Virtuelle Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und die bionische Organisation

Als die Pandemie Anfang 2020 ausbrach, schlossen viele Unternehmen ihre Büros und schickten ihre Mitarbeiter nach Hause, um von dort aus zu arbeiten. Die Umstellung auf das virtuelle Büro war eine massive Umstellung – aber für einige Unternehmen war es vielleicht das Beste.

Die Unterstützung der virtuellen Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ist eine Herausforderung. Aber die Veränderung der Arbeitsplatznormen stellt auch eine Chance dar. Es gilt die Vorteile zu nutzen. Dafür müssen Führungskräfte dem Wandel mit einer neuen Perspektive begegnen. Mit anderen Worten: Sie müssen die Telearbeit als Wettbewerbsvorteil und nicht als Herausforderung sehen.

Führungskräfte sollten die Dauerhaftigkeit der Telearbeit anerkennen, ihr Potenzial nutzen und sich stärker auf die Technologie verlassen. Organisationen, die dies tun, müssen auch ihren neuen Status als bionische Organisation annehmen. Das bedeutet Technologie, die Remote-Arbeit ermöglicht, ebenso wie menschliche Fähigkeiten zu nutzen, um die virtuelle Zusammenarbeit zu fördern, schnelle Entscheidungen zu unterstützen und flexible Arbeitsmodelle weiterzuentwickeln.

Möglichkeiten ausmalen, Realitäten akzeptieren

Wenn uns die Umstellung auf Telearbeit etwas gelehrt hat, dann sind es die Grenzen der virtuellen Zusammenarbeit. Der Wandel war frustrierend, nicht zuletzt wegen der Entfernung, die mit der Telearbeit einhergeht. Das ist kein neues Konzept: 2018 beschrieb die Harvard Business Review drei Arten von Entfernung, mit denen Remote-Teams konfrontiert sind:

• Physisch, Ort und Zeit umfassend
• Operativ, d. h. Teamgröße, Qualifikationsniveau und Bandbreite
• Affinität, die sich auf Vertrauen, Werte und gegenseitige Abhängigkeiten bezieht

Laut Deloitte stellt die “Entfernung” die Mitarbeiter vor eine Reihe neuer Herausforderungen. Darunter neue Ablenkungen (z. B. das Arbeiten von einem belebten Zuhause aus), neue technische Schwierigkeiten (z. B. neue Software mit steilen Lernkurven), neue ergonomische Probleme (z. B. Ermüdung am Bildschirm) und die Unmöglichkeit, direkt mit Kollegen und Führungskräften zu kommunizieren.

Dennoch gibt es viele Vorteile der Remote-Arbeitsstruktur. Einer der am meisten anerkannten Vorteile ist, dass sie Zugang zu einem tieferen und breiteren verfügbaren Talentpool bietet. Unternehmen, die sich früher auf Talente in Standortnähe konzentrierten, werden flexibler und suchen nun weltweit – und das teilweise zu niedrigeren Kosten. 

Auch der einzelne Mitarbeiter profitiert davon, remote zu arbeiten. Textbasierte Kommunikation gleicht das Spielfeld aus und demokratisiert die Arbeitsinteraktionen. Laute Stimmen übertönen nicht die leisen Stimmen. Teammitglieder, die sich vielleicht nicht so gerne persönlich äußern, fühlen sich eventuell wohler, wenn sie ihre Ideen oder ihr Feedback in virtuellen Sitzungen teilen.

Unternehmen machen sich diese neue Dynamik zunutze, indem sie in Lösungen investieren, die synchrone und asynchrone Zusammenarbeit unterstützen. Das beinhaltet z. B. virtuelle Whiteboards, Videokommunikation im Unternehmen, Software für die Projektzusammenarbeit, interaktive Online-Schulungen und Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Dateien. Die Tools, die sie einsetzen, sind oft sehr vielseitig. BlueJeans von Verizon beispielsweise ermöglicht es Remote-Mitarbeitern, sich virtuell mit Teamkollegen, Partnern und Kunden zu treffen und zu kommunizieren, während die In-App-Intelligenz genutzt wird, um wichtige Diskussionspunkte zu erfassen und Aktionspunkte zuzuweisen, die das Meeting effizienter machen.

Die Antwort auf die Sicherheitsfrage

Die Gegenleistung für die erhöhte Flexibilität, die mit der Arbeit an entfernten Standorten einhergeht, ist eine größere Angriffsfläche und erhöhte Sicherheitsbedrohungen. Die Pandemie hat die Art und Weise verändert, wie Hacker arbeiten und auf wen sie es abgesehen haben, indem sie unsichere Remote-Mitarbeiter in mehr Phishing-Fallen locken und mehr Malware-Angriffe starten.

Die ungeschützten Remote-Verbindungen und die neuen Sicherheitsherausforderungen haben viele Unternehmen verwundbar gemacht. Vor allem im mobilen Bereich verwenden Mitarbeiter ungeschützte mobile und persönliche Geräte, um auf Informationen zuzugreifen, die zuvor innerhalb des Unternehmensnetzwerks abgeschottet waren. Die Zahl der ungeschützten Endgeräte ist stark angestiegen. Wenn sie nicht richtig verschlüsselt sind, besteht die Gefahr, dass unbekannte und möglicherweise böswillige Parteien auf sie zugreifen. 

Technik ist nicht nur ein Werkzeug – sie ist ein Verbündeter

Die bionische Organisation wird diese Herausforderungen als Teil des Weges meistern, mehr von der Arbeit aus dem Home Office zu profitieren. Viele Unternehmen haben auf die sich entwickelnde Pandemie reagiert, weil sie es schlicht und ergreifend mussten. Während andere Unternehmen proaktiv in die Zukunft blickten und bereits die ausgefeilten Optionen nutzen, die von Managed Service Providern angeboten werden.

Eine Partnerschaft mit einem Managed-Service-Provider hilft Unternehmen dabei, Sicherheitsstandards zu erfüllen, Technik zu vereinfachen und eine nahtlose Integration zu fördern. Anstatt zum Beispiel oft disparate Dienste und Plattformen zusammen zu stückeln, die nicht gut zusammenarbeiten, kann ein Managed Services Provider den Mitarbeitern eine einzige, App-ähnliche Erfahrung bieten, die ihnen einfachen Zugriff auf ihre bevorzugten Collaboration-Tools ermöglicht. Das Ergebnis: Unternehmen profitieren von den langfristigen Vorteilen einer strategisch geplanten virtuellen Zusammenarbeit und minimieren das Risiko der üblichen Nachteile.