Bildung auf Digitalisierungskurs

Der Verein zur Förderung der Berufsbildung e. V. (VFB) ist eine Bildungseinrichtung, die sich der beruflichen Aus- und Weiterbildung widmet. Im baden-württembergischen Ludwigsburg und Böblingen bietet der Verein seit über 40 Jahren unteranderem IHK-Praxisstudiengänge und andere Lehrgänge für jährlich über 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an. Die Nachfrage nach diesem Angebot ist groß.

Die Ausgangslage

Vom Betriebswirt über den Fachwirt bis zu Ausbilderlehrgängen – das Portfolio an Aus- und Weiterbildungslehrgängen des VFB ist breit gefächert. 2017 entschied der stetig wachsende Verein, sich im Bereich Dokumenten-Management neu aufzustellen – von der Hardware der eingesetzten Drucksysteme bis zu einer professionellen ECM-Lösung. Das Ziel: schnellere, effizientere Abläufe, mehr Transparenz, mehr Verlässlichkeit und eine bessere Kostenkontrolle. „Zunächst einmal ist unser Druckvolumen als Bildungseinrichtung sehr groß und wir waren mit unserem bisherigen Dienstleister in dem Bereich unzufrieden. Außerdem suchten wir darüber hinaus jemanden, der uns mit einer professionellen ECM-Lösung bei der Digitalisierung und Automatisierung unserer internen Prozesse unterstützt“, erklärt Andreas Knödler, Vorstand der Bildungseinrichtung. Konkret gehörte dazu die Implementierung einer revisionssicheren digitalen Rechnungsprüfung und -bearbeitung, eines digitales Vertragsmanagements und der digitalen Personalakte. Der VFB entschied sich, mit TA Triumph-Adler zusammenzuarbeiten.

Die Lösung

TA Triumph-Adler entwickelte im Rahmen einer Ist-Analyse eine individuelle Lösung für den VFB. Hierzu gehörte im Hardware-Bereich die Implementierung von anfänglich drei neuen Multifunktionssystemen, die der VFB zwischenzeitlich auf neun Systeme aufstockte sowie dem Asset- und Systemmanagement TA Cockpit und der Follow2Print-Lösung aQrate. Der nächste Schritt war die Entwicklung eines neuen ECM-Systems zur Digitalisierung und Automatisierung unserer internen Prozesse. Der Startschuss fiel auch hier mit einer umfassenden Ist-Analyse: „Wir schauten: Welche Prozesse laufen wie ab, mit welchen Software-Anbietern arbeiten wir bereits zusammen und welche Bedürfnisse haben unsere Mitarbeiter“, so Knödler. Gemeinsam mit allen Beteiligten wurde eine Standardisierung und Organisation der internen Prozesse erarbeitet. Bei der Umsetzung passte TA Triumph-Adler das ECM-System individuell an die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden an. „Die Herausforderung hierbei war, in Abstimmung mit den bereits vorhandenen Partnern Schnittstellen zu schaffen, um dem Kunden ein barrierefreies, effizientes Arbeiten zu ermöglich. Nach Ansicht von TA Triumph-Adler ist das gut gelungen. Vom Rechnungsworkflow über das Vertragsmanagement und die Digitalisierung und Archivierung von Personalakten und Lohnabrechnungen hat das Projektteam das ECM-System Schritt für Schritt umgesetzt.

Das Ergebnis

Das Resümee ist durchweg positiv: „Das neue ECM-System hat unsere Verwaltungsarbeit sehr viel effizienter gemacht, die Bearbeitungszeiten haben sich massiv verkürzt“, berichtet Knödler. „Wir müssen keine Rechnungen oder Verträge mehr suchen, es findet sich alles sofort – und zwar ganz unabhängig davon, wo ich mich gerade aufhalte“. Die optimierten Prozesse sorgen u.a. für eine schnellere Kommunikation mit Kursteilnehmern, Dozenten und Mitarbeitern, die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten ist ebenfalls gegeben. Auch die Multifunktionsgeräte überzeugen: „Sie laufen trotz unseres hohen Druckvolumens seit Jahren wie am Schnürchen, wir haben den Vertrag gerade um vier Jahre verlängert“, so Knödler. TA Cockpit® bietet dem Verein darüber hinaus einen optimalen Überblick über die im Einsatz befindlichen Systeme, mit der Follow2Print-Lösung aQrate können Druckaufträge von überall aus erteilt werden, was insbesondere für freie Dozenten hilfreich ist. „Zwei Mitarbeiter vor Ort stehen bereit, um die Ausdrucke für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereitzustellen. Für uns hat sich durch die Zusammenarbeit vieles verbessert“, fasst Knödler zusammen.

www.triumph-adler.com