Thought Leadership
Fachkräfte und gefragte Fähigkeiten sind teuer und entsprechend gilt es, sie effizient einzusetzen. Damit das gelingt, benötigen Unternehmen nicht nur eine reine Kapazitätsplanung für ihre Projekte, sie müssen auch die Fähigkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigen.
So können sie optimale Teams zusammenstellen, die in der Lage sind, wertschöpfend zu arbeiten. Das gelingt KI-gestützt mit einer Software für Ressourcen- und Skillmanagement.
Eine gute Planung und Ressourcenverteilung sind die Voraussetzungen dafür, dass Unternehmen produktiv und wertschöpfend arbeiten können: Die richtigen Personen mit den passenden Fähigkeiten müssen zur richtigen Zeit verfügbar sein, um die Arbeit pünktlich und mit erwartetem Aufwand abzuliefern. Nun ist Ressourcenmanagement keine triviale Aufgabe: Je größer die Projekte, umso komplexer wird es, die verfügbaren Skills der Mitarbeitenden auszumachen und einzusetzen. Manchmal verändert sich auch die Aufgabenstellung seitens des Auftraggebers, sodass eine Neuplanungen unumgänglich ist. Und anders als Elternzeit oder Urlaub lassen sich unfreiwillige Abwesenheiten, verursacht durch Unfälle oder Krankheiten, nicht planen.
Mangelt es am Ressourcenmanagement, zieht dies eine Serie von Problemen nach sich: Die Mitarbeiterauslastung ist unklar, was Überbelastung zur Folge haben kann, die fehlende Kapazitätsplanung erschwert die Koordination zwischen Projekt- und Linienaufgaben erheblich. Besteht bereits ein Kapazitätsproblem, muss externe Hilfe teuer eingekauft werden. Die Konsequenz: Bleiben Erfolgserlebnisse im Team aus oder können Termine nicht eingehalten werden, sinkt die Mitarbeiterzufriedenheit. Eine hohe Fluktuation ist die Folge.
Erschwerend kommt hinzu, dass viele Unternehmen die Zeichen der Zeit nicht erkannt haben: Viele arbeiten noch mit der Technik und den Prozessen von vor 15 Jahren. Früher stellte es kein Problem dar, wenn sich Projekte verzögerten oder Unternehmen neues Personal benötigten, heute dagegen schon: Durch den Fachkräftemangel ist hochqualifiziertes Personal rar. Gerade in Deutschland, wo die Wirtschaft stark von der Fertigungs-, Technologie- und Automobilindustrie geprägt ist, benötigen Unternehmen Fachleute, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Viele haben zusätzlich den Fehler gemacht, anspruchsvolle Arbeiten gerade im IT-Bereich an Externe auszulagern – mit dem Ergebnis, dass das eigene Know-how nun fehlt und man in eine Abhängigkeit geraten ist. Hinzu kommt die digitale Transformation: Deutsche Unternehmen hängen dem globalen Standard hinterher, egal, ob es sich um Gesundheitswesen, Banken oder Anlagenbau handelt. Die hohe Dynamik mit Cloudcomputing und steigenden Anforderungen an Cybersicherheit und Datenschutz macht es nicht einfacher.
Software für Ressourcen- und Skillmanagement
Unternehmen benötigen also ein gut aufgestelltes Ressourcenmanagement. Es stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit die richtige Aufgabe erledigen und dabei nicht überlastet werden. Skill- bzw. Rollenmanagement knüpft daran an: Skills sind Attribute von Menschen, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse, erlangte Zertifikate oder der Standort. Skillmanagement erlaubt es, diese Eigenschaften unternehmensweit zu identifizieren und strategisch einzusetzen. Das ist gerade für große, global agierende Unternehmen wichtig, wo der Projektplaner nicht jeden Mitarbeiter persönlich kennt, sondern stattdessen bei der Planung mit Skills arbeitet.
Je besser die Fähigkeiten und ihre Kombinationen verstanden werden, desto besser gelingt die Teamzusammenstellung und desto erfolgreicher können Projekte verlaufen. Voraussetzung für ein zukunftsweisendes Ressourcenmanagement sind gute Prozesse und die richtige Technologie. Ohne Software geht es angesichts von großen Mitarbeiterzahlen und Fähigkeiten, die es zusammenzubringen gilt, nicht. Zu hoch sind die kombinatorischen Möglichkeiten.
Ein leistungsfähiges Tool für Ressourcen- und Skillmanagement erlaubt die projekt- und personalstrategische Abstimmung auf Basis von Kapazitäten, Rollen und Skills und deren Kombination, um optimale Projektteams zusammenzustellen. Es gibt einen unternehmensweiten Überblick über Rollen und Skills sowie die aktuelle und zukünftige Auslastung bzw. Verfügbarkeit der Ressourcen. Um eine Überlastung früh erkennen zu können, sollten Aufgaben und Auslastungsgrad überwacht werden können.
Werden alle Ressourcen, Fähigkeiten und Faktoren wie Arbeitsmodelle oder Urlaub berücksichtigt, kann eine effiziente Personalressourcenplanung erfolgen. In einer Matrix-Organisation kann die Software zum Beispiel analysieren, ob es ausreichend Personal für eine Aufgabe gibt. Wenn Unternehmen mit Projektvorlagen arbeiten, kann daraus ein Projektplan generiert werden, aus dem sofort ersichtlich wird, ob es zu einem Ressourcen-Engpass kommt oder nicht.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass das System DSGVO-konform aufgesetzt ist – idealerweise mit einem Serverstandort in Deutschland oder der EU. Über ein granulares Rollen- und Rechtesystem kann das Berechtigungsmanagement erfolgen, so dass Unternehmen selbst steuern, wer welche Informationen sehen darf, seien es die Belastung der Belegschaft oder die Planung anderer Abteilungen.
Überlastung vermeiden, Transparenz erzeugen
Die Kunst ist es also, Überlastungen und Engpässe aufzuspüren, bevor sie entstehen und Fehlplanungen zu vermeiden. Durch eine leistungsstarke Software wird die Planung und der Einsatz der Ressourcen präziser und effizienter und Projekte können schneller in besserer Qualität abgewickelt werden. Ein Tool bringt damit eine massive Zeit- und Kostenersparnis. Gleichzeitig entsteht Transparenz, sodass die Managementebene stets die laufenden Projekte vor Augen hat. Es ist nicht mehr notwendig, Daten in der Tabellenkalkulation zusammenzustellen, damit die Geschäftsleitung auskunftsfähig ist.
Auf diese Weise machen sich Unternehmen auch für Nachwuchskräfte interessant, da sie eine professionelle Arbeitsumgebung anbieten. Skillmanagement erlaubt es, den langfristigen Bedarf an (Schlüssel-)Fähigkeiten und Engpassressourcen zu erkennen, denen die HR-Abteilung dann mit Weiterbildungsmaßnahmen oder Personalbeschaffung begegnen kann. Darüber hinaus macht es die globale Nutzung interner Fähigkeiten möglich: Sind diese bekannt, können sie standortübergreifend präzise eingesetzt werden.
Künstliche Intelligenz bei der Ressourcenplanung
Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) kann das Ressourcen- und Skillmanagement zudem optimiert werden. So kann sie Muster erkennen: zum Beispiel, wenn in Projekten zwar die Themen neu sind, sich die Planung aber ähnlich gestaltet. Die KI kann dann Techniken erkennen und vervollständigen sowie Fehler entdecken. Sie erfasst bevorzugte und wahrscheinliche Muster und kann für die Berechnung die passenden Daten auswählen statt wie ein Algorithmus das gesamte Datenvolumen durchzurechnen.
Hinzu kommt die Fähigkeit der neuronalen Netze: Aus der anwenderübergreifenden Beobachtung in verschiedenen Situationen lernt die KI zum Beispiel, wie Probleme gelöst werden. Das versetzt sie in die Lage, Vorhersagen zu treffen. Unternehmen sparen hier massiv Zeit: Eine Aktion erfordert 15 bis 30 Minuten für eine manuelle Berechnung, die KI benötigt dafür aktuell 1,5 Sekunden. Meldet sich ein Mitarbeiter krank, dann weiß die KI, von welchen Mitarbeitern er ersetzt werden kann, da sie auf vergleichbare Situationen zurückgreift und Beziehungswissen einsetzt. Einbezogen werden sieben neuronale Schichten, darunter zum Beispiel Kurzfristigkeit, Wechselmöglichkeit, frühere Teamzusammenstellungen oder Entscheidungen des Projektmanagers. Die KI präsentiert dann Vorschläge und lernt durch Zustimmung oder Ablehnung. Künstliche Intelligenz unterstützt so beim optimalen, unternehmensweiten Einsatz der Team-Fähigkeiten.
Auswahl des Tools
Unternehmen sollten bei der Auswahl einer Ressourcen- und Skillmanagementlösung nicht auf den alten Beschaffungsprozess mit Pflichtenheften und Ausschreibungen setzen, die sich über Jahre hinziehen können. Diese Zeit haben sie nicht. Es ist viel sinnvoller, auszuprobieren, weniger zu diskutieren und mehr zu machen. Passt das Tool nicht, kann es wieder abgeschaltet werden, ohne, dass das Unternehmen viel Geld verliert. Es braucht mehr Risiko- und Innovationsfreude, um so schnell wie möglich Nutzen zu generieren, denn die Konkurrenz schläft nicht.
Fazit
Ein intelligentes Ressourcen- und Skillmanagement schafft unternehmensweit Transparenz über Kapazitäten und Fähigkeiten und macht eine strategische Planung möglich. Es erlaubt nicht nur die Zusammenstellung der optimalen Teams, sondern auch eine schnelle Reaktion auf unvorhersehbare Ereignisse wie beispielsweise Krankheiten. KI kann mit Prognosen und neuronalen Netzwerken wertvolle Unterstützung leisten und die Entscheidungsfindung beschleunigen.
