Mit Intelligent Information Management RPA-Projekte optimieren

Nur wenige Technologien im IT-Bereich wecken derzeit so viel Interesse wie RPA. Prozesse ständig zu optimieren und zu automatisieren, steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Aber wie lassen sich RPA-Projekte tatsächlich verbessern?

AIIM, eine Non-Profit-Organisation, die sich mit Bildung, Marktforschung und Zertifizierung für Informationsexperten beschäftigt, hat in Zusammenarbeit mit Kofax eine Studie zum Thema Robotic Process Automation (RPA) veröffentlicht. Kofax ist Anbieter von Intelligent Automation-Software für die Automatisierung und Digitalisierung von End-to-End-Geschäftsprozessen.

Die Umfrage „Intelligent Information Management (IIM) zur Verbesserung Ihrer RPA-Projekte“ hat AIIM im Oktober 2018 unter knapp 230 Teilnehmern aus dem IT- und Hightech-Bereich durchgeführt. Das Eingangskriterium: Sie mussten zumindest schon von RPA gehört haben oder sich oberflächlich damit auskennen. Nur wenige Technologien im IT-Bereich wecken derzeit so viel Interesse wie RPA. Prozesse ständig zu optimieren und zu automatisieren, steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Deshalb setzen sich derzeit einige Firmen mit RPA auseinander oder erstellen einen entsprechenden Proof of Concept. Sie wissen um die Vorteile dieser Technologie, wie etwa eine signifikante Steigerung der Produktivität oder eine verbesserte Compliance. Dennoch haben bisher nur etwa drei Prozent der Unternehmen RPA auf einem Niveau von 50 oder mehr Robotern skaliert.

Papierintensive, manuelle Prozesse automatisieren

Workflow- und BPM-Technologien gibt es bereits seit mehr als zehn Jahren. Nichtsdestotrotz haben viele Unternehmen immer noch mit zeitintensiven, manuellen Prozessen zu kämpfen. Das liegt daran, dass herkömmliche BPM-Systeme eine Reihe von Problemen sehr gut lösen können – da sie geschäftskritische, dokumentenintensive Prozesse mit großen Volumina automatisieren. Prozesse vollständig zu automatisieren, ist dabei eher die Ausnahme als die Regel. Rund zwei Drittel der Befragten gaben an, dass in ihrem Unternehmen weniger als 50 Prozent der Kernprozesse automatisiert sind. Besonders herausfordernd seien Bereiche wie Vertragswesen, Personalwesen, Case Management sowie Forschung und Entwicklung. Mit RPA-Technologie wollen die Befragten die Fehlerquote reduzieren, die Datenqualität verbessern und den Kundenservice optimieren.

Einsatzmöglichkeiten von RPA

RPA ändert weder die bestehenden Systeme noch die Infrastruktur. Technisch gesehen setzt ein RPA-Tool auf der vorhandenen IT eines Unternehmens auf. Es automatisiert einfache Tätigkeiten und arbeitet dafür mit jenen Lösungen, die bereits vorhanden sind – etwa mit DMS-, ERP- oder CRM-Systemen. 90 Prozent der Unternehmen, die die RPA-Technologie bereits kennen, planen, RPA zu implementieren oder nutzen es bereits. Im Durchschnitt gibt es in Unternehmen, die RPA aktiv einsetzen, 50 Roboter. Die meisten Unternehmen nutzen die Kapazität einer Roboterlizenz zu etwa 30 Prozent, sie bleibt also 70 Prozent des Tages ungenutzt.

RPA-Funktionalität erweitern und Automatisierungspotenzial nutzen

Dass Unternehmen dieses Potenzial nicht voll ausschöpfen, liegt möglicherweise daran, dass RPA-Technologie erstklassige Arbeit bei Tätigkeiten leistet, die auf einer einfachen, kurzen Abfolge sowie strukturierten Informationen und Daten basieren. Sobald teilweise strukturierte Dokumente (etwa Rechnungen), unstrukturierte Dokumente (wie Verträge) oder informelle Kommunikation (zum Beispiel E-Mails oder Texte) ins Spiel kommen, sollten Unternehmen ihre RPA-Lösung um Intelligent Information Management (IIM)-Technologien ergänzen. Ohne die funktionale Erweiterung von IIM tun sich RPA-Systeme schwer, da in jedem zentralen Backend-Geschäftsprozess unstrukturierte und teilweise strukturierte Daten ein erhebliches Hindernis für eine vollständige Automatisierung darstellen. Fast 50 Prozent der Teilnehmer erklären, dass mehr als 70 Prozent der Informationen in ihrem Unternehmen unstrukturiert seien. Innerhalb der nächsten zwei Jahre erwarten die Befragten ein massives Datenwachstum von rund 35 Prozent. Mittels IIM können Unternehmen eigehende Daten in strukturierte Informationen umwandeln, was für die Optimierung von RPA unerlässlich ist.

IIM verbessert RPA-Projekte

AIIM hält es für erforderlich, dass Unternehmen eine umfassende Plattform einsetzen, damit Unternehmen ihre digitalen Transformationsziele erreichen: eine verbesserte Kundenerfahrung, mehr geschäftliche Flexibilität, Operational Excellence sowie eine automatisierte Sicherstellung der Compliance. Dafür benötigen Unternehmen einen flexiblen, modularen Ansatz, der Content und Informationen nutzt – wo und wann immer dies erforderlich ist. Sie müssen Verarbeitungstools einsetzen, die so einfach bedienbar wie eine App sind, jedoch in einem Rahmen, der es Unternehmen ermöglicht, stets die Kontrolle zu behalten sowie automatisierende Tools, um Informationen aller Art verarbeiten zu können.

Die vollständige Studie soll hier zum kostenlosen Download bereitstehen:

https://www.kofax.de/informieren/eBooks/eb_aiim-rpa-emerging-technologies_de