Herausforderung Transformation

Erfolgreiche Unternehmen entwickeln sich dynamisch. Wichtige Voraussetzung: Ihre IT-Kernsysteme müssen schnell anpassbar sein. Dazu müssen Daten und Prozesse jederzeit auf modernsten Plattformen nutzbar sein. Natuvion hat in einer Studie untersucht, wie Unternehmen die dafür nötigen Transformationen planen und durchlaufen.

Zwei Key-Learnings: Fast die Hälfte erreicht ihre angestrebten Transformationsziele nicht vollständig und digitale Umzüge erfordern Spezialisten mit viel Knowhow und Erfahrung. Transformationsprojekte sind vor allem dann eine Challenge, wenn sie nicht gründlich geplant und umgesetzt werden. Doch leider existiert keine Blaupause, denn kein digitaler Umzug ist wie der andere.

Digitaler Umzug nach Schema F?

Für digitale Umzüge oder Transformationen existieren zwei Grundprinzipien, an denen sich Unternehmen orientieren können. Diese Migrationskonzepte beschreiben, ob ein bestehendes Kernsystem mit allen existierenden Prozessen und Daten auf eine neue Plattform transformiert wird, oder ob bei der Transformation alle Prozesse und die Datenstruktur von Grund auf neu definiert werden. Diese beiden Varianten werden als Brownfield – (alles mitnehmen) oder Greenfield (alles neu) – Prinzipien bezeichnet. Soweit zur Theorie. In der Praxis haben die meisten Unternehmen teils erprobte Prozesse und Datensätze, die übernommen oder optimiert werden sollten.

Kurz gesagt, Schema F ist bei einer digitalen Transformation keine realistische Option. Vielmehr ist eine Mischform aus „alles neu“ und „alles mitnehmen“ für viele Unternehmen der optimale Weg. Die Selective Data Transition (SDT) ist die individuelle Kombination aus Brownfield und Greenfield. Das bestehende System wird als funktionale Hülle beispielsweise auf SAP S/4HANA übertragen. Anschließend werden die benötigten Daten migriert sowie Altdaten archiviert oder gelöscht. SDT ist eine ideale Möglichkeit, etablierte Prozesse und Daten auf Aktualität und Qualität zu überprüfen und bei Bedarf mit Best Practices aufzufrischen.

In der Natuvion Transformationsstudie 2022, die kostenlos zum Download zur Verfügung steht, gaben rund 50 Prozent der befragten mittelständischen und großen Unternehmen an, eine Selective Data Transition bei ihrer Transformation genutzt zu haben und nur vereinzelt dem eindimensionalen Pfad von Greenfield und Brownfield gefolgt zu sein.

Herausforderungen, Wunsch und Wirklichkeit

Die Erwartungshaltung von Unternehmen an eine digitale Transformation ist hoch. Im Rahmen der Studie gab die Mehrheit (67 Prozent) der Befragten als Gründe für die Transformation neben einer strategischen Ausrichtung auch organisatorische Anpassungen, bessere und schnellere Geschäftsentscheidungen, die Kostensenkung oder die Einführung innovativer Geschäftsmodelle an. Das ist wenig überraschend, da – laut der Natuvion Studie – Digitalisierungsinitiativen mehrheitlich (60 Prozent) von der Geschäftsführung oder den Vorständen angeregt wurden.

Auch die Erwartungen an diese Projekte sind hoch. An erster Stelle stehen die Qualitätssteigerung und hohe Prozesssicherheit (knapp 65 Prozent), gefolgt vom Wunsch nach besserer Zukunftsfähigkeit (58 Prozent) und dem Senken der Kosten (48 Prozent).

Nun möchte man meinen, dass die Investitionen in einen digitalen Umzug meist von Erfolg gekrönt sind. Laut Studie sagen jedoch etwas über 49 Prozent der Unternehmen, dass sie die Ziele durch die Transformation nur teilweise oder nicht erreicht haben. Show-Stopper sind insbesondere die Ressourcenplanung sowie das fehlende Fachwissen und die entsprechende Projekterfahrung. Erschwerend kommen die Komplexität im Projektverlauf, die Einhaltung zeitlicher Vorgaben, der hohe Abstimmungsaufwand oder Probleme bei der Analyse der bestehenden IT- und Datenlandschaft hinzu.

Mit Übersicht, Planung und Knowhow zum Erfolg

Die gute Nachricht: Gut 50 Prozent der Befragten berichten, dass sie ihre Ziele durch die Transformation vollständig erreicht haben. Das Erfolgsrezept beruht auf Erfahrung und Wissen sowie zu einem entscheidenden Teil auch aus einer guten Vorbereitung und Analyse. Durch einen hohen Grad an Expertise können Fehler, die oftmals schon bei der Planung beginnen und sich dann durch das gesamte Projekt ziehen, vermieden werden. Das nötige Knowhow kann prinzipiell intern aufgebaut werden. Allerdings ist es mit spezialisierten externen Experten leichter und schneller zu realisieren – insbesondere da der Markt an hochqualifizierten Fachkräften leergefegt ist. Laut der Studie von Natuvion wollen über 32 Prozent der Unternehmen, zukünftig früher externe Berater hinzuziehen.

Unternehmen, die ihre Transformationen erfolgreich durchführen, durchlaufen die Vorbereitung und Analyse meist akribisch. Fast 31 Prozent der Studienteilnehmer nannten die Analyse der bestehen den IT-Landschaft als eine besondere Herausforderung in der Planung. Es ist daher kein Zufall, dass knapp 70 Prozent der Befragten die Analyse als eine der wichtigsten Maßnahmen bezeichnen. Bei der Bestandsaufnahme können geeignete Analyse-Tools wie Natuvion SOPHIA, welche die Standardanalysen von ERP-Lösungen wie von SAP weitreichend ergänzen, entscheidend helfen.

Zeit und Verfügbarkeit sind kritische Faktoren

Digitale Transformationen der Kernsysteme, wie beispielsweise auf SAP S/4HANA, ermöglichen neue Perspektiven und Sicherheiten, die Unternehmen im zunehmend schnellen und digitalen Business benötigen. Allerdings darf der digitale Umzug den laufenden Betrieb nicht stören. Das Zeitfenster für die Migration wird immer kleiner und die Akzeptanz für Downtimes gehen gegen Null. Dies betrifft etwa international agierende Unternehmen, deren Systeme 7×24 im Einsatz sind oder Systeme in kritischen Infrastrukturen, wie bei Energieversorgern oder Krankenhäusern und Kliniken.

Laut der Studie von Natuvion gaben 16 Prozent der befragten Unternehmen an, derart kritische Systeme zu betreiben, dass bei einer Migration keinerlei Betriebsunterbrechung stattfinden darf. 62 Prozent gestehen einer potenziellen Betriebsunterbrechung nicht mehr als wenige Stunden, einen Arbeitstag oder ein Wochenende zu. Auch hier ist die Lösung das Migrationsprinzip der Selective Data Transition (STD) im Verbund mit der Near Zero Downtime (NZDT)-Methodik. Mit der Kombination aus SDT, NZDT und dem Transformations-Tool Natuvion Data Conversion Server (DCS) gelingt es, ein Transformationsprojekt in Wellen umzusetzen, so dass die Anzahl und Länge von Betriebsunterbrechungen gegen Null geht.

Keine Transformation ist wie die andere

Digitale Transformationen oder Umzüge sind individuell an das Unternehmen angepasste Projekte. Mit guter Planung, hervorragender Expertise, einem realistischen Timing sowie mit dem richtigen Spezialisten ist eine gewinnbringende Investition sichergestellt. Dies bestätigt Sibylle Diederich, E.ON Program Manager: „Mit dem Know-how und der Spezialsoftware von Natuvion waren wir in der Lage, extrem große ERP- und CRM-Systeme zu transformieren – mit minimalen Auswirkungen auf das Geschäft bei sehr hoher Qualität.