Vier Auswahlkriterien für das richtige Collaboration-Tool

Nichts geht mehr ohne virtuelle Zusammenarbeit – und die richtigen Werkzeuge dafür. VNC hat vier entscheidende Qualitätsmerkmale bei der Evaluation geeigneter Collaboration-Tools identifiziert.

Remote Working hat während der Corona-Krise viele Unternehmen und Organisationen vor dem Zusammenbruch gerettet. Unzählige Workflows, Arbeitsprozesse und Lieferketten hätten ohne Homeoffice und mobiles Arbeiten nicht aufrechterhalten werden können. Diese Erfahrungen haben Messenger, Videokonferenz-Systeme, Embedded Whiteboards, Groupware-, Kommunikations- und Brainstorming-Tools zu mittlerweile selbstverständlichen Werkzeugen im Arbeitsalltag gemacht, die aus der Arbeitsorganisation der Zukunft nicht wegzudenken sind. Die damit gemachten Erfahrungen zeigen aber auch, dass ihre Auswahl besondere Sorgfalt erfordert, um die Potenziale richtig zu nutzen und vorhandene Risiken zu minimieren. VNC, Entwickler und Anbieter von Open-Source-basierten Unternehmensanwendungen, listet die vier wichtigsten Kriterien für die Evaluation geeigneter Tools auf:

1. Unabhängigkeit von Raum, Zeit und Device: Collaboration-Tools müssen prinzipiell überall und jederzeit auf allen mobilen und stationären Endgeräten laufen, unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem. Wichtig sind dafür die Nutzung standardisierter Technologien und die Unterstützung von Standard-Protokollen, wie etwa WebRTC für Videoanwendungen, sowie die Bereitstellung als Browser-App beziehungsweise als flexible SaaS-Anwendung. Proprietäre Formate, Plug-ins oder Clients sind dagegen hinderlich. Das gilt auch für einen zu hohen Bandbreitenbedarf, der die potenziellen Einsatzmöglichkeiten einengt.
    
2. Funktionsintegration, Offenheit und Interoperabilität: Weder „All-in-one“-Modelle (komplex, unflexibel, teuer) noch „Best-of-breed“-Konzepte (aufwändige Integration der Teilfunktionen) erreichen die Interoperabilität und Funktionstiefe modularer Tool-Stacks, die alle gewünschten Kommunikationskanäle integrieren. Der modulare Aufbau gestattet eine gezielte Auswahl der im Einzelfall benötigten Funktionalitätspalette, samt jederzeit möglicher Erweiterungs- oder auch Reduktionsmöglichkeiten, etwa wenn bestimmte Funktionen nicht mehr gebraucht werden. Durch eine gemeinsame Code-Basis ist zudem ein nahtloser Datenaustausch zwischen allen Programm-Modulen gewährleistet.
    
3. Intuitive Bedienung, hohe Akzeptanz, geringer Trainingsbedarf: Die gemeinsame Code-Basis ist auch die Voraussetzung für eine durchgängige Bedienlogik und Oberflächengestaltung aller Programm-Module. So ist es möglich, Funktionen eines Moduls (etwa des Messengers) direkt aus einem anderen Modul heraus zu nutzen oder nahtlos von einem Kommunikations-Tool zu einem anderen zu wechseln. Dies sowie die Orientierung an häufig genutzten Apps aus dem privaten Umfeld von Gaming und Social Media beim Look and Feel sorgen für hohe Akzeptanz bei den Nutzern, die schnell und sicher mit den Tools arbeiten können. Das reduziert sowohl Fehlbedienungen als auch die notwendigen Aufwendungen für Schulung und Training.
    
4. Erfüllung von Security- und Compliance-Vorgaben: Die Datensicherheit und die Konformität mit Security- und Compliance-Richtlinien sind alles überragende Ausschlusskriterien. Sicherheit beginnt aber schon bei der Basistechnologie. So ist beispielsweise DSGVO-Konformität mit Closed Source nicht zu erreichen. Deshalb ist Open Source so wichtig. Die Möglichkeit zur freien Wahl des Bereitstellungsmodells (Hosting) sorgt dafür, dass die Anwender jederzeit frei darüber entscheiden können, wo ihre Daten Security-konform gespeichert und an wen sie weitergegeben werden. Wenn die Bereitstellung der Tools ausschließlich über Anbieter-exklusives Hosting erfolgt, entfällt diese Option.

„Die Erfahrungen haben gezeigt, das durch eine spontane Auswahl oder eine rein oberflächliche Prüfung von Collaboration-Tools viele Chancen verschenkt werden, die in der Nutzung geeigneter Software-Stacks liegen“, betont Andrea Wörrlein, Geschäftsführerin von VNC in Berlin und Verwaltungsrätin der VNC AG in Zug. „Dabei darf auch nicht vergessen werden, dass mit dem Einsatz ungeeigneter Tools neben unnötig hohen Kosten und ungenügender Unterstützung der Arbeitsprozesse auch hohe Sicherheitsrisiken eingegangen werden, die die Reputation oder sogar die Existenz des Unternehmens gefährden können.“