Transparenz in Cloud-Rechnungen bringen

Für viele kaufmännische Abteilungen wirken Cloud-Rechnungen wie ein Buch mit sieben Siegeln. Manche sind mit mehr als tausend Seiten langen Aufstellungen konfrontiert, die sie im Detail kaum durchsehen können und deshalb oft durchwinken.

Wie aber lassen sich die Cloud-Kosten kontrollieren und der finanzielle Überblick bewahren?

Kostentransparenz ist essenziell, wenn Firmen Ressourcen planen und die Vorteile von Cloud-Diensten voll ausschöpfen wollen. Denn sobald die Planung unzureichend ist und Kapazitäten inadäquat eingesetzt werden, steigt die Gefahr, dass die tatsächlichen Kosten erheblich höher ausfallen. Eine klare kaufmännischen Perspektive sichert den Erfolg jeder Cloud-Partnerschaft. Sie erlaubt die Kostenkontrolle und hilft die Rendite zu maximieren, was das Vertrauen in die Geschäftsbeziehungen zu den Anbietern verstärkt. 

Leider ist diese Transparenz oft nicht gegeben und so manche Finanzabteilung mit der Kostenaufstellung überfordert. Die Hauptursache für die Verwirrung liegt darin, dass zum Beispiel Amazon Web Services (AWS) wie viele andere Anbieter nur zentrale Rechnungen ausstellt, die nicht individualisiert sind. Unternehmen erhalten demnach eine einzige Rechnung, auf der alle Nutzungskosten verzeichnet sind – für ganz verschiedene Standorte, unterschiedliche Anwendungen und unabhängig davon, wo die Dienste tatsächlich genutzt werden. Dies erschwert es Einkäufern und den kaufmännischen Teams zu erkennen, was die Kosten verursacht und wie sie sich entwickeln. Sie können meist nicht auf die Accounts zugreifen, weshalb sich die monatlichen Ausgaben weder überwachen noch verstehen lassen. Am Monatsende sind sie schließlich mit Abrechnungen konfrontiert, ohne zu wissen, wie diese zustande gekommen sind oder ob es möglich ist, einzelne Posten einzusparen. 

Erschwerungsfaktor: Self-Service

Und die Komplexität der Cloud-Ausgaben nimmt noch zu. Einer der Gründe: Die Selbstbedienungsfunktion, die eng mit dem „Pay-as-you-go“-Abrechnungsmodells verknüpft ist. Ein Klick – und schon hat ein Mitarbeiter einen neuen Dienst erworben. Dabei hat er vielleicht auch gleich die Kapazitätsanforderungen mitgeändert und mit ihnen die Kosten erhöht. In der Praxis buchen heute Fachabteilungen benötigte Dienste hinzu, was zu regelmäßigen Ausgaben führt, bei denen nicht definiert ist, wie die Verantwortlichkeiten verlaufen. Da die Preise je nach Region, Service und Nutzungshäufigkeit gestaffelt sind, zieht es unerwartete Kosten nach sich, wenn die genauen Abrechnungsmethoden nebelig bleiben. 

Unternehmen, die Services verschiedener Plattformen im Einsatz haben, stehen vor einer weiteren Schwierigkeit: Jeder Anbieter hat sein eigenes Abrechnungsmodell und stellt unterschiedliche Dienstleistungen in Rechnung. Zwar stellt beispielsweise AWS Kosten-Rechentools zur Verfügung, doch analysieren sie nur die plattformeigenen Dienste und rechnen auch nur diese ab. Je größer die Betriebe, desto undurchdringlicher die Komplexität: Allein die AWS-Rechnungen sammeln oft mehrere tausend Seiten pro Monat an. Sie decken alle Standorte ab, unabhängig von der tatsächlichen Ressourcennutzung. Den meisten kaufmännischen Abteilungen ist es nicht möglich, die Cloud-Ausgaben zu kontrollieren, weil sie gar nicht wissen, warum und wo sie auflaufen.

Die Service-Provider selbst tun wenig gegen diese Undurchdringlichkeit – sie fokussieren auf die technische Weiterentwicklung. Allerdings können Firmen, die mit Services verschiedener Cloud-Anbieter arbeiten, externe Expertise einholen, um Kostentransparenz sicherzustellen. 

Kaufmännische Berater für den Cloud-Ausgaben-Check

Spezialisten finden sich bei jenen Dienstleistern, die Cloud-Betreuung ganzheitlich interpretieren: Mit Know-how und diversen Financial-Monitoring-Tools stehen sie Firmen zur Seite, um deren Cloud-Nutzung sorgfältig zu überwachen, sie tiefgehend zu analysieren und sie schlussendlich zu beraten, wie ihre Ausgaben zu optimieren sind – ganz gleich, wie groß das Unternehmen ist. Denn auch kleinere können einen hohen Nutzungsgrad haben, Tech-Start-ups zum Beispiel, von denen manche einen höheren Nutzungsgrad als internationale Konzerne haben. 

Da die Finanzabteilungen für die Rechnungen aller Plattformen zuständig sind, deren Dienste die Mitarbeiter verwenden, können sie die komplexen Anforderungen intern kaum bewältigen. Externe Experten unterstützen mit Assessments und Workshops und schaffen die Grundlagen für Prozesse im Unternehmen, die das Finanzmanagement wirkmächtig gestalten. 

Gibt es einen externen Berater, der sowohl über technisches wie auch kaufmännisches Cloud-Expertise verfügt, wendet sich das Unternehmen am besten an ihn. Denn er steht als Vermittler zur Seite, der es dem Anbieter gegenüber vertritt. Ideal ist es, wenn beim Dienstleister ein Account Manager die Koordination der Anliegen übernimmt. Er beauftragt dann das Spezialisten-Team, das sich ausschließlich auf die kaufmännischen Aspekte konzentriert und Ausgabenstrategien ausarbeitet. Es prüft, ob Rabattverhandlungen sinnvoll wären – ob das Unternehmen beispielsweise am „Enterprise Discount Program“ (EDP) teilnehmen soll, dem AWS-Rabattprogramm für Organisationen, die einen hohen Cloud-Ressourcen-Verbrauch haben. Außerdem checken sie die Rechnungsdaten kontinuierlich, daher können sie Abweichungen von den üblichen Verbrauchsmustern erkennen, beispielsweise ob Kosten explosionsartig steigen. Zusätzlich zu den rein kaufmännischen Aspekten bewerten sie Projekte, die Migration von On-Premise-Umgebungen in die Cloud und schätzen künftige AWS-Kosten. 

Kosten im Griff

Haben Finanzabteilungen Fragen zur Cloud-Abrechnung, sind Unternehmen unsicher, ob sie ihre Ressourcen optimal ausschöpfen, suchen sie nach Rabattmöglichkeiten oder gilt es zu verhandeln – in all diesen Punkten unterstützen sie externe Experten. Sie stehen nicht nur mit Bereitstellungsdienstleistungen bereit, sondern auch mit Beratungsservice und Betreuung – sei es technisch oder kaufmännisch. Ihre Mehrwertpakete umfassen neben der Weiterentwicklung der Cloud-Strategie auch eine individuelle Rechnungsstellung und die Verwaltung von Softwarelizenzen und Abonnements. Sie vermitteln zwischen den Cloud-Partnern, verschaffen Firmen die so dringend benötigte Transparenz. Denn wer die Kosten im Blick hat, kann zielgerichtet planen.