IT-Asset-Management wird in der Krise zum CIO-Thema

Drohende Rezession, politische Unsicherheiten sowie Engpässe entlang der Lieferketten und bei den Fachkräften stellen auch die IT-Abteilungen vor Herausforderungen. Die digitale Transformation wird dabei immer mehr zur Kostenfrage und zwingt Unternehmen zum Nachdenken über die Nachhaltigkeit ihrer Cloud- und SaaS-Investitionen.

Das IT- und Software-Asset-Management (ITAM) rückt ins Zentrum der Verantwortlichkeiten – und deutlich näher an die C-Level.

Laut State of ITAM Report 2023 von Flexera berichten bereits 43% der ITAM-Teams direkt an den CIO oder CTO. Im Vergleich zur Umfrage im letzten Jahr hat sich der direkte Austausch mit der Chefetage damit fast verdoppelt (2022: 22%). Auch in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen entwickelt sich das ITAM zum wichtigen Partner. Neben IT-Service-Management (ITSM) (51%) und dem IT-Infrastrukturmanagement (48%) ist der Kontakt zum Cloud-Team (42%) und zur IT-Sicherheit (50%) deutlich enger als noch im Vorjahr.

Ein Drittel der IT-Ausgaben in den Sand gesetzt

Die Aufgabenstellung an das ITAM ist dabei klar: Sie sollen die IT-Ausgaben optimieren (55%) und damit Kosten sparen. Dabei geht es weniger darum, IT-Budgets zu kürzen. Vielmehr sollen die Investitionen dort ankommen, wo sie auch tatsächlich gebraucht werden und einen technologischen Mehrwert erwirtschaften. Dass der ROI der digitalen Transformation in vielen Fällen noch zu wünschen übrig lässt, zeigt ein Blick auf unnötige IT-Ausgaben. Besonders hoch ist hier der Anteil bei On-Premise-Anwendungen (38%) und Rechenzentren (34%). Aber auch SaaS und IaaS/PaaS (jeweils 33% unnötige Ausgaben) werden längst nicht im vollen Umfang ausgeschöpft.

Angesichts des angespannten Wirtschaftsklimas heißt es zukünftig dreimal prüfen, ob und wo sich neue Investitionen tatsächlich auszahlen und langfristigen Nutzen bringen. Um „verschwendete“ IT-Ausgaben zu reduzieren, setzt das ITAM auf unterschiedliche Maßnahmen. Am erfolgreichsten ist dabei die Wiederverwendung von On-Premise-Lizenzen (83%), die Neuverhandlung mit Softwareanbietern (83%) und die Reduzierung operativer Kosten durch das Entfernen unnötiger IT-Assets (81%).

Cloud Cost Optimization: SaaS-Kosten von bis zu 64 Mio. $

Die Cloud nimmt als wichtigster Treiber der digitalen Transformationen eine Sonderrolle ein. Die ihr zugeschriebene Bedeutung hat sich seit dem letzten Jahr von 4% auf 17% mehr als vervierfacht. Die Ausgaben für SaaS haben die Ausgaben für On-Premise mittlerweile in vielen Unternehmen ein- und überholt. So investiert die überwiegende Mehrheit der Befragten mehr als 100.000 US-Dollar im Jahr für die Cloud-Anwendungen. Unternehmen mit 5.000 bis 10.000 Mitarbeitern geben rund 8 Mio. US-Dollar für SaaS aus. Bei Großkonzernen mit mehr als 100.000 Mitarbeitenden belaufen sich die SaaS-Kosten auf durchschnittlich 64 Mio. US-Dollar.

In den nächsten drei Jahren erwarten fast drei Viertel der Befragten (73%) in ihrer Arbeit einen stärkeren Fokus auf SaaS (2022: 61%). Bei der Public Cloud sind es 68% (2022: 58%). Die Optimierung der laufenden Kosten in der Cloud (Cloud Cost Optimization, COO) entwickelt sich zur Hauptaufgabe des ITAM. Momentan jedoch verfügt erst knapp die Hälfte der Unternehmen (48%) über Prozesse, um die Nutzung von SaaS zu tracken und die entsprechenden Vertragskonditionen bedarfsgerecht an den internen Anforderungen auszurichten (Stichwort: Rightsizing). Im Vergleich zum Vorjahr konnten ITAM-Teams jedoch immerhin ihre Erfolgsquote beim Entfernen unnötiger SaaS (von 19% auf 36%) und der Integration von Single-Sign-on (SSO) für die wichtigsten Cloud-Anwendungen (von 43% auf 55%) verbessern.

30% der Ressourcen allein für Audits

Obwohl die Cloud oberste Priorität in der Unternehmensstrategie einnimmt, ist das ITAM vor allem mit einer anderen zeitraubenden und ressourcenintensiven Aufgabe beschäftigt: Audits. 30% der Team-Ressourcen entfallen dabei allein auf interne Audits, weitere 22% auf gesetzlich angeordnete Audits durch Behörden sowie 24% auf Anbieter-Audits. Zwar scheint der Zeitaufwand für Vorbereitung, Prüfung und Durchführung im Jahresvergleich dank steigendem Automatisierungsgrad und dem Einsatz von ITAM-Tools langfristig leicht zurückzugehen. Unternehmen haben jedoch noch immer mit einer fehlenden IT-Visibility (65%), komplizierten Nutzungsrichtlinien der Softwareanbieter (32%) sowie hybriden IT-Portfolios (32%) zu kämpfen.

Die großen Softwareanbieter halten Unternehmen zudem weiterhin auf Trab. Zu den aktivsten Auditoren der letzten drei Jahre gehören Microsoft, Oracle und IBM, wobei die Zahl der Microsoft-Audits mit 52% leicht zugenommen hat. Eine Besonderheit zeigte sich auch bei IBM: Hier waren die Auditoren deutlich häufiger bei europäischen Unternehmen zu Besuch (44%) als bei Organisationen in den USA und Asien (34%). Neben Ressourcenbelegung fürchten ITAM-Teams die Konsequenzen von Compliance-Verstößen: Bei knapp 9% der befragten Unternehmen lagen die Kosten für Audit-Strafzahlungen und True-Ups bei über 5 Millionen US-Dollar.
3% der befragten Unternehmen mussten sogar mehr als 25 Millionen US-Dollar abschreiben.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz wird neuer Aufgabenbereich

Nachhaltigkeit bezieht sich dabei längst nicht mehr nur auf das wirtschaftliche Haushalten im IT-Estate. Auch die IT Asset Disposition (ITAD) gehört fest auf die Themenliste von IT-Managern. Dabei heißt es, Fragen rund um die Entsorgung von IT-Assets sowie die digitale Umweltverschmutzung durch digitalen Datenmüll, Cloud & Co. zu klären. Die gute Nachricht: Mehr als drei Viertel der Befragten (76%) haben bereits Richtlinien oder Prozesse zur Entsorgung von Hardware-Assets definiert. Auch grüne Initiativen wie die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks (25%) sowie das Recycling/Wiederverwerten von Hardware (29%) finden sich auf der Agenda.

Grundsätzlich befinden sich die ITAM-Teams in Unternehmen also auf einem guten Weg. Die SAM-Initiativen erreichen mittlerweile einen hohen Reifegrad und die Kluft zwischen fortgeschrittenen und unerfahrenen ITAM-Teams schließt sich langsam. Ein Thema wird die ITAM jedoch noch langfristig beschäftigen: Der Fachkräftemangel. In Europa (37%) spüren die Unternehmen die fehlenden Ressourcen dabei deutlicher als im Rest der Welt (31%).

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