Was Supply-Chain-Führungskräfte von KI wirklich erwarten

Manager entlang der Lieferkette stehen unter dem enormen Druck, mehr mit weniger erreichen zu müssen. Künstliche Intelligenz (KI) verstärkt diese Erwartung, da sie weiterhin als Werkzeug für unbegrentzte organisatorische Verbesserungen positioniert wird.

So setzt laut Bitkom bereits jedes fünfte Logistikunternehmen in Deutschland (22 %) KI ein, weitere 26 % planen oder eruieren dies.

Die plötzliche Popularität neuer Technologien wie generativer KI (GenAI) und großer Sprachmodelle (LLMs) wie ChatGPT bringt jedoch irreführende Behauptungen über KI-basierte Lösungen. Softwareanbieter werben damit, dass in ihren Produkten oder Dienstleistungen Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt, obwohl dies nicht oder nur in geringem Maße der Fall ist. Dieses Phänomen wird als „AI-Washing“ bezeichnet und hat zur Folge, dass einige Unternehmen in die falschen Tools investieren. Auch ist dies oft ein Zeichen, dass Unternehmen keine klare Vorstellungen davon haben, wie KI überhaupt einen echten geschäftlichen Mehrwert bringen kann. Dabei müssen Unternehmen zunächst einmal jene Bereiche identifizieren, in denen der Einsatz von KI einen klaren Nutzen verspricht, sich schnell umsetzen lässt und in einem überschaubaren Zeitrahmen messbare Erfolge zeigt.

In der Transport- und Logistikbranche liegt die Grundlage für eine effektive Nutzung des vollen Umfangs an KI-Funktionen im Zugang zu und im Verständnis von Daten. Diese Daten werden jedoch oft in Papierform ausgetauscht, werden manuell bearbeitet und sind daher schlecht weiterverarbeitbar. Welche Optimierungsmöglichkeiten bestehen, um diesen Herausforderungen zu begegnen? Im Folgenden werden vier Bereiche aufgezeigt, in denen sich beispielsweise der Einsatz von KI bei der Bearbeitung von Dokumenten spürbar auf die Effizienz, den Kundenservice und das Endergebnis auswirken kann:

Schnellere Auftragsabwicklung

Je schneller Bestellungen bearbeitet werden, desto schneller werden sie ausgeliefert und desto schneller erfolgt die Bezahlung. Der Einsatz automatisierter Prozesse, die rund um die Uhr eingehende Kundenbestellungen bearbeiten, senkt die Kosten und steigert die Produktivität. Ein Beispiel: die Brauerei Carlsberg. Früher erhielt das Unternehmen die Kundenbestellungen per E-Mail, so dass die Mitarbeiter jede einzelne Bestellung lesen und manuell in ihr System eingeben mussten. Durch die Implementierung einer KI-basierten intelligenten Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing IDP), die Bestellungen automatisch liest und verarbeitet, sparte Carlsberg rund acht Minuten pro Bestellung – was beim weltweiten Versand von Bier zu enormen Kosteneinsparungen führt. Allein in Schweden konnte Carlsberg 140 Stunden pro Monat einsparen, wobei 92 % der Bestellungen ohne menschliches Eingreifen bearbeitet werden.

Schnellere Zollabfertigung

Kein Hersteller oder Händler möchte, dass seine Waren beim Zoll aufgehalten werden. Verzögerungen dieser Art können zum Verderb der Produkte, zu Liegegeldern (Demurage) und Lagerkosten oder zu verpassten Lieferterminen führen. Die häufigsten Gründe für Verzögerungen sind auf ungenaue oder nicht regelkonforme Begleitpapiere zurückzuführen. Bei der Auswahl eines Transport- und Logistikdienstleisters ist es daher wichtig darauf zu achten, dass dieser speziell entwickelte KI einsetzt, um zuverlässig Daten aus Versandpapieren zu extrahieren, die in nachgelagerte Systeme eingespeist und automatisch ohne manuelles Zutun an nationale Zollsysteme übermittelt werden können. Diese automatische Klassifizierung und Validierung von Daten wie z.B. aus Frachtbriefpositionen, Herkunftsnachweisen, Gefahrguterklärungen, Handelsrechnungen usw. reduziert Fehler und Verzögerungen.

So geschehen bei Portumna Pastry, einem Hersteller von Tiefkühlgebäck: Das irische Unternehmen konnte die Zeit für die Zollabfertigung an der Grenze zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich von über einer Stunde auf nur fünf Minuten verkürzen, indem es KI einsetzte, um komplexe Transport- und Logistikdokumente mit 100-prozentiger Genauigkeit zu extrahieren.

Zufriedenere Mitarbeiter 

Angesichts des globalen Fachkräftemangels, der sich in den kommenden Jahren noch verschärfen dürfte, suchen Unternehmen händeringend nach Möglichkeiten, Talente zu gewinnen und zu halten. Der Einsatz von Technologie ist eine mögliche Abhilfe um begrenztes Personal zu unterstützen. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Geschäftsführern (einschließlich Transport- und Logistikdienstleistern) ergab, dass der Einsatz von KI die Mitarbeiterzufriedenheit um 62 % und die Mitarbeiterbindung um 49 % erhöht hat. Ein Drittel der Befragten bestätigte, dass intelligente Technologien zu einer besseren Work-Life-Balance und weniger Stress beitragen (47 %). Indem KI die Beschäftigten von langweiligen und demotivierenden Aufgaben wie der Dateneingabe entbindet, können sie mehr Zeit für sinnvolle und erfüllende Tätigkeiten aufwenden. Dazu gehört auch der Aufbau besserer Kundenbeziehungen, was wiederum zu einem besseren Kundenservice führt.

Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung und Verbesserung des Geschäftsergebnisses

Zeit ist eine entscheidende Ressource für Supply-Chain-Manager, insbesondere wenn sie direkt mit dem Cashflow zusammenhängt. Daher ist KI ein transformatives Werkzeug, wenn sie strategisch eingesetzt wird, um Ineffizienzen und Engpässe zu reduzieren.

Die Kreditorenbuchhaltung ist häufig einer der ersten Bereiche, in denen KI zur Automatisierung eingesetzt wird, da hier viel Papierkram anfällt, Daten manuell eingegeben werden müssen und eine sorgfältige Überprüfung auf Richtigkeit erforderlich ist. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sorgt auch für Transparenz im Zahlungsfluss und reduziert das Risiko von Rechnungsfehlern und verdächtigen Gebühren und ermöglicht die pünktliche und sichere Bezahlung von Lieferanten und Auftragnehmern.

Durch den Einsatz intelligenter Dokumentenverarbeitung zusammen mit Robotic Process Automation (RPA) konnte die Deutsche Post DHL Group eine End-to-End-Lösung einführen, die die Transaktionskosten reduzierte und eine 70 % höhere Effizienz bei der Kreditorenbuchhaltung ermöglichte.

Gerade bei Logistikdienstleistern hat die Automatisierung der Verarbeitung komplexer Versanddokumente mit Hilfe hochoptimierter, speziell entwickelter KI-Modelle nicht nur einen besseren Kundenservice durch schnellere Lieferung und höhere Transparenz zur Folge. Sie bedeutet auch eine beschleunigte Rechnungsstellung.

Fazit

Der entscheidende Faktor für die Integration von Künstlicher Intelligenz in die Geschäftsprozesse ist der potentielle Beitrag zur Lösung spezieller geschäftlicher Herausforderungen. Von der schnelleren Zollabfertigung und Auftragsabwicklung bis hin zur Überwindung des Fachkräftemangels und der Verbesserung des Cashflows – der Einsatz von KI muss sinnvoll und wohlüberlegt erfolgen, um das bestmögliche Ergebnis für das Unternehmen zu erzielen.