OpenAI revolutioniert das Finanzwesen

Expensya hat sich zum Ziel gesetzt, die Welt des Ausgabenmanagements zu revolutionieren und zu vereinfachen. In diesem Kontext setzt das auf Geschäftsausgaben-Management spezialisierte SaaS-Unternehmen inzwischen auch auf OpenAI-Lösungen – sowohl für die eigenen internen Arbeitsabläufe als auch für die Weiterentwicklung seiner Plattform.

Die Geschichte des SaaS-Unternehmens begann vor neun Jahren mit der Automatisierung einer der zeitaufwendigsten Aufgaben der Geschäftswelt: der Erstellung und Verbuchung von Reisekostenabrechnungen. Seitdem hat Expensya seine SaaS-Plattform auf das gesamte Ausgabenmanagement in Firmen ausgeweitet. Dabei steht die Automatisierung von betrieblichen Arbeitsabläufen weiterhin im Mittelpunkt. Karim Jouini, CEO von Expensya, bekräftigt: „Wir haben die Technologie-Trends stets im Blick und entwickeln unser Tool konstant weiter – so auch angesichts des Aufkommens von OpenAI.“

Die eigene Erfahrung mit ChatGPT

Wie alle innovativen Unternehmen ist Expensya das eigene Versuchskaninchen für neue Ideen und Konzepte. Aus diesem Grund setzt das Unternehmen OpenAI-Lösungen inzwischen unternehmensweit und Abteilungs-übergreifend ein, um zu testen, inwiefern Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) bei der Effizienzsteigerung des SaaS-Anbieters helfen können. Ein Beispiel aus der Unternehmenspraxis findet sich im Marketing-Team: hier wird ChatGPT eingesetzt, um schnell eine erste Fassung eines Blog-Artikels zu erstellen bzw. Artikel in eine andere Sprache zu übersetzen.

Zusätzlich hat Expensya einen Chatbot-Prototyp für sein Vertriebsteam entwickelt, der auf OpenAI-Technologie basiert und mit der gesamten Produktdokumentation des SaaS-Experten geschult wurde. Alle sind begeistert: Der Vertrieb erhält eine schnelle und zuverlässige Antwort auf Produktfragen, das Produktteam bekommt weniger Last-Minute-Fragen vom Vertrieb, und die Geschäftsleitung kann sicher sein, dass keine Funktionen verkauft werden, die nicht in unserem Portfolio enthalten sind.

Bei Expensya steht die Kundenzufriedenheit an erster Stelle. Daher ist es dem Anbieter eine Herzensangelegenheit, dass im Kunden-Support reale Menschen eine Antwort schreiben und mit den Anfragenden interagieren. Um die Arbeit der Mitarbeitenden zu vereinfachen und die Qualität des Supports zu erhöhen, wird das Team von KI unterstützt und bekommt mögliche Antwortvorschläge. Das hilft den einzelnen Support-Agenten, schneller und präziser auf Fragen und Probleme zu antworten, ohne dabei die menschliche Note zu verlieren.

Noch vielseitigere Lösungen mit OpenAI

Expensya hat jedoch nicht bei den internen Prozessen aufgehört. Aufgrund der rundum positiven Rückmeldung der Belegschaft und nach einer intensiven internen Testphase startete die Integration von OpenAI-Technologien auch in die Lösung von Expensya. Aktuell arbeitet das SaaS-Unternehmen an zwei bedeutenden OpenAI-Ergänzungen – beide werden voraussichtlich im ersten Quartal dieses Jahres auf den Markt kommen.

Die erste Entwicklung besteht aus einer neuen Variante des Expensya-Chatbots für das eigene Vertriebsteam. Als SaaS-Anbieter bedient Expensya Unternehmenskunden aus der ganzen Welt und bietet den jeweiligen Endbenutzern dieser Firmen einen Chat-basierten Support. Oft wiederholen sich bei den Kunden Fragen zu zulässigen Ausgaben in der eigenen Spesenrichtlinie oder warum eine Spesenabrechnung abgelehnt wurde. Zwecks Minimierung des Aufwands für die Beantwortung wiederkehrender Fragen ist Expensya eine Kooperation mit Microsoft eingegangen, um einen „Spesen-Bot“ direkt in der Anwendung Microsoft Teams zu integrieren. Mitarbeitende können diesem „Spesen-Bot“ über Teams dann ihre Fragen stellen. Die Antworten werden von einem OpenAI-gesteuerten System geliefert, das zuvor mit allen relevanten Spesen- und Ausgabenrichtlinien des Kunden gefüttert wurde.

Den nächsten Entwicklungsschritt hat Expensya bereits ins Auge gefasst: Wenn das OpenAI-gesteuerte System schon alle Spesenrichtlinien eines Unternehmens kennt, kann die Prüfung der erbetenen Erstattung einer geschäftlichen Ausgabe automatisiert werden! Heutzutage müssen Unternehmen Hunderte von Ausgabenregeln festlegen, um ihre Ausgabenpolitik zu erstellen. Dies gilt insbesondere für große Organisationen, die in verschiedenen Ländern vertreten sind. So möchte Expensya die Möglichkeit anbieten, die Ausgabenrichtlinien direkt an GPT zu übergeben, um Implementierungszeit zu sparen und eine automatisierte Vorprüfungsphase zu schaffen. KI eignet sich bestens für die Validierung umfangreicher regelbasierter Prozesse. Basierend auf dem immensen Wissen von ChatGPT, das mit Anwendungsfällen von anderen Expensya-Kunden trainiert wurde, werden Expensyas KI-basierte Lösungen immer robuster. Durch die Automatisierung der Prüfungsvorgänge wird die Reisekostenverwaltung deutlich vereinfacht. Die Mitarbeitenden werden schneller bezahlt, und der Manager muss nicht mehr prüfen, ob die Spesen mit den Richtlinien übereinstimmen.

Expensya-CEO Karim Jouini führt diesen Gedanken weiter aus: „Wir entwickeln einen Chatbot für unsere Kunden, den sie für ihre eigenen Endbenutzer einsetzen können. Dadurch lassen sich Fragen zur Geschäftsreise in wenigen Sekunden beantworten: ‚Ich habe gerade meinen Flug verpasst, was soll ich tun?‘ oder ‚Ich bin auf Geschäftsreise, ist diese Ausgabe erstattungsfähig?‘. Die durch KI gelieferten Echtzeit-Antworten werden auch den Administratoren unserer Kunden dabei helfen, Zeit zu sparen.“

Nicht zuletzt verbessert Expensya die Fähigkeit seiner eigenen OCR-Erkennungstechnologie („Optical Character Recognition“), die Daten aus Bildern einer Quittung oder Rechnung auslesen kann. Über die Jahre etablierte der Automatisierungsspezialist eine mehrfach prämierte, leistungsfähige OCR-Technologie am Markt, die alle relevanten Daten eines Belegs erfassen kann, darunter den Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuersätze, den Namen des Herausgebers etc. Heute sind bereits OpenAI-Lösungen im System von Expensya integriert, und die ersten Ergebnisse sind sehr beeindruckend.

Karim Jouini erläutert das enorme Potenzial der verbesserten OCR: „Bei den Sprachen, die unsere aktuelle OCR schon abdeckte, ist die Fehlerquote um mehr als 50 % gesunken (auf 0,091 %!), und wir liefern mehr Informationen als je zuvor. Außerdem sind wir jetzt in der Lage, alle erforderlichen Informationen aus einem Beleg zu extrahieren – egal in welcher Sprache sie vorliegen.“

Mithilfe von KI arbeitet die proprietäre OCR-Technologie von Expensya mit allen von OpenAI unterstützten Sprachen, einschließlich Arabisch, Japanisch, Chinesisch und Thailändisch. Das bedeutet, dass Expensya bestehenden und neuen, international agierenden Kunden einen noch besseren Service und ein wirklich globales Produkt anbieten kann.

„Wir sind begeistert, dass wir bei dieser Revolution eine Vorreiterrolle spielen, und freuen uns auf die Zukunft des Finanzwesens“, so Karim Jouini abschließend.