Produktiver werden mit der Mindmapping-Methode

Effizienz und Produktivität sind die Buzzwords unserer Zeit. Kein Wunder, denn die Menge und Vielfalt der Aufgaben, die im Daily Business bewältigt werden müssen, nehmen immer mehr zu. Fokussierung ist angesagt.

Diese wird aber durch die hybride Arbeitssituation, in der man nicht mal spontan ins Nachbarbüro gehen und eine Fragestellung klären kann, erschwert. Was also tun, um Projekte oder Prozesse dennoch zuverlässig und erfolgreich abzuwickeln? Inzwischen gibt es eine breite Auswahl an Produktivitätstools, die die Zusammenarbeit und das Steuern von Prozessen erleichtern – beispielsweise MindManager. Vor allem die Darstellung im Mapformat und das große Maß an Transparenz unterstützen das flexible und effektive Abarbeiten von Aufgaben. 

Vor dem Hintergrund, dass laut Gartner derzeit 51 Prozent der Wissensarbeiter weltweit remote arbeiten, scheint die virtuelle und zeitgleiche Bearbeitung einer Map ein konstruktiver Ansatz für mehr Produktivität zu sein. Das würde auch dem Problem entgegenwirken, welches das Fraunhofer Institut identifiziert hat, wonach die Produktivität im Homeoffice inzwischen deutlich nachlässt. 

Die Probe aufs Exempel zumachen lohnt sich, wie zahlreiche Referenzberichte über die Produktivitätssteigerung mit MindManager bestätigen.

Den Produktivitäts-Booster zünden 

Das A und O ist dabei die Vernetzung, das Ablegen von Dokumenten an einem zentralen Ort sowie das gemeinsame Be- und Erarbeiten von Maps, insbesondere wenn sich die Teammitglieder nicht alle am selben Ort befinden. Durch ein plattformübergreifendes Co-Editing, wie es beispielsweise MindManager hat, lassen sich Aufgaben, Projekte und Workflows wesentlich produktiver gestalten: Vorgenommene Änderungen werden in Echtzeit angezeigt, so dass jeder im Team oder innerhalb einer Abteilung das Feedback sehen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen kann. In gemeinsamen MindManager-Sitzungen, die sowohl im Webbrowser als auch direkt aus MindManager gestartet werden können, ist es möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig an Dateien und Dokumenten arbeiten, und zwar unabhängig davon, ob sie Windows-, Mac- oder Chromebook-Geräte nutzen.

Das Produktivitätstool hat noch einen weiteren Joker in der Hinterhand: eine reichhaltige Bibliothek an Vorlagen, Projektplänen, Aufgabenlisten, Prozessabläufen etc. Diese wurden auf Basis praktischer Erfahrungen erstellt und berücksichtigen auch innovative Arbeitsmethoden wie beispielsweise Scrum oder Kanban. Die Vorlagen helfen Teams ihre Gruppen-Sitzungen, Projekte oder Aufgabenlisten effektiver zu planen und umzusetzen. Diese Vorlagen sorgen dafür, dass Teammitglieder Prioritäten, Ressourcen, Tags, Projektkalkulationen, Stichtage und andere wichtige Informationen gemeinsam bearbeiten und so dem Projekt mehr Transparenz und Dynamik verleihen können. Das wiederum macht die Mitarbeiter effektiver bei der Bearbeitung von Projekten, Plänen und Strategien. 

Freigaben leicht gemacht 

Dabei ist es hilfreich, dass sich MindManager auch mobil als App nutzen lässt. Mit dem Snipping-Tool beispielweise können Benutzer jederzeit und überall Inhalte erfassen, empfangen und weitergeben, absolut Device-unabhängig. Wer etwa beim Surfen auf dem Smartphone auf etwas stößt, das für ein Projekt relevant ist, kann den entsprechenden Link erfassen und an die MindManager Snap-Warteschlange senden. Beim nächsten Öffnen der Map lässt sich der Link dann in die Map importieren. Wer möchte kann über diese mobile Snap-Funktion auch Map-Parts oder Diagramme freigeben, was den Approval-Prozess spürbar beschleunigen kann. 

Neben der flexiblen Bearbeitung von Maps ist es auch von Vorteil, dass die Kommunikation größtenteils innerhalb des Projekts stattfindet; vorbei die Zeit der E-Mail-Massen und des Suchens nach wichtigen Projektinformationen oder Dokumenten. In der Map können alle relevanten Informationen als Anhang oder Link integriert werden, so dass jeder stets Zugriff darauf hat.   

All diese Punkte sorgen dafür, dass Projekte konstruktiver umgesetzt und Aufgaben stringenter abgewickelt werden. Die Informationsflut wird kanalisiert, die Kommunikation ist zielgerichteter und zeitnaher und selbst bei komplexen Themen geht dank der übersichtlichen Darstellung im Mapformat die Transparenz nicht verloren. So werden Workflows smarter, Teams motivierter und Projekte effizienter.

Über diese Produktivitätsgewinne freuen sich die Anwender 

„Der große Vorteil von MindManager ist dessen Fähigkeit, Menschen zusammenzuführen. Denn mit der Software können […] verteilt arbeitende Personen […] an einem Projekt arbeiten.“  DFL Sports Enterprises

“MindManager ermöglicht durch virtuelles und globales Arbeiten Geschäftsprozesse zu optimieren.” AIESEC

„MindManager hilft mir, meine Projekte effizienter abzuwickeln und unsere Lösungen sicherer und schneller bei unseren Kunden einzuführen.“ KUMAvision

“Dank unserer Prozesslandkarte ist es uns innerhalb kurzer Zeit gelungen, den Anteil doppelgleisiger Arbeiten bei unseren Prozessen nachhaltig zu verringern.“ Stadtwerke Judenberg AG

“Die gemeinsame und Arbeit an einer Map ist bei der Budgetplanung, Abstimmung von Details und dem anschließenden Reporting sehr hilfreich.” JLL

Pain Points: Wann sich die Mindmapping-Methode lohnt

1. Wenn die Transparenz der Projekte verloren gegangen ist

2. Wenn zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien und Dokumenten verbracht wird

3. Wenn die Kommunikation mit Kollegen oder Projektmitgliedern problematisch wird

4. Wenn das eMail-Postfach überläuft

5. Wenn Aufgaben oder Projekte nicht fristgerecht abgeschlossen werden

6. Wenn keine Echtzeitaussagen zum Projekt- oder Aufgabenstatus getroffen werden können

7. Wenn die Motivation und Kreativität abhandengekommen ist 

8. Wenn eine hybride Arbeitslandschaft die Zusammenarbeit erschwert

Mehr Produktivität durch Mindmapping 

1. Zentrale Dokumentenablage 

2. Simultanes Bearbeiten von Maps 

3. Mehr Transparenz

4. Agiles Abarbeiten von Aufgaben  

5. Orts- und zeitunabhängiger Datenzugriff
    

Hilfreiche Links

Webinar „Mit MindManager neues Produktivitätslevel erreichen“

Mehr über MindManager auf dem MindManager Blog.

YouTube Tutorial Aufgabenplanung im MindManager

YouTube Tutorial Leistungsstarkes Visualisierungswerkzeug

www.mindmanager.com/de