Enterprise Service Management: Fünf Vorteile in Bezug auf Kosten und Compliance

Eine kürzlich durchgeführte Studie von Nexthink ergab, dass nur 5,5 Prozent der befragten Unternehmen einen vollständigen Überblick darüber haben, ob und wie die von ihnen eingesetzten Softwarelösungen tatsächlich genutzt werden. Mit fatalen Folgen, denn ohne genaue Kenntnis der tatsächlichen Nutzung ihrer Software sind Unternehmen einer Reihe von Risiken ausgesetzt. Dazu gehören neben den wirtschaftlichen Auswirkungen durch Überlizenzierung auch rechtliche Konsequenzen durch Unterlizenzierung oder nicht konforme Nutzung. 

Mit Enterprise Service Management (ESM) gewinnen Unternehmen Kontrolle über ihre Assets, Ressourcen, Prozesse und Verträge. Sie können die Softwareauslastung der verschiedenen Abteilungen sowie Nutzung, Zuweisung und Ablauf von Lizenzen in Echtzeit einsehen. Damit reduzieren sie das Risiko, bei einem Lizenzaudit durchzufallen und können Nachzahlungen und Strafen entgegenwirken. 

Die Studie IT-Service-Management 2021 von IDG zeigt, dass zwar fast jedes zweite Unternehmen (48 Prozent) die Investitionen in ESM während der Covid-19-Pandemie erhöht hat. Doch strategisch relevant ist das Thema nur für wenige IT-Abteilungen (14 Prozent), und 37 Prozent der befragten Unternehmen haben noch gar keine ESM-Lösung implementiert. Hier gibt es Nachholbedarf, denn ESM hilft nicht nur dabei, Kosten und Compliance in den Griff zu bekommen, sondern auch, Prozesse zu automatisieren und die interne Servicequalität – und damit die Mitarbeitererfahrung – zu optimieren.  

„Mit Enterprise Service Management können Unternehmen nicht nur Kosten senken durch Automatisierung von Prozessen, sondern auch umfassende Transparenz über Assets, Ressourcen und Verträge gewinnen – das A und O, um Kosten und Compliance jederzeit im Blick zu behalten“, sagt Marc Breitfeld, CFO bei Matrix42. „Ausgaben lassen sich dadurch besser verwalten, Software wird effizient genutzt und Lizenzbestimmungen können mühelos eingehalten werden. Dadurch sind Unternehmen optimal auf Lizenzaudits vorbereitet und vermeiden das Risiko teurer Nachzahlungen.“  

Bei der Kostenkontrolle und Einhaltung von Vorschriften bietet der Einsatz einer ESM-Lösung fünf handfeste Vorteile. 

Die wichtigsten ESM-Vorteile in puncto Kosten und Compliance:

1. Kosteneffizienz durch Automatisierung: ESM-Plattformen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Kosten durch intelligente Automatisierung zu senken. Denn damit ist schnell ersichtlich, welche Tätigkeiten sich durch automatisierte Prozesse ersetzen lassen, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Dazu zählen beispielsweise die automatische Zuweisung von Softwarelizenzen je nach Nutzung und Bedarf sowie die Planung von Vertragsverlängerungen.
2. Kostenkontrolle und Budgetierung: Eine ESM-Plattform hilft Unternehmen, ihre IT- und Geschäftskosten zu überwachen. Denn sie sehen alle Assets auf einen Blick und können abschätzen, wie ausgelastet sie sind. Das erleichtert es ihnen, die Budgets zu planen und die Ausgaben langfristig im Griff zu behalten.
3. Compliance-Management: Ein wichtiger Vorteil ist zudem das Einhalten von Vorschriften, Standards und Richtlinien für die verschiedenen Branchen. ESM-Lösungen unterstützen die IT-Verantwortlichen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und mögliche Risiken – zum Beispiel bei einem anstehenden Lizenz-Audit – zu minimieren. Das beugt mögliche Sanktionen bei Nichteinhaltung vor.
4. Datenschutz und Sicherheit: Eine ESM-Plattform trägt dazu bei, die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten und Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Unternehmen können damit leicht alle Aspekte des Lifecycle-Managements abdecken – von der Geräteerkennung über die Bereitstellung und Wartung bis hin zur Stilllegung. Außerdem ist für Nutzer ersichtlich, welche Software im Unternehmen zur Nutzung zugelassen ist. So vermeiden IT-Verantwortliche zusätzliche Sicherheitslücken in der Netzwerkumgebung durch die Verwendung nicht autorisierter Software.
5. Transparenz und Reporting: IT-Verantwortliche erhalten einen vollständigen Überblick über die vorherrschenden Prozesse, die Ausgaben und den Compliance-Status. Dashboards zeigen auf, wo Einsparpotenziale liegen – zum Beispiel bei den Lizenzen. Predictive-Analytics-Berichte zeigen an, wie sich Bedarfe voraussichtlich entwickeln werden, bevor sie entstehen. Das erleichtert die Budgetplanung und den Einkauf.

Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger wird es für die IT-Abteilung, die Vielzahl von Endgeräten, Netzwerkanschlüssen und Servern im Blick zu behalten. ESM ist der erste wichtige Schritt, um Transparenz in das abteilungsübergreifende Sammelsurium zu bringen. Die Übersicht hilft Unternehmen dabei, ihre Softwarekosten langfristig zu planen, Schatten-IT aufzudecken und vor allem auch die gesetzliche Dokumentationspflicht sowie spezielle regulatorische Anforderungen – etwa im Gesundheitswesen – einzuhalten.

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