unternehmen genutzt. Das hat eine Umfrage von YouGov im Auftrag von mailbox.org, dem auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisierten E-Mail-Dienst aus Berlin, ergeben. Die Umfrage wurde im Juli 2022 durchgeführt und basiert auf Online-Interviews mit mehr als 500 IT-Entscheidern in kleinen und mittelgroßen deutschen Unternehmen aus verschiedenen Branchen.
Im Rahmen der Umfrage wurden die Entscheider zudem zu den Gründen befragt, warum sie für ihre E-Mail-Kommunikation keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwenden. Fast die Hälfte (49 Prozent) gab an, dass von ihren Kunden keine verschlüsselte Kommunikation erwartet wird, bei 37 Prozent wird intern im Unternehmen keine Notwendigkeit für verschlüsselte Kommunikation gesehen und 22 Prozent finden die Einrichtung und Verwaltung von E-Mail-Verschlüsselung zu kompliziert.
Diese Begründungen, obwohl auf den ersten Blick nachvollziehbar, basieren oftmals auf falschen Annahmen, fehlenden Informationen oder sind schlicht zu kurzfristig gedacht. Peer Heinlein, Geschäftsführer von mailbox.org und selbst Linux- und Mailserver-Spezialist, kommentiert die drei meistgenannten Gründe:
Grund #1: „Unsere Kunden erwarten keine verschlüsselte Kommunikation.“
„Das sollte kein Argument sein! Verschlüsselung schützt nicht nur die Kommunikation der Kunden, sondern auch die eigene. Das sollte für verantwortungsbewusste Unternehmen, unabhängig von Kundenerwartungen ein Muss sein, wenn sie ihre eigene Zukunft sichern wollen. Zudem gibt es bei geschäftlicher Kommunikation, ganz besonders im internationalen Umfeld, noch rechtliche Vorgaben und Compliance-Standards zu beachten, die – ebenfalls unabhängig von Kundenerwartungen – einfacher zu erfüllen sind, wenn entsprechende Maßnahmen und Prozesse von Anfang an etabliert sind.“
Grund #2: „Das Unternehmen sieht keinen Bedarf für verschlüsselte Kommunikation.“
„Es ist unmöglich zu sagen, ob eine belanglose Information von heute zukünftig zum brisanten Detail wird. Trotzdem hat verschlüsselte Kommunikation in Unternehmen oft so lange keine strategische Priorität, bis tatsächlich eine Verletzung von Datenschutz und Datensicherheit vorliegt. Aber dann ist es zu spät und die Verantwortlichen müssen sich den finanziellen, rechtlichen und Reputationsfolgen eines solchen Vorfalls stellen. Die effektivere und für das Unternehmen weniger schädliche Vorgehensweise ist es, diese Risiken in jedem Fall präventiv zu minimieren und von Anfang an auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu setzen.“
Grund #3: „Die Einrichtung und Verwaltung der E-Mail-Verschlüsselung ist zu kompliziert.“
„Gerade wenn Unternehmen versuchen, ihre E-Mail-Infrastruktur komplett selbst bereitzustellen, dürfte dies der Fall sein. Selbst wenn die entsprechenden IT-Experten und -Ressourcen dafür inhouse vorhanden sind, müssen diese üblicherweise auch noch zahlreiche andere IT-bezogene Aufgaben übernehmen. Zusätzlich noch eine nahtlose Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sämtlicher E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten, kann viele IT-Teams tatsächlich an ihre Grenzen bringen. Glücklicherweise gibt es dafür eine einfache Lösung: Ein auf E-Mail-Hosting mit besonderem Fokus auf Datenschutz spezialisierter Dienstleister kann Unternehmen dabei unterstützen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die E-Mail-Kommunikation einzurichten und auf dem aktuellen Stand zu halten, ohne dass dafür intern Personal und Ressourcen vorgehalten werden müssen.“
www.mailbox.org/de
