Thought Leadership
Ascorium ersetzt SAP Ariba durch eine neu entwickelte Applikation auf Basis der Microsoft Power Platform – bedienbar über Microsoft Teams und direkt angedockt an SAP.
„Wir brauchten eine neue Lösung für Bestellanforderungen und Genehmigungsverfahren“, erklärt Stefan Baumeister, Group Logistics & ICT Manager beim mittelständischen Automobilzulieferer Ascorium Industries. Hintergrund war die Ausgliederung der Unternehmung aus einem globalen Konzern. Neben dem Hauptsitz in Königswinter umfasst die Ascorium Industries-Gruppe auch zwölf weitere internationale Standorte in Deutschland, Belgien, China, Tschechien und den USA.
Neue Applikation für Purchase Requisition benötigt
In der Vergangenheit setzte Ascorium für Purchase Requisition an Standorten mit SAP-Systemen auf die Lösung Ariba und an den anderen auf eine eigenentwickelte Notes-Applikation. „Notes sollte allerdings nicht fortgeführt werden, und wir wollten auch verhindern, Mitarbeitende, die noch nie etwas mit SAP zu tun hatten, nur wegen dieses einen Workflows umfangreich im System schulen zu müssen“, so Baumeister. Schließlich wandte sich Ascorium an seinen Carve-out- und Betriebspartner Syntax. Die Experten brachten eine Lösung über Microsoft Teams mit SAP-Integration ins Spiel – und stießen bei Stefan Baumeister und seinem Team damit auf offene Ohren.
Bestellungen in SAP über Microsoft Teams
Auf Basis der Microsoft Power Platform entstand innerhalb von nur drei Monaten eine präzise auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnittene Softwarelösung: Ascorium Purchase Application, kurz APurA. Damit können sämtliche User an allen Standorten in ihrer gewohnten Microsoft-Teams-Oberfläche einfach, schnell und intuitiv Bestellanträge erstellen. Der Freigabeprozess folgt einer bewährten Best Practice: Erst genehmigt der Vorgesetzte, anschließend ein Experte aus dem Fachbereich, der beispielsweise den Aspekt Standardisierung im Blick hat, und dann geht es weiter bis zum Manager mit einem ausreichenden Genehmigungslimit. Der ganze Prozess funktioniert automatisch, inklusive Benachrichtigung der jeweils zuständigen Personen. Nach der Freigabe zeigt ein PDF-Dokument alle wichtigen Details rund um die Bestellung auf einen Blick an. Und dank der Integration mit SAP über eine API wird aus der Bestellanforderung direkt eine Purchase Order im ERP-System generiert und vollautomatisch an den Lieferanten gesendet – mit Möglichkeiten zur Intervention durch den Einkauf.
Mit einem Klick zur Wareneingangsbuchung in SAP
Sobald die Bestellung geliefert wurde, informiert Microsoft Teams den für die Verbuchung verantwortlichen Bestell-Initiator. In APurA lässt sich die Wareneingangsbuchung per Mausklick ins SAP-System übertragen. Bei der so sichergestellten zeitnahen Verbuchung von Wareneingängen kann die Buchhaltung bei Eintreffen einer Lieferantenrechnung schnell im Dreiwege-Matching-Verfahren von Bestellung, Wareneingang und Invoice diese direkt buchen und gemäß dem Zahlungsziel in den entsprechenden Zahllauf bringen.
Der Workflow funktioniert intuitiv über die gewohnte Teams-Oberfläche und ohne aktive Interaktion mit SAP. „Das spart Schulungen, Nerven und nicht zuletzt Kosten. APurA läuft in englischer Sprache und kommt an allen Standorten zum Einsatz. Verbesserungswünsche lassen sich per minimalistischem Ticketsystem direkt an die App-Zuständigen melden“, betont Baumeister. Künftig sollen auf Basis der Power Platform weitere Workflows abgebildet werden.
(pd/Ascorium)
