Zeiterfassung – die wichtigsten Features einer mobilen App

Die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung betrifft alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Arbeitsort. Insbesondere in Unternehmen mit einer beträchtlichen Anzahl an Außendienstmitarbeitern oder Mitarbeitern, die in verschiedenen Filialen tätig sind, entstehen vielfältige Herausforderungen in Bezug auf die Zeiterfassung.

Wer sich für die Nutzung einer mobilen App zur Zeiterfassung entscheidet, sollte deshalb sorgfältig darüber nachdenken, welchen Anbieter und welches Produkt er auswählt. Bei der Auswahl sollten insbesondere die folgenden Funktionen der verschiedenen Apps miteinander verglichen werden.

Die Basis: Einfaches Ein- und Ausstempeln für Arbeitszeiten

Das wichtigste Feature einer Zeiterfassungs-App ist die Stempeluhr-Funktion. Die Mitarbeiter sollten mit der Zeiterfassungs-App problemlos ihre Arbeitszeit beginnen und beenden können, indem sie einfach auf einen virtuellen „Stempeluhr“-Button tippen, ohne dass dafür zeitaufwändige manuelle Eingaben erforderlich sind.

Besonders wichtig ist die Möglichkeit zur Verwendung dieser Funktion im Offline-Modus, ohne eine aktive Internetverbindung. Dies gewährleistet, dass die Zeiterfassung selbst an entlegenen Standorten oder in Bereichen mit unzureichender Netzabdeckung problemlos durchgeführt werden kann.

Bei Netzwerkausfällen oder in Gebieten mit begrenzter Konnektivität können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit so dennoch genau erfassen. Dadurch entfällt die mühsame manuelle Nachbearbeitung der Zeitlisten.

Projekt- und Aufgabenzuordnung

In vielen Unternehmen sind Mitarbeiter in unterschiedlichen Projekten tätig. Dadurch ist es oft erforderlich, die aufgewendete Zeit präzise zu erfassen und den einzelnen Projekten oder Aufgaben zuzuordnen. Das ist nicht nur entscheidend für die interne Abrechnung und Kostenverfolgung, sondern auch für die Kundenabrechnung.

Eine mobile Zeiterfassungs-App, die eine einfache Projekt- und Aufgabenzuordnung ermöglicht, bietet hierfür eine wertvolle Lösung. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit direkt den jeweiligen Projekten oder spezifischen Aufgaben zuweisen, was die Transparenz und Genauigkeit erheblich verbessert. Denn genau das ermöglicht Unternehmen, die Ressourcenauslastung besser zu planen und Kunden detaillierte Abrechnungen bereitzustellen.

Automatische Pausenberechnung

Die automatische Pausenberechnung in einer Zeiterfassungs-App ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden. Dies ist insbesondere in Deutschland von Bedeutung, wo das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) klare Bestimmungen für Pausenregelungen vorsieht.

Nach den gesetzlichen Vorgaben müssen Arbeitnehmer, die an einem Arbeitstag länger als sechs Stunden arbeiten, mindestens eine Pause von 30 Minuten einhalten. Bei einer Arbeitstätigkeit über neun Stunden am Tag wird sogar eine Pause von mindestens 45 Minuten erforderlich.

Eine mobile Zeiterfassungs-App, die die automatische Pausenberechnung ermöglicht, sorgt dafür, dass diese Vorschriften akkurat und unkompliziert eingehalten werden. Die App erfasst die Arbeitszeit und berücksichtigt dabei automatisch die erforderlichen Pausenzeiten. Das sorgt für Rechtssicherheit und verhindert potenzielle Verstöße gegen Arbeitszeitvorschriften.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Das Arbeitszeitgesetz ermöglicht Arbeitnehmern unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. In einer Welt, in der Flexibilität und Mobilität gefragt sind, ist es entscheidend, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im Blick behalten, um produktiv zu arbeiten. Eine effektive Methode dafür ist eine entsprechende Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktion in der Zeiterfassungs-App.

Diese Funktion sollte individuell angepasst werden können, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen jedes Mitarbeiters gerecht wird. Sie erinnert an den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, aber auch an wichtige Pausen oder Meetings. Ebenso solle es möglich sein, Erinnerungen für Projekt- oder Aufgabenzuordnungen einzurichten.

Mehrsprachige Unterstützung

Unternehmen, die ihre Aktivitäten über nationale Grenzen hinaus ausdehnen, stehen vor der Herausforderung, verschiedene Sprachen in der Kommunikation zu bewältigen. Oft greifen sie auf professionelle Online-Übersetzungsunternehmen zurück, um Kundenkontakte zu pflegen. Doch das sprachliche Dilemma erstreckt sich auch auf die Mitarbeiter, die in vielen Unternehmen weltweit verteilt sind und unterschiedliche Sprachen sprechen.

Die Implementierung von mehrsprachiger Unterstützung in einer Zeiterfassungs-App ermöglicht es, Sprachbarrieren zu überwinden. Mitarbeiter können so die Anwendung in ihrer bevorzugten Sprache nutzen. Dies fördert nicht nur die effiziente Zeiterfassung, sondern auch die Zusammenarbeit in internationalen Teams. Mit mehrsprachiger Unterstützung wird die weltweite Vernetzung und Integration von Mitarbeitern reibungsloser und effektiver gestaltet.

Anpassbare Berichtsformate und Exportfunktionen

Anpassbare Berichtsformate und Exportfunktionen sind ebenfalls wichtige Merkmale in jeder professionellen Zeiterfassungs-App. Diese Funktionen ermöglichen es Benutzern, Berichte und Daten in Formaten zu generieren, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Unternehmen können dadurch Berichte und Analysen nach ihren individuellen Bedürfnissen gestalten.

Ferner spielen Exportfunktionen eine zentrale Rolle für die Weiterverarbeitung in anderen internen und externen Systemen. Das betrifft vor allem die Schnittstellen zum Lohnbuchhaltungssystem. Die Exportmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und erleichtern die Kommunikation mit externen Partnern.

Zeiterfassung Next Generation: Voice Apps

Viele Zeiterfassungs-Tools machen es ihren Usern bereits sehr einfach, die genauen Arbeitszeiten in der App zu erfassen. In der Regel sind dafür nur wenige Klicks erforderlich. Doch es geht noch einfacher: Mittlerweile lassen sich bestimmte Zeiterfassungs-Apps mit Sprache steuern.  

Für die Nutzung solch einer Anwendung werden lediglich ein Smartphone, ein Amazon-Kundenkonto und die Amazon Alexa-App benötigt. Es besteht auch die Möglichkeit, ein externes Alexa-Gerät zu verwenden.

Um die Zeiterfassung zu starten, genügt ein einfacher Sprachbefehl wie „Alexa, öffne Zeiterfassung!“ Die App ermöglicht es, den Arbeitsbeginn anzugeben und weitere Arbeits- und Projektzeiten per Sprache zu erfassen. Am Ende eines Arbeitstages fragt Alexa, ob ein Arbeitsprotokoll per E-Mail verschickt werden soll. Die Anwendung erhebt keine personenbezogenen Daten und löscht die erfassten Arbeitszeiten automatisch nach Abschluss des Tages.