Mit Wissen zum Erfolg | Enterprise Search

„Denn Wissen ist Macht“ – dieses berühmte Zitat gilt damals wie heute. Auch für Unternehmen wird Wissen immer wertvoller. 

Informationen machen heute einen zunehmenden Teil des Unternehmenswerts aus, so eine Studie der Bitkom. Deshalb spielen Themen wie Big Data, Predictive Analytics oder Wissensmanagement eine immer wichtigere Rolle für Unternehmen, um aus den vorhandenen Daten Informationen zu gewinnen. Oft scheitert die Daten-Verwertung aber bereits an fehlenden firmeninternen Suchfunktionen. Enterprise-Search-Systeme können hier helfen – doch wo genau?

„Enterprise-Search-Lösungen lassen sich nahezu in allen Unternehmensbereichen und Branchen einsetzen“, erklärt Simone Schubert, Produktmanagerin mip2find bei der mip GmbH. „Information ist dabei als die Menge von Daten zu verstehen, die in einem bestimmten Kontext für einen verständigen Empfänger einen Wissenszuwachs darstellt.“ Im Unterschied zu ‚rohen‘ Daten sind Informationen bereits ‚in Form gebrachte‘ und damit interpretierte Daten. Das bedeutet auch, dass sich aus dem gleichen Datensatz unterschiedliche Informationen gewinnen lassen. „Jedoch ist es oft schwierig, die richtigen internen und externen Daten zu einer Fragestellung überhaupt zu finden. Erst dann lässt sich in einem nächsten Schritt prüfen, wie diese zueinander passen bzw. miteinander im Zusammenhang stehen, um daraus Informationen ableiten zu können“, beschreibt Simone Schubert.

Wie finde ich meine Informationen?

Unternehmen haben heute schon Unmengen an Daten angehäuft – vieles davon verweilt oft ungenutzt in firmeninternen Ordnern, Archiven oder Data Warehouses. In Zukunft wird die Flut an Daten weiter zunehmen: 2020 soll sie bereits die 40 Zettabyte (40.000.000.000.000 Gigabyte) überschreiten. Die Interpretation von Unternehmensdaten ist der eine Teil, die Aufbereitung und Suche der Informationen der andere. Simone Schubert: „Wo hat der Kollege jetzt genau das Angebot abgelegt, gibt es einen Mitschnitt des Webcalls, wohin wurde das Oktober-Reporting verschoben? Hinter diesen Fragen verbergen sich Suchaktionen, die viel Zeit kosten können. Das Ziel von Lösungen wie mip2find lautet, dem richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit das richtige Wissen zur Verfügung zu stellen, damit er die ihm übertragenen Aufgaben optimal lösen kann.“

Genau hier setzen Enterprise-Search-Lösungen an. „Mit mip2find werden sämtliche Daten auf Basis der IBM Watson Explorer Technologie indexiert und vorstrukturiert“, so Simone Schubert. „Über ein individuelles Dashboard lassen sich dann relevante, zum Aufgabenbereich des Mitarbeiters passende Informationen anzeigen, die laufend aktualisiert werden.“ Auch dabei gilt: Jeder im Unternehmen kann mit den entsprechenden Berechtigungen über das Tool auf alle Dateien zugreifen. Diese Dateien werden in einen konfigurierbaren Kontext gesetzt und liefern so neue Erkenntnisse.

Ein weites Feld – Enterprise Search und seine Anwendungsfelder

Eine vollständige Liste sämtlicher Einsatzgebiete von Enterprise-Search-Lösungen und -Funktionalitäten zu erstellen, würde vermutlich den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Hier reichen die Möglichkeiten von einer unternehmensweiten Recherche nach Kompetenzträgern, über die Analyse von Kundenbeziehungen bis hin zum Aufspüren von Dokumenten. Ein Einsatz kann sowohl in unterschiedlichen Abteilungsebenen als auch in durch Lieferketten verbundenen Unternehmen erfolgen. Die Tools helfen beispielsweise dem Marketing, ein bestimmtes Kundenverhalten besser zu identifizieren. In der Rechtsabteilung lassen sich damit Verträge recherchieren, in das Dashboard einbinden und damit einfacher managen.

Simone Schubert: „Auch bei Kundenanfragen oder im Beschwerdemanagement zeigen Enterprise-Search-Lösungen ihre Stärken: So sind alle für eine Anfrage relevanten Informationen rasch verfügbar. Eine Trefferliste, wie sie klassische Suchmaschinen bieten, hilft hier nicht weiter, da meist die Zeit fehlt, die Ergebnisse im Detail zu sichten. Es geht nicht um einzelne Informationsfragmente, sondern um die logische Verknüpfung der Informationen, die bei Bedarf auf Knopfdruck abgerufen werden können.“ Dabei erhält der zuständige Mitarbeiter mit nur einer Abfrage einen konsolidierten Blick auf existierende Informationen und deren bestehende Zusammenhänge. Darüber hinaus passt sich die Trefferliste dynamisch an.

Schnellere Suchvorgänge in der Produktion

Beispielsweise lässt sich die Lösung sehr gut in der Produktion oder im Maschinen- und Anlagenbau einsetzen. Hier existieren verschiedene Informationen in unterschiedlichen Datenformaten, die für die Arbeit der Mitarbeiter und den Projektverlauf entscheidend sein können. Dabei ist vor allem der schnelle Zugriff auf Konstruktionszeichnungen, Baupläne, Analysen, Zustands- und Wartungsberichte oder Revisionsstatus wesentlich. „Mit Enterprise Search lassen sich Gewährleistungsfälle schneller bearbeiten, Ausfälle vermeiden und Prozesse effizienter gestalten“, erläutert Simone Schubert. „Dank dem Dashboard haben die Mitarbeiter die für sie wichtigen Informationen immer im Blick.“

Auch in der Produktentwicklung bzw. -weiterentwicklung können derartige Lösungen bei der Überwachung des Produktentwicklungszyklus unterstützen – vom Entwurf, über Analyse, Entwicklung, Tests und Marketing bis zur Vermarktung. Vor allem bei der Weiterentwicklung ist es wichtig, auf historische Daten oder alte Anlagenpläne zurückgreifen zu können. Ein schneller Datenzugriff auf Technologien oder Patente spielt hier ebenfalls eine Rolle.

Recht auf Vergessen in Unternehmen

Ein anderes, zunehmend wichtiger werdendes, Thema ist das sichere und vollständige Löschen von Daten bezüglich Datenschutzvorgaben. Dieses ‚Recht auf Vergessen ‘ findet sich nicht nur im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wieder, sondern künftig auch in der ab dem 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten geltenden Datenschutz-Grundverordnung (Art. 17 DSGVO). Obwohl Datenschützer seit Jahren fordern, die Löschpflichten einzuhalten, zeigen Umfragen regelmäßig, wie schlecht es um die tatsächliche Umsetzung steht. „Dabei handelt es sich um die sogenannte Dark Data“, so Simone Schubert. „Darunter wird die fehlende Übersicht über Datenbestände verstanden.“ Der Data Genomics Index von Veritas Technologies zeigt zudem, dass Unternehmen mehr als 40 Prozent ihrer Dateien in den letzten drei Jahren nicht verwendet haben. Solche verwaisten Daten haben keinen aktuellen ‚Besitzer‘, weil sich dessen Rolle im Unternehmen geändert hat oder er dort gar nicht mehr angestellt ist, so die Studie. „Viele Unternehmen sichern also Daten, die entweder ungenutzt Speicherplatz verbrauchen oder längst gelöscht werden sollten“, erklärt Simone Schubert. „Gerade in den Backups schlummern solche Löschkandidaten. Auch aufgrund der sich verschärfenden Datenschutzrichtlinien muss sich hier schnell etwas ändern. Dabei können Enterprise-Search-Lösungen wie mip2find helfen, nicht mehr benötigte Mitarbeiterdaten aufzuspüren und danach sauber zu entfernen.“