Thought Leadership
Auch für kleinere Fertigungsbetriebe sind ERP-Systeme unverzichtbar für eine effiziente Projektabwicklung. Damit sie den größtmöglichen Nutzen aus der Software ziehen können, sollte der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Administration und die Modernisierung überschaubar bleiben.
Auf Basis dieser Überlegungen entschieden sich die Verantwortlichen der Otto Gruber Maschinenbau GmbH für den Einsatz der Multiprojektmanagement-Software ams.erp, mit der sie seit 2022 sukzessive einen unternehmensweiten Datenfluss etablieren.
Die Otto Gruber GmbH ist bekannt für hochwertige Heuladewagen, Dungstreuer und Aufbauladewagen, die speziell für den Einsatz in alpinen Hang- und Steillagen entwickelt wurden.
Um ihre Wettbewerbsposition langfristig zu stärken, legen die Geschäftsführer Heidi Lainer und Andreas Schweiger großen Wert auf eine effiziente Auftragsabwicklung. Das bisherige ERP-System, dass seit 2010 im Einsatz war, erschwerte diese Bemühungen zunehmend, insbesondere da die zehn Jahre alte Version vom Anbieter nicht mehr unterstützt wurde. Andreas Schweiger zeigt sich selbstkritisch, da Aktualisierungen vernachlässigt wurden. Der Hauptgrund dafür war der hohe Aufwand aufgrund zahlreicher Anpassungen, der schließlich den Systemwechsel so teuer wie eine Neueinführung gemacht hätte.
Diesen Umstand nahm der Geschäftsführer zum Anlass, den Markt nach einem passenderen System zu sondieren, das alle benötigten Funktionalitäten direkt im Standard mitbrachte. Es sollte zudem die Möglichkeit bieten, die Definition von Workflows oder geringfügige Änderungen in Eigenregie durchführen zu können. Fündig wurden die Verantwortlichen bei der ams.erp Solution GmbH, der österreichischen Tochter von ams.Solution.
Anwenderfreundlichkeit als Kriterium
Vor allem das zeitgemäße Erscheinungsbild des Systems weckte ihr Interesse. Im Rahmen von Referenzbesuchen bestätigte sich der anfängliche Eindruck. „Auch im Praxisbetrieb zeigte ams.erp im Vergleich zu anderen Programmen sofort mehr Modernität. Die Darstellung in Tabellenform hebt sich deutlich von der klassischen ERP-Formularlogik ab. Auch die umfassenden Such- und Filterfunktionen gefielen uns auf Anhieb“, erinnert sich der ERP-Projektleiter Franz Gensbichler.
Für Geschäftsführer Andreas Schweiger spielt die Anwenderfreundlichkeit vor allem mit Blick auf die Nutzerakzeptanz eine entscheidende Rolle. Über die unterschiedlichen Darstellungsoptionen, die individuelle Anpassbarkeit der Arbeitsbereiche und die Möglichkeit, schnell zwischen Ansichten wechseln zu können, seien die Mitarbeitenden später in der Tat schnell mit dem System vertraut gewesen.
Das Ziel, die gesamte Prozesslandschaft vollständig im Standard und ohne jedwede Zusatzprogrammierung abzubilden, konnte umgesetzt werden. Dadurch steht kontinuierlichen Release- und Versionswechseln nichts mehr im Wege, die Anwender profitieren umgehend von allen neuen Funktionalitäten. Zudem werden die Insellösungen und Parallelsysteme, die sich infolge der ehemals zu eingeschränkten ERP-Prozesse etabliert hatten, sukzessive eliminiert.
Dass die neue Software so gut passt, liegt an ihrem Zuschnitt auf die Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung. Denn alle Maschinen der Saalfelder sind individuell. Ähnlich wie bei PKW bestehen vielfältige Konfigurationsoptionen, etwa hinsichtlich der Fahrzeugmaße, des Fassungsvermögens oder der Anzahl der Achsen. Obwohl es das Bestreben ist, möglichst viele Bauteile zu standardisieren, gibt es fast immer einen Anteil an Sonderkomponenten, die ERP-seitig Flexibilität hinsichtlich der Modifizierbarkeit der Stücklisten im laufenden Fertigungsprozess erfordern.
Diese Flexibilität bringt ams.erp dank der Funktionalität der wachsenden Stückliste und der Möglichkeit des Arbeitens mit und ohne Artikelnummern mit. Was den großen Anteil der Standardkomponenten anbelangt, soll der ebenfalls in ams.erp verfügbare Produktkonfigurator die Konfiguration künftig so weit wie möglich automatisieren. Das Tool hatte die beiden Entscheidungsträger mit seiner Funktionsweise und der im Vergleich nutzerfreundlichen Bedienbarkeit überzeugt.
Der Standard als Maßstab
Eine Grundanforderung an das neue System waren umfangreiche integrierte Kalkulationsmöglichkeiten. Andreas Schweiger benötigte eine Software, „die sämtliche Produktions- sowie alle Material- und Personalkosten bis zum letzten Artikel und zur letzten Baugruppe berücksichtigt und zudem die Baugruppen aufsplittet“. Auch bei der Verfolgung der gesamten laufenden Kosten hinterließ ams.erp den besten Eindruck.
Auf dem Weg zu der angestrebten übergreifenden Datendurchgängigkeit kommt das Finanzmodul ams.finance zum Einsatz, das die Buchhaltung mit seinen im Hintergrund laufenden Automatismen bereits an vielen Punkten entlastet. Nachdem die Abläufe rund um die Kontierung einwandfrei laufen, ist geplant, künftig auch weiterführende Analysen zu erstellen, wofür die tiefe Integration von ERP- und Fibu-Software laut dem Firmenchef eine Menge Potenzial bietet. Ebenso fest eingeplant ist die Anbindung der CAD-Software SolidWorks.
Für solche und ähnliche Überlegungen lassen sich der Geschäftsführer und der ERP-Projektleiter ausreichend Zeit. „Wir schätzen es, sukzessive vorgehen zu können, angefangen mit dem Lager- und dem Auftragsmanagement. Sobald diese reibungslos funktionieren, gehen wir die nächsten Schritte motiviert an, weil wir wissen, dass die Gesamtabwicklung mit jedem integrierten Teilbereich besser läuft“, sagt Franz Gensbichler.
Besser laufen heißt für Geschäftsführer Andreas Schweiger, dass sich der interne Prüfaufwand dank der automatisierten Abläufe insgesamt reduziert, wenn manuelle Überträge und aufwendige Doppeleinträge obsolet werden. Dadurch werden vor allem zusätzliche Personalressourcen frei. Die Mitarbeitenden registrieren die positiven Effekte in ihrer täglichen Arbeit und sind zumeist in der Lage, die Software nach entsprechender Unterweisung durch die Projektverantwortlichen zu bedienen – aufwendige Anbieterschulungen sind nicht notwendig. Die Bedienungsfreundlichkeit kommt auch Franz Gensbichler zugute, der sich in den Umgang mit dem SQL-Server eingearbeitet hat und weiß, wo er in der Datenbank für die Erstellung von Reports und Dashboards fündig wird.
Releasewechsel als Chance
Besser geworden ist das Unternehmen definitiv hinsichtlich der Kapazitätsplanung, die zuvor provisorisch über eine ERP-externe Software erfolgte. Alle Projektbeteiligten sind nun jederzeit darüber informiert, zu welchem Termin einzelne Maschinen eingeplant sind. Sollten fehlende Teile oder die Urlaubssituation die Fertigung absehbar beeinträchtigen, können Projekte verschoben werden. Speziell der Vertrieb, der bis zur Maschinenübergabe den Kontakt zu den Kunden hält, profitiert von den exakten Zeitangaben, die über visualisierte Dashboards bereitgestellt werden.
Durch die eigenständige Erstellung von Reports und Dashboards gelang es, viele Aufgaben direkt im System zu erledigen. Zudem haben die Release-Wechsel ihren Schrecken verloren. Früher entschied sich Andreas Schweiger oft gegen eine Aktualisierung, da er mehrtägige Ausfälle fürchtete. Heute verläuft die Situation ganz anders. „Die letzten Updates waren meist innerhalb eines Tag abgeschlossen, und die Nutzer haben kaum etwas davon mitbekommen. Sie konnten einfach weiterarbeiten und profitierten von zusätzlicher Funktionalität“, stellt der Geschäftsführer fest.
Guido Piech, www.ams-erp.com
