Ob nah oder fern: mit Collaboration-Tools den räumlichen Wandel gestalten

Man darf zwar wieder ins Büro, aber nicht jeder will es – zu verlockend ist die Flexibilität, die das mobile Arbeiten mit sich bringt. Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten (weiterhin) nicht mehr klassisch im Büro vor Ort, sondern gestalten ihr Arbeitsleben differenzierter; sie kommen ihren Aufgaben in den eigenen vier Wänden, im Zug oder dem Hotel nach. Andere wiederum gehen gerne wieder täglich ins Büro oder bevorzugen ein hybrides Arbeitsmodell.

Fest steht in jedem Fall: Flexibilität nimmt einen immer höheren Stellenwert ein. Arbeitgeber müssen sich von dem Gedanken an ein vollbesetztes Büro verabschieden und ihren Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen – auch unter Employer-Branding-Gesichtspunkten ist dies (nicht nur) in Zeiten des Fachkräftemangels unerlässlich. Indem sie sich flexibel aufstellen, können sie ihre Mitarbeiter halten und sich für potenzielle attraktiv präsentieren.

Den (räumlichen) Wandel technisch begleiten

Tendenziell werden weniger Arbeitnehmer als vor der Corona-Krise den täglichen Weg ins Büro auf sich nehmen. Ulrike Jacobi, Client Solution Executive Collaboration bei Logicalis hierzu: „Unternehmen sollten ihre Raumkonzepte genau unter die Lupe nehmen. Sind große Meeting-Räume wirklich länger erforderlich, wenn die Anzahl der Mitarbeiter vor Ort gering bleibt?“ Weitaus sinnvoller kann es da sein, mehrere kleine Räume zu schaffen, die mit der nötigen Technik ausgestattet sind, um die fernbleibenden Kollegen oder andere Personen bei Bedarf unkompliziert mit einbinden zu können. „Das spart nicht nur räumliche und damit verbundene finanzielle Kapazitäten, sondern bleibt auch unter Infektionsgesichtspunkten attraktiv. Denn viele Mitarbeiter fühlen sich in großen Runden noch immer unwohl“, so Jacobi. Doch wie können Firmen diesen Anforderungen begegnen, jeden Raum technisch optimal ausnutzen und ausstatten? Webex-Lösungen by Cisco leisten hier einen wertvollen Beitrag.

Zentrales Dashboard für den Rundumblick

Ob präsent, remote oder hybrid, intelligente Collaboration-Tools unterstützen Unternehmen dabei, die gelungene Zusammenarbeit zwischen allen Kollegen sicherzustellen. Mit dem Cisco Webex Control Hub erhalten Unternehmen auf einem übersichtlichen Dashboard detaillierte Arbeitsplatz-Analysen. In Echtzeit sehen Firmen Informationen über die Benutzerakzeptanz und -beteiligung, Verlaufsdaten über die Dienstqualität, Anrufmetriken sowie die Beteiligung an Webex Messaging und die damit verbundene Gerätenutzung. So können sie Vorgänge auf allen Ebenen jederzeit nachvollziehen und die Raumnutzung und die Meeting-Qualität optimieren. Neue Benutzer werden einfach hinzugefügt, die Daten in der Cloud synchronisieren sich schnell. Unternehmen steuern ihre Informationen damit zentral, erleichtern den Benutzern das Aufgaben- und Projektmanagement und fördern den Austausch aller Beteiligten. 

Sicheres Arbeiten dank IoT-Sensorik

Ein besonderer Clou: der „Webex Room Navigator“, der die Raumbuchung und das Meeting-Management erleichtert.  An der Außenseite des Raumes montiert, zeigt das Gerät an, wann der Raum frei ist und ändert den Status automatisch, sobald er betreten wird. Die Bedienung erfolgt durch Berühren oder auch „touchless“ via Spracheingabe. Die eingebauten IoT-Umgebungssensoren messen Akustik, Luftqualität -und Feuchtigkeit, Temperatur sowie die Beleuchtung in den Räumen. Möchte der Nutzer automatisiert beispielsweise über die Akustik im Raum informiert werden, kann er dazu Push-Meldungen beziehungsweise Alerts einstellen. Vieles ist Programmierbar: Ist beispielsweise die Luftqualität zu schlecht, erhält der Nutzer eine Benachrichtigung, dass gelüftet werden muss. Haben sich zuvor viele Personen im Raum aufgehalten, schlägt das Gerät außerdem eine Reinigung vor. Ein weiteres Gimmick: Die Sensoren messen durch Machine Learning und People Count, wie viele Personen sich im Raum befinden. Käme es beispielsweise zu weiteren Beschränkungen im Zuge der Pandemie oder zu erforderlichen Sicherheitsabständen, gäben sie bei Nichteinhaltung automatisiert Warnhinweise per Push-Meldungt. So steht einem sicheren Arbeiten (fast) nichts mehr im Weg.
Das Gerät optimiert die Raumnutzung aber auch unter technischen Gesichtspunkten: Buchen Besucher einen Raum, der beispielsweise für Videotelefonie gedacht und somit mit einem Videokonferenzsystem ausgestattet ist, messen die Sensoren, ob die Meeting-Teilnehmer die Technik überhaupt benutzt haben. Ist das nicht der Fall, erhalten die Raumbesucher eine Benachrichtigung und können das bei der nächsten Raum-Wahl berücksichtigen. Auf diese Weise werden Räume nur für das genutzt, wofür sie wirklich benötigt werden; „Falschbuchungen“ reduzieren sich. Erscheint trotz Buchung niemand zu einer Besprechung, kommt die integrierte „No-Show“-Technologie ins Spiel: Sie erkennt automatisch, wenn der Raum leer bleibt und gibt ihn für ein neues Meeting frei. 

Verständigung leicht gemacht

In mehrsprachigen Teams ebenfalls wertvoll: die Echtzeitübersetzung, die automatisiert Gesprächsverläufe in Meetings übersetzt und protokolliert. Mögliche Sprachbarrieren sind damit kein Problem mehr und die Teilnehmer können sich voll und ganz auf das Meeting konzentrieren. Die Echtzeitübersetzung unterstützt 13 gesprochene Sprachen, die in 100 verschiedenen Sprachen untertitelt werden können.

Integrierbare Endgeräte – wo immer man will

Auch Shared-Desk-Szenarien, bei denen Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, sondern sich bei Präsenz im Büro beliebig einen Platz aussuchen, werden im Zuge der Veränderung der Arbeitswelt immer beliebter. Hier ist die Webex Desk Serie sinnvoll, mit der der Benutzer jeden Schreibtisch in einen modernen Arbeitsplatz inklusive Telefonie, Messaging und der Teilnahme an Meetings verwandeln kann. Mit dem Cisco Webex Room Kit können Mitarbeiter ein komplettes Videokonferenzsystem bequem in einem Koffer transportieren und überall benutzen – so wird jeder Arbeitsplatz zum persönlichen Konferenzraum. Mit unterschiedlichen Größenvarianten an Webex-Geräten findet sich für jeden Anspruch die passende Ausstattung – und das schnell und unkompliziert nach dem Prinzip „One Button to Push“.

Datenschutz großgeschrieben

Aber ist das alles überhaupt sicher und datenschutzrechtlich konform, wird sich mancher Arbeitnehmer zurecht fragen? Ja, denn bei Cisco generell und Webex im Speziellen nimmt der Datenschutz eine wichtige Rolle ein: Das Produkt wurde in Übereinstimmung mit anerkannten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen entwickelt und zertifiziert. Dazu zählen beispielsweise die Binding Corporate Rules der EU sowie der BSI Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (kurz BSI C5). Als erster Videokonferenzdienst wurde Webex zudem nach dem EU Cloud Code of Conduct (EU Cloud CoC) zertifiziert und kann daher von Kunden weltweit in Übereinstimmung mit der DSGVO und weiteren Datenschutzgesetzen eingesetzt werden. Im Juli 2021 hat Cisco zudem ein neues Rechenzentrum in Frankfurt am Main eröffnet. Für die EU-Kunden heißt das: Alle von ihnen erstellten Inhalte, wie Nachrichten oder Aufzeichnungen in Webex sowie Nutzerprofile und Betriebsdaten, werden in der EU gespeichert und verarbeitet.

Zusammenarbeit leicht gemacht – Experten zu Rate ziehen

Jacobi: „Wollen Unternehmen das Nutzererlebnis dauerhaft bestmöglich gestalten, müssen sie ihre Lösungen immer wieder auf den Prüfstand stellen und wenn nötig optimieren. Um ihre Arbeitsplätze nachhaltig effektiv umzustellen, müssen sie diese ganzheitlich betrachten.“ Dabei kann es hilfreich sein, einen Dritten, wie Logicalis, ins Boot zu holen. Die Experten analysieren zunächst den IST-Zustand, bewerten diesen und gleichen ihn anschließend mit dem angestrebten Ziel ab. Bei der Integration der einzelnen Bestandteile kommt eine Lösungs-Roadmap zum Einsatz, die bei der Inbetriebnahme und dem laufenden Betrieb unterstützt. Variable Managed Services von Logicalis unterstützen dabei, digitale Zusammenarbeit zu verwalten, stetig zu verbessern und zu skalieren – die Kontrolle und Hoheit über die Anwendungen liegen beim Unternehmen selbst. Garantierte Betriebszeit und Leistung, ein sicherer Betrieb und nützliche Erkenntnisse helfen den IT-Teams, sich wieder ihrem eigentlichen Geschäftsalltag zu widmen. „Eine derartige homogene und durchgehende Collaboration-Landschaft kann nur Cisco bieten“, so Jacobi.