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Wer heute schon mit dem ZUGFeRD-Standard arbeitet kann damit Rechnungen stellen und verarbeiten. Wer diese auch elektronisch verteilen möchte, braucht zusätzliche Lösungen. Die SEAL Systems AG, Experte für Corporate Output Management und Konvertierung, bietet ein Zusatzprogramm für die Verteilung der gewünschten Dokumente, das sich unkompliziert in den ZUGFeRD-Standard im jeweiligen SAP-Rechnungsprozess integrieren lässt.
ZUGFeRD heißt ein neuer einheitlicher elektronischer Standard für die Rechnungstellung innerhalb Europas. Immer mehr Unternehmen stellen ihren Rechnungsprozess deshalb auf ZUGFeRD um. ZUGFeRD bietet allerdings nur Möglichkeiten für die Rechnungstellung und - verarbeitung, nicht aber für die Verteilung dieser Dokumente. Wer seine Rechnungen Dritten zur Verfügung stellen möchte kann nun auf eine neue Lösung der SEAL Systems AG zurückgreifen.
Die Tatsache, dass die ZUGFeRD-Rechnungsinformationen in Form eines PDF/A 3- Dokuments bildlich vorgehalten und außerdem gleichzeitig als XML-Attachment im PDF-Dokument als maschinenlesbare Daten angehängt werden, hat sich SEAL Systems dabei zunutze gemacht. SEAL Systems stellt eine Verknüpfung der Daten des ZUGFeRD-Standards zu den SAP Faktura-Daten her und gewährleistet so die unkomplizierte Verteilung der gewünschten Dokumente. Folgende Vorteile ergeben sich daraus für den Nutzer:
- Die SEAL-Systems-Lösung integriert sich nahtlos in die SAP Standardprozesse
- Per Konfiguration kann gesteuert werden, welche Rechnungen ZUGFeRD-konform erzeugt werden sollen
- Zusätzlich können weitere Unterlagen, wie beispielsweise Auftragspapiere, Lieferscheine und Arbeitsnachweise automatisch ermittelt und hinzugefügt werden
- Es ist keine Lizenzierung von weiteren Drittprodukten notwendig
- Die Ausgabe der Dokumente kann über verschiedene Kanäle (E-Mail, FTP, Filesystem, Portale, Sharepoint…) erfolgen
- Die erstellte ZUGFeRD Rechnung kann in SAP zum entsprechenden Rechnungsobjekt rückarchiviert werden
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) steht für ein einheitliches elektronisches Rechnungsformat. Es kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden, und zwar – und das ist der Vorteil – ohne dass Rechnungsteller und – empfänger irgendwelche Absprachen miteinander treffen müssen. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat gestattet, Rechnungsdaten strukturiert in einer PDF-Datei zu übermitteln, auszulesen und zu verarbeiten. Dabei kann es nicht nur national, sondern auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.
