Change Management: Veränderungen gewinnbringend kommunizieren

Menschen sind Gewohnheitstiere. Wenn im Alltag – insbesondere im Berufsleben – Änderungen auftreten, neue Technologien eingesetzt werden, Umstrukturierungen anfallen oder Ähnliches, kommt Skepsis auf. Veränderungsmanagement benötigt den richtigen Umgang mit solchen Situationen. 

Michael Dietz, Managing Partner & General Manager bei Infosys Consulting, weiß, wie man Veränderungen im Unternehmen richtig kommuniziert und gewinnbringend umsetzt.

Viele sehen das „Change Management” als reine Modeerscheinung. Stimmen Sie dem zu oder wird uns das Thema langfristig begleiten?

Michael Dietz: Das würde ich so nicht behaupten. Change Management wird in manchen Fällen zwar als zeitlich begrenztes und schnell abschließbares Projekt gesehen – wie ein Modetrend eben. Um am heutigen Markt jedoch langfristig konkurrenzfähig bleiben zu können, muss sich ein Unternehmen den ständigen Veränderungen anpassen. Es ist also kein einzelner Sondervorgang, ganz im Gegenteil: Der Wandel wird fast schon zu einem konstanten Zustand. In erster Linie bezeichnet der Begriff die professionelle Umsetzung aktuell entwickelter Konzepte und Strategien, die auf eine bestimmte Änderung hinarbeiten. Im Hinblick auf die Relevanz des Themas würde ich sehr wohl sagen, dass durch die zunehmende digitale Transformation das Veränderungsmanagement noch wichtiger wird als bisher. Change-Management-Modelle gibt es schon sehr lange, aber der Höhepunkt ist noch nicht erreicht.

Die meisten Modelle und Konzepte für erfolgreiches Change Management gehen auf die Organisationsentwicklung in den USA der 30er Jahre zurück. Sind sie auf heutige Bedingungen überhaupt noch anwendbar?

Michael Dietz: Natürlich war in Unternehmen schon immer Change Management und damit einhergehende Change Communication gefragt. Die alten Modelle können bis zu einem gewissen Grad noch immer angewandt werden – manche Dinge ändern sich bekanntlich nie. Unternehmen vergessen jedoch oft, dass traditionelle Change-Management-Strategien mit partizipativen Methoden kombiniert werden müssen, um alle neu hinzugekommenen Bereiche abzudecken. Wir sprechen dabei vom erweiterten Ansatz des „Change Coaching“.

Bild: Traditionelle Change-Management-Strategien müssen mit partizipativen Methoden kombiniert werden, um Veränderungen nachhaltig umzusetzen. (Quelle Infosys Consulting).

Worum geht es dabei genau?

Michael Dietz: Change-Management-Maßnahmen, die lediglich der Erfüllung von Projektmeilensteinen dienen, ohne dabei die Bereitschaft zur Weiterentwicklung innerhalb der Organisation zu berücksichtigen, verschlimmern die Situation oft. Solche Projekte scheitern meist an starren Organisationsstrukturen und Mitarbeitern, die Veränderungsmaßnahmen ablehnen oder sich passiv widersetzen. Denn Menschen sind grundsätzlich „Gewohnheitstiere“, weshalb Veränderungen oft nur mit Skepsis aufgenommen werden. „Change Coaching“ baut auf dieser Erkenntnis auf. Im Mittelpunkt steht die Motivation der Mitarbeiter. Hier werden Elemente des traditionellen, ergebnisorientierten Change Managements und Elemente des Coachings kombiniert, um die erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung von Veränderungen voranzutreiben.

Erfolgreiche Transformationsprogramme machen Veränderungen für die Betroffenen sinnvoll, indem sie Antworten auf folgende Grundfragen geben: Warum? Warum jetzt? Warum ich? Die Methoden und Maßnahmen des Coachings gehen über einen konkreten Projektplan hinaus und zielen auf die Entwicklung allgemeiner Veränderungskompetenzen innerhalb einer Organisation ab. Change Coaching beschäftigt sich mit Motivationsfaktoren für und gegen Veränderungen bei allen betroffenen Gruppen. Die Change-Kommunikation muss beispielsweise folgende Fragen beantworten:

• Wie sieht die neue oder angepasste Organisationsstruktur aus?
• Welcher Mehrwert wird hierdurch generiert?
• Welche Änderungen gibt es an den Schnittstellen der neuen Prozesse/Organisation?
• Welche Mitarbeiter sind genau betroffen und wie?
• Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind für welche Mitarbeiter erforderlich?

Wie kann „Change Coaching“ in der Praxis umgesetzt werden?

Michael Dietz: Die ersten Schritte sind die Planung und genaue Definition der Strategien für die Veränderungen, genauso wie klare Zielsetzungen. Eine Bestandsaufnahme der Ist-Situation und Projektierung des Soll-Ergebnisses vor dem individuellen Hintergrund der Organisation ist unabdingbar. Umfang und Inhalt des geplanten Programms müssen klar definiert und sowohl für die Geschäftsbereiche, Projektleiter als auch für die Angestellten nachvollziehbar sein. Gleichzeitig soll sichergestellt werden, dass die verwendeten Methoden realisierbar sind und innerhalb der Ressourcen des Unternehmens liegen.

Es ist wichtig, dass erfahrene Fachkräfte – sowohl interne als auch externe – in solche Projekte eingebunden werden. So wird der Change Manager zum „Change Coach“. Dieser soll als Unterstützung fungieren, der die Betroffenen ermutigt, sich aktiv mit dem Wandel und seiner Umsetzung auseinanderzusetzen. Dabei geht es weniger um die Verwaltung der Prozesse. Vielmehr steht das Übernehmen einer Führungsrolle im Unternehmen im Mittelpunkt und die Bildung einer breiten Koalition für die Umsetzung in der Organisation.
Externe „Change Coaches“ bieten Erfahrung auf zwei Ebenen: Erfahrung in Veränderungsprozessen und Methodenkompetenzen sowie fundierte Kenntnisse der Organisation. Beides ist notwendig, um den Wandel auf verschiedenen Hierarchieebenen voranzutreiben. Anschließend findet eine Bedarfsanalyse für Training und Instruktion statt, woraufhin die nötigen Trainingsinhalte definiert werden.

Das Zuhören und Reagieren auf Feedback der Betroffenen spielt eine Schlüsselrolle für den Erfolg von Veränderungsprozessen. Daher ist es wichtig, Kanäle zu schaffen, die eine Kommunikation zwischen den Beteiligten ermöglichen, um Feedback sowie konstruktive Vorschläge anzubringen.
Folgende Aktivitäten sind wichtig:

• Definieren, Koordinieren und Etablieren von Feedback-Kanälen
• Definieren einer klaren Reaktion und Umsetzung von Feedback
• Vorbereiten/Coaching der Verantwortlichen
• Regelmäßige „Impulsmessung“ des Änderungsstandes auf Basis von Feedback

So kann auch die Akzeptanz der Betroffenen messbar gemacht werden.

Um Fortschritt und Erfolg nachweisen zu können, müssen bereits zu Beginn des Projekts klare Messgrößen festgelegt werden, die den Veränderungsprozess entlang der Unternehmensstrategie feststellen. Darauf aufbauend wird ein umfangreiches Erfolgs-Monitoring durchgeführt, bei dem auch der Zielerreichungsgrad der einzelnen Messgrößen Teil der regelmäßigen Kommunikation ist. Natürlich kann aufgrund von Feedback innerhalb der Belegschaft eine grobe Grundstimmung festgehalten werden. Sobald eine geplante Aktion auf heftige Kritik stößt, sollten zusätzliche Kommunikationsmaßnahmen und notfalls auch alternative Lösungsvorschläge in Betracht gezogen werden. Change Management muss aber auch immer mit gezielten Befragungen einhergehen. Nur so kann die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens festgestellt werden. Im konkreten Fall könnte das Unternehmen im Vorfeld festlegen, die Zufriedenheit der Angestellten von angenommen derzeit 40 Prozent auf 60 Prozent zu erhöhen. Dazu müssten die Angestellten in anonymisierten Surveys auf ihre persönliche Zufriedenheit befragt werden.

Das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Veränderungen muss in die DNA der Unternehmenskultur eingeschrieben werden. In Zeiten des wirtschaftlichen und sozialen Wandels ist dies ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen. Eine flexible Organisation, die offen für Veränderungen ist, ist besser in der Lage, mit dynamischen Anforderungen umzugehen.

Herzlichen Dank für das Interview.